Panduan praktis memeriksa legalitas, kompetensi, penguasaan produk, ketersediaan barang, dan kemampuan pelaksanaan sebelum memilih Penyedia Katalog.
Seorang Pejabat Pengadaan sedang mencari peralatan kesehatan melalui Katalog Elektronik.
Setelah memasukkan kata kunci produk yang dibutuhkan, muncul beberapa perusahaan yang menayangkan produk tersebut.
Salah satu perusahaan menawarkan harga yang cukup menarik.
Namun, ketika profil penyedia diperiksa lebih lanjut, ternyata perusahaan tersebut juga menjual berbagai macam produk.
Mulai dari alat tulis kantor, komputer, meja dan kursi, peralatan kebersihan, perlengkapan konstruksi, hingga alat kesehatan.
Pejabat Pengadaan kemudian bertanya:
"Bagaimana saya mengetahui bahwa perusahaan tersebut benar-benar mampu menyediakan alat kesehatan yang dibutuhkan?
Apakah perusahaan tersebut memang menguasai produknya atau hanya mencantumkan berbagai macam barang di Katalog Elektronik?
Bagaimana jika setelah pesanan dibuat, ternyata barangnya tidak tersedia?
Bagaimana jika barang yang dikirim berbeda dari produk yang dipesan?
Apakah saya harus memilih perusahaan yang memang bergerak khusus di bidang alat kesehatan?"
Dalam percakapan sehari-hari, penyedia yang menawarkan berbagai macam barang dan jasa sering dijuluki penyedia palugada, singkatan dari ungkapan "apa lu mau, gue ada".
Namun, banyaknya jenis barang yang dijual bukan bukti bahwa perusahaan tersebut tidak kompeten.
Ada perusahaan perdagangan umum, distributor, dan perusahaan yang mempunyai jaringan pemasok untuk berbagai jenis produk.
Model usaha seperti itu dapat dijalankan secara sah.
Persoalan baru muncul apabila perusahaan menawarkan barang atau jasa yang sebenarnya tidak mampu dipenuhi sesuai kebutuhan, persyaratan, dan waktu yang telah disepakati.
1. Apa Risiko Memilih Penyedia yang Tidak Menguasai Barang atau Jasa?
Misalnya, sebuah perusahaan menayangkan produk berupa alat kesehatan tertentu.
Ketika Pejabat Pengadaan menanyakan ketersediaan barang, perusahaan menjawab bahwa barang dapat disediakan.
Namun, perusahaan tersebut belum memastikan stok, belum mempunyai sumber pasokan yang jelas, dan belum mengetahui persyaratan teknis produk.
Perusahaan baru mencari barang setelah menerima pesanan.
Keadaan ini dapat menimbulkan beberapa risiko pelaksanaan.
Penyedia tidak mampu menyediakan jumlah barang yang dibutuhkan dalam waktu yang disepakati.
Barang yang dikirim mempunyai merek, tipe, model, fungsi, atau spesifikasi yang berbeda dari pesanan.
Produk membutuhkan izin edar, sertifikasi, atau dokumen teknis tertentu, tetapi dokumen yang diperlukan tidak dapat ditunjukkan.
Penyedia tidak dapat menjelaskan mekanisme perbaikan, penggantian barang, ketersediaan suku cadang, atau layanan lain yang dibutuhkan.
Penyedia baru mencari pemasok setelah kontrak berjalan, sehingga jadwal pemenuhan kebutuhan berisiko terganggu.
Tidak selalu.
Perusahaan dapat menggunakan jaringan produsen, distributor, atau pemasok yang sah untuk memenuhi kebutuhan.
Yang perlu dipastikan adalah bahwa sumber pasokannya nyata, produk dapat disediakan sesuai persyaratan, dan penyedia mampu memenuhi kewajibannya berdasarkan Surat/Bukti Pesanan.
Kewajiban memiliki gudang sendiri atau menjadi distributor resmi tidak boleh diberlakukan secara umum terhadap semua jenis pengadaan tanpa dasar kebutuhan dan ketentuan yang relevan.
2. Apakah Produk yang Sudah Tayang di Katalog Berarti Penyedianya Pasti Kompeten?
Keberadaan produk dalam Katalog Elektronik merupakan informasi bahwa produk tersebut ditawarkan melalui sistem.
Namun, penayangan produk tidak boleh disamakan dengan jaminan bahwa seluruh kondisi pelaksanaan suatu pesanan sudah terpenuhi.
Kemampuan memenuhi jumlah barang, waktu, lokasi, spesifikasi, dan kebutuhan layanan tetap perlu diperiksa sesuai karakter pengadaan.
1. Produk sudah tayang.
Produk tercantum dalam Katalog Elektronik dan ditawarkan oleh penyedia.
2. Produk sesuai kebutuhan.
Spesifikasi, fungsi, jumlah, serta persyaratan produk sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan PPK.
3. Penyedia mampu memenuhi pesanan.
Penyedia mempunyai sumber pasokan, kemampuan pengiriman, dan dukungan pelaksanaan yang memadai untuk memenuhi kebutuhan sesuai kesepakatan.
Ketiga hal tersebut perlu dibedakan dalam proses E-Purchasing.
Apa Dasar Hukumnya?
Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 mengatur penyelenggaraan Katalog Elektronik, termasuk pencantuman dan kurasi produk, metode E-Purchasing, serta pengawasan Katalog Elektronik.
Pasal 12 mengatur pelaksanaan E-Purchasing dan kondisi ketika kebutuhan tidak dapat dipenuhi melalui Katalog Elektronik.
Pasal 14 mengatur metode E-Purchasing dan pertimbangan pemilihan metode.
Untuk proses negosiasi harga, Lampiran III Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 memuat tahapan pemilihan produk, termasuk kesesuaian spesifikasi, prioritas produk dalam negeri, afirmasi usaha kecil atau koperasi, dan pertimbangan harga terbaik.
Ketentuan tersebut dibaca bersama prinsip pengadaan dalam Pasal 6 dan etika pengadaan dalam Pasal 7 Perpres Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya.
PPK dan pelaksana E-Purchasing perlu memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi kebutuhan, sedangkan penyedia mampu melaksanakan kewajiban yang akan diperjanjikan.
Pemeriksaan kemampuan penyedia merupakan bagian dari pengelolaan risiko pemenuhan kebutuhan.
Namun, pemeriksaan tersebut tidak boleh diubah menjadi persyaratan tambahan yang tidak relevan atau diskriminatif.
3. Tujuh Langkah Memastikan Kompetensi dan Kemampuan Penyedia
Langkah 1. Periksa Legalitas dan Kesesuaian Bidang Usaha
Mulailah dengan memeriksa identitas perusahaan, perizinan berusaha, dan kesesuaian kegiatan usahanya dengan barang atau jasa yang akan disediakan.
Informasi yang dapat diperiksa sesuai kebutuhan antara lain:
- Identitas dan status badan usaha.
- Nomor Induk Berusaha (NIB).
- KBLI atau ruang lingkup kegiatan usaha yang relevan.
- Perizinan khusus yang diwajibkan untuk jenis barang atau jasa tertentu.
- Identitas pihak yang berwenang bertindak atas nama penyedia.
Belum tentu.
NIB dan KBLI memberikan informasi mengenai legalitas dan kegiatan usaha.
Namun, kesesuaian kegiatan usaha belum dengan sendirinya membuktikan ketersediaan barang, kemampuan teknis, atau kemampuan pelaksanaan suatu pesanan tertentu.
Sebaliknya, perusahaan perdagangan umum tidak otomatis dinyatakan tidak mampu hanya karena menjalankan beberapa bidang usaha yang sah.
Langkah 2. Pastikan Penyedia Menguasai Produk yang Ditawarkan
Penguasaan produk dapat diperiksa melalui kemampuan penyedia menjelaskan karakteristik barang atau jasa yang ditawarkannya.
Misalnya, untuk pengadaan peralatan kesehatan, penyedia seharusnya dapat menjelaskan tipe produk, fungsi, spesifikasi teknis, cara penggunaan, kebutuhan instalasi, dan layanan yang diperlukan.
Untuk pengadaan peralatan komputer, penyedia dapat diminta menjelaskan spesifikasi perangkat, kompatibilitas, garansi, serta layanan teknis yang dibutuhkan.
Untuk pekerjaan konstruksi, pemeriksaan disesuaikan dengan metode pelaksanaan, kebutuhan personel, peralatan, material, dan persyaratan pekerjaan.
"Apakah Bapak/Ibu dapat menjelaskan spesifikasi dan fungsi produk yang ditawarkan?
Apakah terdapat katalog teknis, manual produk, atau dokumen lain yang dapat menjelaskan kesesuaian produk dengan kebutuhan kami?"
Ketidakmampuan menjawab pertanyaan teknis yang relevan merupakan alasan untuk melakukan klarifikasi lebih lanjut.
Namun, untuk produk yang membutuhkan keahlian khusus, penyedia dapat memperoleh dukungan teknis dari produsen, distributor, atau personel kompeten sesuai kebutuhan.
Tidak semua penjual wajib mempunyai tenaga ahli internal untuk seluruh produk yang dijualnya.
Langkah 3. Periksa Sumber Pasokan dan Ketersediaan Barang
Ini merupakan salah satu pemeriksaan yang paling penting untuk menghindari risiko penyedia hanya menawarkan barang yang belum mampu dipenuhinya.
Pertanyaan utamanya adalah: dari mana penyedia akan memperoleh barang yang dipesan?
Penyedia dapat berupa produsen, distributor, reseller, atau perusahaan perdagangan yang menggunakan jaringan pemasok.
Masing-masing model usaha dapat mempunyai mekanisme pemenuhan pesanan yang berbeda.
| Jenis Penyedia | Hal yang Diperiksa | Contoh Informasi Pendukung |
|---|---|---|
| Produsen | Kemampuan produksi, kapasitas, jumlah barang, dan jadwal pemenuhan. | Informasi kapasitas, jadwal produksi, dan ketersediaan barang. |
| Distributor | Ketersediaan stok, wilayah layanan, dan kemampuan distribusi. | Informasi stok, jaringan distribusi, serta dokumen produk yang relevan. |
| Reseller | Keberadaan sumber pasokan, kepastian barang, dan kemampuan memenuhi pesanan. | Konfirmasi pemasok, informasi ketersediaan barang, dan rencana pengiriman. |
| Perdagangan umum | Kesesuaian kegiatan usaha, sumber pasokan, dan kemampuan memenuhi kebutuhan untuk produk yang akan dibeli. | Informasi pemasok, kesiapan pengiriman, dan dukungan teknis sesuai karakter produk. |
Jika penyedia dapat memastikan barang tersedia melalui pemasok yang sah, dapat dikirim tepat waktu, dan memenuhi spesifikasi, model usaha tersebut dapat dipertimbangkan sesuai ketentuan.
Namun, pernyataan bahwa barang "bisa dicari nanti" belum cukup untuk memastikan kemampuan memenuhi pesanan, terutama jika barang dibutuhkan segera, berjumlah besar, atau mempunyai spesifikasi khusus.
Langkah 4. Periksa Dokumen Produk dan Keaslian Barang
Untuk produk tertentu, pemeriksaan tidak cukup hanya berdasarkan foto dan uraian yang tercantum dalam Katalog Elektronik.
Pelaku pengadaan dapat memeriksa dokumen yang relevan, seperti:
- Brosur atau katalog teknis produk.
- Dokumen spesifikasi dari produsen.
- Izin edar apabila diwajibkan.
- Sertifikasi atau standar produk yang dipersyaratkan.
- Informasi merek, tipe, model, nomor produk, dan identitas lainnya.
- Dokumen garansi atau dukungan purnajual jika diperlukan.
Surat dukungan atau otorisasi dari produsen tidak boleh dijadikan persyaratan wajib secara umum untuk setiap transaksi E-Purchasing.
Periksa terlebih dahulu apakah dokumen tersebut memang diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku atau diperlukan secara relevan untuk memastikan keaslian, hak distribusi, garansi, atau dukungan teknis pada pengadaan tertentu.
Apabila bukti yang diperlukan dapat dipenuhi melalui dokumen sah lainnya, jangan otomatis membatasi pembelian hanya kepada penyedia yang mempunyai status distributor utama.
Langkah 5. Periksa Pengalaman dan Rekam Jejak Penyedia
Pengalaman melaksanakan pekerjaan sejenis dapat menjadi salah satu informasi pendukung dalam menilai kemampuan penyedia.
Namun, pengalaman bukan satu-satunya ukuran kompetensi.
Penyedia yang baru berdiri dapat saja mempunyai sumber pasokan yang baik, personel yang kompeten, dan kemampuan memenuhi barang yang dibutuhkan.
Sebaliknya, perusahaan yang sudah berpengalaman belum tentu mempunyai stok atau kapasitas yang cukup untuk memenuhi pesanan saat ini.
- Informasi transaksi atau pelaksanaan pekerjaan sebelumnya apabila tersedia dan relevan.
- Kesesuaian jenis pekerjaan dengan kebutuhan saat ini.
- Informasi ketepatan waktu, mutu, dan pemenuhan kewajiban.
- Informasi kinerja penyedia yang dapat ditelusuri.
- Kemampuan sumber daya yang tersedia saat ini.
Jangan menetapkan syarat pengalaman atau jumlah kontrak sebelumnya secara sewenang-wenang jika tidak relevan atau tidak dipersyaratkan dalam mekanisme pengadaan.
Langkah 6. Periksa Kemampuan Pengiriman, Instalasi, dan Purnajual
Penyedia yang mampu memperoleh barang belum tentu mampu memenuhi seluruh kebutuhan pelaksanaan.
Misalnya, sebuah perangkat kesehatan harus dikirim ke rumah sakit, dipasang, diuji fungsi, dan diberikan pelatihan penggunaan.
Penyedia perlu dipastikan mampu memenuhi layanan tersebut sesuai kebutuhan dan ketentuan Surat/Bukti Pesanan.
Apakah penyedia mempunyai kemampuan mengirim barang ke lokasi yang ditentukan?
Siapa yang akan melakukan instalasi dan pengujian fungsi?
Bagaimana layanan garansi dan perbaikan dilakukan?
Apakah tersedia dukungan teknis atau suku cadang apabila diperlukan?
Apabila layanan dilaksanakan oleh pihak lain, bagaimana penyedia memastikan bahwa dukungan tersebut benar-benar tersedia?
Langkah 7. Periksa Harga dan Kemampuan Memenuhi Kontrak
Harga yang rendah tidak otomatis menunjukkan bahwa penyedia tidak kompeten.
Namun, penawaran dengan harga yang jauh berbeda dari informasi pasar yang relevan perlu diperiksa lebih lanjut, terutama apabila terdapat keraguan mengenai spesifikasi, keaslian, sumber pasokan, atau kelengkapan layanan.
Dalam metode negosiasi harga, pelaku pengadaan perlu memperhatikan HPS atau Referensi Harga sesuai ketentuan yang berlaku.
Periksa pula harga keseluruhan, termasuk pengiriman, instalasi, layanan tambahan, dan komponen lain yang relevan.
4. Contoh Pertanyaan Klarifikasi untuk Memastikan Kemampuan Penyedia
Klarifikasi dapat dilakukan secara proporsional berdasarkan jenis produk, nilai transaksi, dan risiko pemenuhan kebutuhan.
Berikut contoh pertanyaan yang dapat digunakan sebagai alat bantu sebelum melanjutkan transaksi.
- Apakah produk yang ditawarkan benar-benar tersedia untuk memenuhi jumlah pesanan kami?
- Apakah perusahaan merupakan produsen, distributor, reseller, atau menggunakan pemasok lain untuk produk tersebut?
- Apakah sumber pasokan produk dapat dipastikan sehingga barang tersedia sesuai jadwal kebutuhan?
- Apakah merek, tipe, model, dan spesifikasi produk sesuai dengan produk yang ditayangkan dalam katalog?
- Apakah terdapat dokumen teknis, sertifikasi, atau perizinan produk yang dipersyaratkan untuk barang tersebut?
- Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyediakan dan mengirim barang ke lokasi pekerjaan?
- Siapa yang bertanggung jawab atas instalasi, pengujian, atau layanan teknis jika dipersyaratkan?
- Bagaimana mekanisme garansi, perbaikan, atau penggantian apabila barang tidak sesuai?
- Apakah seluruh biaya pengiriman dan layanan yang diperlukan sudah termasuk dalam harga yang ditawarkan?
- Apabila terdapat kendala pasokan, bagaimana penyedia menjamin pemenuhan kewajiban kontrak sesuai ketentuan yang disepakati?
Untuk kebutuhan yang mempunyai risiko teknis atau pelaksanaan yang signifikan, jawaban penyedia dapat ditindaklanjuti dengan meminta informasi atau dokumen pendukung yang relevan.
Gunakan fasilitas komunikasi dan dokumentasi resmi yang tersedia dalam sistem pengadaan.
Apabila klarifikasi dilakukan melalui media lain yang diperbolehkan, dokumentasikan hasilnya dan hubungkan dengan identitas transaksi terkait.
Jangan membuat berita acara yang menggambarkan kegiatan pemeriksaan yang sebenarnya tidak pernah dilakukan.
5. Studi Kasus: Menentukan Penyedia yang Benar-Benar Mampu
Kasus A. Penyedia Perdagangan Umum Menawarkan Alat Kesehatan
Dinas Kesehatan membutuhkan alat kesehatan tertentu.
Produk tersebut ditayangkan oleh CV Maju Bersama, sebuah perusahaan perdagangan umum yang juga menjual ATK, komputer, dan peralatan kantor.
Perusahaan menawarkan harga yang sesuai anggaran.
Namun, ketika ditanyakan mengenai persyaratan produk, sumber pasokan, instalasi, dan garansi, perusahaan belum dapat memberikan informasi yang memadai.
Pejabat Pengadaan tidak perlu langsung menyimpulkan bahwa perusahaan tersebut tidak kompeten hanya karena menjual banyak jenis barang.
Lakukan pemeriksaan terhadap produk yang akan dibeli.
Pastikan legalitas dan perizinan yang diwajibkan, dokumen produk, sumber pasokan, serta kemampuan instalasi dan layanan purnajual jika diperlukan.
Apabila informasi tersebut belum dapat dipastikan, jangan terburu-buru melanjutkan pesanan.
Lakukan klarifikasi lanjutan yang relevan atau pertimbangkan produk dan penyedia lain yang dapat memenuhi kebutuhan sesuai ketentuan.
Kasus B. Penyedia Baru, tetapi Mempunyai Sumber Pasokan yang Jelas
Sebuah perusahaan baru menawarkan peralatan komputer.
Perusahaan belum mempunyai banyak pengalaman kontrak pemerintah.
Namun, perusahaan mampu menunjukkan informasi produk yang sesuai, sumber pasokan yang dapat dipastikan, ketersediaan barang, kemampuan pengiriman, dan layanan garansi sesuai kebutuhan.
Perusahaan tersebut tidak boleh langsung dikesampingkan hanya karena masih baru.
Periksa kemampuan pemenuhan kebutuhan dan persyaratan yang memang berlaku.
Jika seluruh ketentuan terpenuhi, perusahaan dapat dipertimbangkan dalam proses pemilihan produk dan penyedia sesuai metode E-Purchasing yang digunakan.
Kasus C. Penyedia Menawarkan Material Jalan tetapi Tidak Menguasai Pasokannya
Dinas PU membutuhkan material campuran beraspal dengan spesifikasi, volume, dan waktu pengiriman yang telah ditetapkan.
Penyedia A menawarkan harga yang lebih rendah.
Namun, penyedia belum dapat memastikan sumber pasokan, kesesuaian spesifikasi, kapasitas produksi atau distribusi, dan jadwal pengiriman material.
Periksa kemampuan penyedia memenuhi karakteristik material yang dibutuhkan.
Untuk campuran beraspal panas, misalnya, perhatikan sumber produksi, kesesuaian campuran, kapasitas pasokan, jarak dan waktu pengiriman, serta ketentuan teknis pekerjaan.
Jangan menganggap setiap jenis campuran beraspal mempunyai kebutuhan penanganan dan pengiriman yang sama.
Apabila penyedia tidak dapat memastikan pemenuhan persyaratan yang relevan, proses perlu ditinjau kembali sebelum transaksi dilanjutkan.
Kasus D. Penyedia Mampu Menjual Barang tetapi Tidak Mampu Memasang
Sebuah OPD membutuhkan perangkat jaringan komputer beserta instalasi dan pengujian fungsi.
Penyedia mampu menyediakan seluruh perangkat, tetapi tidak mempunyai dukungan instalasi yang dapat dipastikan.
Periksa terlebih dahulu ruang lingkup kebutuhan yang ditetapkan PPK.
Jika paket hanya berupa pengadaan perangkat, kemampuan menyediakan barang menjadi fokus pemeriksaan.
Namun, jika paket mencakup instalasi, konfigurasi, dan pengujian fungsi, penyedia perlu memastikan kemampuan memenuhi seluruh layanan tersebut.
Dukungan personel atau mitra teknis dapat diperiksa sesuai kebutuhan dan ketentuan kontrak.
6. Flowchart Pemeriksaan Kemampuan Penyedia Sebelum E-Purchasing
Flowchart berikut merupakan alat bantu pengambilan keputusan.
Alur ini bukan metode evaluasi atau persyaratan kualifikasi baru, melainkan panduan pemeriksaan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan risiko pengadaan.
7. Checklist dan Kertas Kerja Pemeriksaan Penyedia
Agar pemeriksaan dapat ditelusuri, PPK dan Pejabat Pengadaan dapat menggunakan checklist berikut sebagai alat bantu.
Contoh Kertas Kerja Pemeriksaan Kemampuan Penyedia
Nama paket: ........................................
Produk yang dibutuhkan: ........................................
Nama penyedia: ........................................
Produk dan tautan katalog: ........................................
Dasar kesesuaian spesifikasi: ........................................
Legalitas atau perizinan relevan: ........................................
Informasi sumber pasokan: ........................................
Ketersediaan jumlah barang: ........................................
Waktu dan lokasi pengiriman: ........................................
Dukungan teknis dan purnajual: ........................................
Informasi harga dan biaya keseluruhan: ........................................
Dokumen atau hasil klarifikasi pendukung: ........................................
Kesimpulan pemeriksaan: ........................................
Tindak lanjut: ........................................
Kertas kerja ini merupakan contoh alat bantu administrasi internal, bukan format wajib yang ditetapkan LKPP untuk seluruh transaksi E-Purchasing. Gunakan sesuai karakteristik dan risiko pengadaan yang dilaksanakan.
Bagaimana Jika Terdapat Dugaan Informasi Produk Tidak Benar?
Apabila ditemukan ketidaksesuaian yang mengarah pada informasi produk atau penyedia yang tidak benar, jangan langsung membuat kesimpulan tanpa pemeriksaan.
Dokumentasikan informasi yang ditemukan, lakukan klarifikasi yang relevan, dan tindak lanjuti melalui mekanisme pengelolaan atau pengawasan Katalog Elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.
Jika produk atau penyedia belum dapat dipastikan mampu memenuhi kebutuhan, jangan memaksakan transaksi.
Apabila pesanan sudah menjadi kontrak, penyelesaian ketidaksesuaian harus mengikuti ketentuan Surat/Bukti Pesanan dan peraturan pengadaan yang berlaku.
8. Kesimpulan: Penyedia Palugada Bukan Masalah, Ketidakmampuan Memenuhi Pesananlah yang Harus Diwaspadai
Perusahaan yang menawarkan berbagai macam produk tidak otomatis merupakan penyedia yang tidak kompeten.
Perusahaan perdagangan umum, distributor, dan reseller dapat mempunyai kemampuan nyata untuk memenuhi berbagai jenis barang yang dibutuhkan pemerintah.
Namun, PPK dan Pejabat Pengadaan tidak boleh hanya mengandalkan foto produk, harga tayang, atau pernyataan penyedia bahwa semua barang dapat disediakan.
Pemeriksaan harus diarahkan pada kebutuhan yang akan dipenuhi, kesesuaian produk, legalitas yang relevan, sumber pasokan, kemampuan pengiriman, dan layanan yang diperlukan.
Apabila penyedia belum dapat menunjukkan kemampuan yang memadai sesuai karakter dan risiko pengadaan, pelaku pengadaan perlu melakukan klarifikasi lebih lanjut sebelum mengambil keputusan transaksi.
PESAN UNTUK PPK DAN PEJABAT PENGADAAN
Jangan menilai kemampuan penyedia hanya dari banyak atau sedikitnya jenis produk yang ditayangkan.
Pastikan penyedia benar-benar mampu memenuhi barang atau jasa yang dibutuhkan, sesuai spesifikasi, jumlah, waktu, lokasi, dan layanan yang diperjanjikan.
Produk yang tayang harus diperiksa kesesuaiannya. Kemampuan penyedia harus dapat dipastikan secara proporsional. Hasil pengadaan harus sesuai dengan kontrak.
Pertanyaan yang Sering Muncul
1. Apakah perusahaan yang menjual banyak jenis barang boleh dipilih?
Boleh dipertimbangkan sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku dan mampu memenuhi kebutuhan yang akan dibeli.
Banyaknya jenis barang yang dijual bukan dasar tunggal untuk menyatakan penyedia tidak kompeten.
2. Apakah penyedia wajib mempunyai stok sendiri sebelum menerima pesanan?
Tidak selalu.
Penyedia dapat menggunakan sumber pasokan yang sah sesuai model usahanya.
Namun, kemampuan memenuhi jumlah barang dan waktu pengiriman harus dapat dipastikan sesuai kebutuhan.
3. Apakah setiap penyedia harus mempunyai surat dukungan produsen?
Tidak otomatis.
Dokumen tersebut hanya diminta apabila relevan dan mempunyai dasar kebutuhan atau ketentuan yang berlaku untuk produk tertentu.
Pemeriksaan tidak boleh menimbulkan pembatasan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan terhadap penyedia yang sah.
4. Apakah penyedia baru yang belum mempunyai pengalaman boleh dipilih?
Penyedia baru dapat dipertimbangkan sepanjang memenuhi ketentuan dan mampu memenuhi kebutuhan.
Pengalaman merupakan salah satu informasi pendukung, bukan satu-satunya dasar untuk memastikan kemampuan penyedia.
5. Bagaimana jika penyedia mengatakan barang tersedia, tetapi tidak dapat menjelaskan sumber pasokannya?
Lakukan klarifikasi lebih lanjut sesuai karakter dan risiko pengadaan.
Penyedia tidak selalu harus mengungkap seluruh informasi komersial internalnya.
Namun, informasi yang diberikan harus memadai untuk memastikan kemampuan memenuhi kebutuhan, jumlah, waktu, dan persyaratan produk yang diperjanjikan.
6. Apakah Pejabat Pengadaan wajib mengunjungi gudang setiap penyedia?
Tidak terdapat kewajiban umum untuk melakukan kunjungan gudang pada setiap transaksi E-Purchasing.
Pemeriksaan dilakukan secara proporsional berdasarkan jenis barang/jasa, kebutuhan, dan risiko.
Apabila diperlukan, pemeriksaan tambahan dapat dilakukan dengan tetap memperhatikan ketentuan dan kewenangan yang berlaku.
7. Bagaimana jika produk yang dikirim berbeda dari produk dalam Surat/Bukti Pesanan?
PPK perlu memeriksa ketidaksesuaian tersebut dan menindaklanjutinya berdasarkan ketentuan kontrak dan peraturan pengadaan.
Barang yang tidak sesuai tidak boleh langsung dianggap memenuhi kewajiban penyedia hanya karena mempunyai harga atau fungsi yang dianggap setara.
Jika terdapat usulan penggantian produk, periksa terlebih dahulu dasar dan mekanisme perubahan kontrak yang berlaku.
Dasar Hukum dan Referensi
-
Perpres Nomor 16 Tahun 2018
tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
beserta perubahannya,
terakhir Perpres Nomor 46 Tahun 2025.
Rujukan: Pasal 6 tentang prinsip pengadaan dan Pasal 7 tentang etika pengadaan, serta ketentuan mengenai tugas pelaku pengadaan dan E-Purchasing.
JDIH LKPP -
Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026
tentang Katalog Elektronik
dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Rujukan: Pencantuman dan kurasi produk, Pasal 12 tentang E-Purchasing, Pasal 14 tentang metode, Pasal 15 dan Pasal 16 tentang pembelian langsung dan negosiasi harga, serta ketentuan pengawasan Katalog Elektronik.
Baca Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 -
Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024
tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik.
Rujukan: Lampiran III bagian B mengenai persiapan E-Purchasing, khususnya pemilihan produk dan penyusunan Referensi Harga, serta bagian C mengenai pelaksanaan negosiasi harga.
Baca Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024
Artikel ini merupakan bahan edukasi untuk pemeriksaan kemampuan penyedia dalam pelaksanaan E-Purchasing.
Contoh pertanyaan, checklist, dan kertas kerja merupakan alat bantu pemeriksaan, bukan persyaratan kualifikasi baru yang wajib diberlakukan untuk semua jenis transaksi.
Kelengkapan dokumen dan kedalaman pemeriksaan harus disesuaikan dengan jenis pengadaan, karakteristik produk, ketentuan kategori, risiko pemenuhan kebutuhan, serta peraturan yang berlaku.
Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 digunakan sebagai rujukan teknis sepanjang sesuai dengan Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 dan panduan sistem yang berlaku.
Komentar
Posting Komentar