Dalam pelaksanaan Tender pekerjaan konstruksi, muncul sebuah pertanyaan yang cukup menarik:
Pertanyaan ini muncul karena pembuktian kualifikasi masih sering dipahami sebagai kegiatan mengundang calon penyedia ke kantor UKPBJ untuk membawa seluruh dokumen asli.
Padahal, terdapat perbedaan antara melaksanakan tahapan pembuktian kualifikasi dan menentukan cara pembuktian kualifikasi.
Jawaban Singkat
Pembuktian kualifikasi dapat dilakukan:
- secara daring;
- secara tatap muka;
- dengan memanfaatkan data yang telah terverifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia atau SIKaP;
- melalui fasilitas elektronik yang disediakan oleh penerbit dokumen; dan
- melalui klarifikasi atau verifikasi lapangan apabila diperlukan.
Dasar Hukum
1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 dan terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025.
Peraturan Presiden tersebut menjadi dasar umum penyelenggaraan PBJ Pemerintah, termasuk prinsip pengadaan, pelaku pengadaan, metode pemilihan penyedia, dan kedudukan Dokumen Pemilihan.
Ketentuan teknis pembuktian kualifikasi dijabarkan lebih lanjut dalam peraturan LKPP dan Model Dokumen Pemilihan.
2. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021
Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 mengatur Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah melalui Penyedia.
Peraturan tersebut telah diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024. Oleh karena itu, dasar hukumnya ditulis sebagai berikut:
3. Dokumen Pemilihan Paket
Dokumen Pemilihan paket merupakan pedoman operasional yang harus dipatuhi oleh Pokja dan peserta. Dokumen tersebut memuat:
- Instruksi kepada Peserta;
- Lembar Data Pemilihan;
- Lembar Data Kualifikasi;
- metode penyampaian penawaran;
- metode evaluasi;
- jadwal dalam SPSE;
- jumlah peserta yang mengikuti pembuktian; dan
- tata cara pembuktian kualifikasi.
Siapa yang Mengikuti Pembuktian Kualifikasi?
Jawabannya bergantung pada Model Dokumen Pemilihan yang digunakan.
Berdasarkan Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024, serta ketentuan dalam Dokumen Pemilihan paket, pembuktian dilakukan terhadap peserta yang memenuhi persyaratan penawaran dan persyaratan kualifikasi.
Pokja melaksanakan pembuktian sekurang-kurangnya kepada tiga peserta dengan penawaran terendah yang memenuhi persyaratan, apabila tersedia.
| Kondisi Peserta | Tindakan Pokja |
|---|---|
| Terdapat sekurang-kurangnya tiga peserta yang memenuhi persyaratan | Melaksanakan pembuktian kepada sekurang-kurangnya tiga peserta dengan penawaran terendah |
| Salah satu peserta tidak lulus pembuktian | Mengundang penawar terendah berikutnya sampai diperoleh tiga peserta yang lulus, apabila tersedia |
| Peserta yang memenuhi persyaratan kurang dari tiga | Mengundang seluruh peserta yang memenuhi persyaratan |
| Tidak ada peserta yang lulus pembuktian | Tender dinyatakan gagal sesuai ketentuan Model Dokumen Pemilihan |
Dengan demikian, tidak selalu tepat apabila pembuktian disebut hanya dilakukan kepada satu calon pemenang. Pokja harus mengikuti jumlah dan urutan peserta sebagaimana diatur dalam Dokumen Pemilihan.
Apakah Peserta Harus Datang ke Kantor Pokja?
Tidak selalu. Pembuktian dapat dilakukan secara daring atau tatap muka.
Pokja tetap menyampaikan undangan pembuktian dengan mencantumkan:
- jadwal pembuktian;
- mekanisme pelaksanaan;
- media yang digunakan;
- dokumen yang perlu disiapkan; dan
- pihak yang berhak mewakili peserta.
Jadi, undangan pembuktian tidak selalu berarti peserta harus hadir secara fisik di kantor Pokja.
Pembuktian Kualifikasi Secara Daring
Pembuktian daring dapat dilakukan melalui tahapan berikut:
- Pokja menyampaikan undangan melalui sarana resmi.
- Peserta mengirimkan foto dokumen asli yang diperlukan kepada akun resmi Pokja.
- Foto merupakan hasil pengambilan langsung dari kamera atau telepon genggam tanpa proses penyuntingan.
- Pertemuan pembuktian dilakukan melalui panggilan video.
- Peserta menunjukkan dokumen asli pada saat panggilan video.
- Pokja mencocokkan data pada Form Isian Elektronik Data Kualifikasi dalam SPSE dengan foto dan dokumen asli yang ditunjukkan.
- Pertemuan didokumentasikan dalam bentuk video dan/atau foto.
- Hasil pembuktian dituangkan dalam berita acara atau dokumen hasil pembuktian kualifikasi.
Pembuktian Kualifikasi Secara Tatap Muka
Pembuktian secara tatap muka dilakukan dengan mengundang peserta dan mencocokkan data pada Form Isian Elektronik Data Kualifikasi dengan dokumen asli.
Tatap muka dapat dipilih apabila:
- jaringan tidak memungkinkan pembuktian daring;
- dokumen tidak dapat diperlihatkan secara jelas melalui panggilan video;
- terdapat perbedaan atau ketidaksesuaian data;
- ditemukan informasi yang meragukan;
- diperlukan pemeriksaan dokumen fisik; atau
- terdapat dokumen yang belum dapat diverifikasi secara elektronik.
Apakah Pokja Harus Meminta Seluruh Dokumen?
Tidak selalu.
Pokja tidak perlu meminta seluruh dokumen apabila data kualifikasi peserta telah terverifikasi oleh dua Pokja Pemilihan dalam SIKaP, sepanjang sesuai Model Dokumen Pemilihan yang digunakan.
Namun, ketentuan tersebut tidak berarti pembuktian kualifikasi ditiadakan. Yang disederhanakan adalah dokumen yang perlu diminta kembali, bukan tanggung jawab Pokja untuk memastikan kebenaran data.
Pokja tetap harus:
- memeriksa data dalam SIKaP;
- memastikan status verifikasinya;
- memeriksa masa berlaku dokumen;
- memastikan kesesuaian data dengan persyaratan kualifikasi;
- memeriksa kemungkinan perubahan data;
- membuktikan data yang belum terverifikasi; dan
- mendokumentasikan hasil pemeriksaan.
Bagaimana Jika Data Belum Terdapat dalam SIKaP?
Apabila data yang diperlukan belum terdapat dalam SIKaP, peserta dapat melengkapi data sesuai mekanisme yang tersedia.
Pokja kemudian memeriksa:
- kesesuaian data dalam SPSE;
- data yang dilengkapi dalam SIKaP;
- dokumen asli atau dokumen yang dilegalisasi;
- fasilitas elektronik penerbit dokumen; dan
- bukti lain yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pemilihan.
Kapan Klarifikasi kepada Penerbit Dokumen Diperlukan?
Klarifikasi atau verifikasi kepada penerbit dokumen dapat dilakukan apabila:
- terdapat perbedaan antara data SPSE dan SIKaP;
- masa berlaku dokumen tidak jelas;
- ditemukan dokumen yang diduga telah diubah;
- pengalaman pekerjaan perlu dikonfirmasi;
- status personel diragukan;
- kepemilikan atau penguasaan peralatan belum dapat diyakini;
- lokasi kantor, gudang, pabrik, atau fasilitas perlu diperiksa; atau
- terdapat indikasi penyampaian data yang tidak benar.
Klarifikasi dilakukan untuk memastikan kebenaran data, bukan untuk memberikan kesempatan kepada peserta mengganti atau memperbaiki substansi penawaran yang tidak memenuhi persyaratan.
Apakah Pokja Harus Melakukan Kunjungan Lapangan?
Tidak otomatis.
Kunjungan lapangan dilakukan apabila diperlukan untuk memastikan kebenaran:
- kantor;
- pabrik;
- gudang;
- workshop;
- fasilitas produksi;
- tenaga kerja;
- peralatan; atau
- sumber daya lain yang dipersyaratkan.
Pokja perlu mendokumentasikan alasan kunjungan, objek yang diperiksa, hasil pemeriksaan, dan kesimpulannya.
Bagaimana Jika Peserta Tidak Mengikuti Pembuktian?
Apabila peserta tidak dapat mengikuti pembuktian dengan alasan yang dapat diterima, Pokja dapat memberikan perpanjangan waktu sesuai Model Dokumen Pemilihan.
Namun, tindak lanjut dilakukan sesuai Dokumen Pemilihan apabila peserta:
- tidak dapat dihubungi;
- tidak mengakses undangan;
- tidak memberikan tanggapan;
- mengalami gangguan teknis yang berasal dari sisi peserta;
- tidak menunjukkan dokumen yang dipersyaratkan; atau
- tetap tidak hadir setelah diberikan kesempatan.
Pokja harus konsisten. Peserta dengan kondisi yang sama harus diperlakukan dengan cara yang sama.
Bagaimana Jika Ditemukan Data Palsu?
Apabila ditemukan pemalsuan data, tindak lanjut dilakukan sesuai Dokumen Pemilihan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Konsekuensinya dapat mencakup:
- peserta digugurkan;
- pengenaan sanksi Daftar Hitam;
- pencairan Jaminan Penawaran apabila dipersyaratkan; dan
- tindak lanjut lain sesuai ketentuan.
Kesimpulan mengenai pemalsuan data harus didukung bukti yang cukup dan proses klarifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan.
Kesalahan yang Harus Dihindari Pokja
| Kesalahan | Risiko |
|---|---|
| Menghilangkan pembuktian karena data telah diunggah dalam SPSE | Kebenaran data belum dipastikan |
| Menganggap data dalam SIKaP pasti masih berlaku | Data mungkin telah berubah atau kedaluwarsa |
| Meminta semua peserta hadir tanpa melihat Model Dokumen Pemilihan | Tidak sesuai tata cara yang ditetapkan |
| Hanya mengundang satu calon pemenang tanpa memeriksa ketentuan jumlah peserta | Berpotensi bertentangan dengan Dokumen Pemilihan |
| Meminta dokumen baru yang tidak pernah dipersyaratkan | Menambah persyaratan setelah pemasukan penawaran |
| Menerima foto tanpa melihat dokumen asli melalui mekanisme daring | Pembuktian daring tidak dilakukan secara memadai |
| Tidak membuat berita acara atau dokumentasi | Pokja sulit membuktikan proses yang telah dilakukan |
| Menggugurkan peserta tanpa klarifikasi yang memadai | Berpotensi menimbulkan sanggah |
| Menggunakan satu Model Dokumen untuk seluruh Tender konstruksi | Metode dan konfigurasi Tender dapat berbeda |
Checklist Pembuktian Kualifikasi
| No. | Pemeriksaan | Hasil |
|---|---|---|
| 1 | Model Dokumen Pemilihan telah diidentifikasi | Sesuai/Tidak |
| 2 | Peserta yang diundang sesuai jumlah dan urutan dalam Dokumen Pemilihan | Sesuai/Tidak |
| 3 | Undangan mencantumkan jadwal dan mekanisme pembuktian | Ada/Tidak |
| 4 | Data SPSE telah dicocokkan dengan SIKaP | Sudah/Belum |
| 5 | Status verifikasi data dalam SIKaP telah diperiksa | Sudah/Belum |
| 6 | Masa berlaku dokumen telah diperiksa | Berlaku/Tidak |
| 7 | Data yang belum terverifikasi telah dibuktikan | Sudah/Belum |
| 8 | Dokumen asli telah ditunjukkan secara daring atau tatap muka | Sudah/Belum |
| 9 | Pengalaman sejenis telah diperiksa sesuai ketentuan | Sesuai/Tidak |
| 10 | Klarifikasi kepada penerbit dilakukan jika diperlukan | Ya/Tidak relevan |
| 11 | Kunjungan lapangan dilakukan jika diperlukan | Ya/Tidak relevan |
| 12 | Proses pembuktian telah didokumentasikan | Lengkap/Belum |
| 13 | Kesimpulan lulus atau gugur memiliki dasar yang jelas | Ya/Tidak |
Contoh Redaksi Berita Acara
Redaksi tersebut perlu disesuaikan dengan kondisi paket, Model Dokumen Pemilihan, mekanisme pelaksanaan, dan hasil pemeriksaan sebenarnya.
Kesimpulan
Pokja Pemilihan pada prinsipnya tidak boleh menghilangkan pembuktian kualifikasi apabila tahapan tersebut dipersyaratkan dalam Model Dokumen Pemilihan dan Dokumen Pemilihan paket.
Namun, pembuktian tidak selalu mengharuskan peserta datang langsung ke kantor Pokja. Pembuktian dapat dilakukan secara daring, tatap muka, melalui data terverifikasi dalam SIKaP, fasilitas elektronik penerbit dokumen, serta klarifikasi atau verifikasi lapangan apabila diperlukan.
Peserta yang mengikuti pembuktian, jumlah peserta, dokumen yang diperiksa, dan konsekuensi hasil pembuktian harus mengikuti Model Dokumen Pemilihan yang digunakan.
Jawaban akhirnya: pembuktian kualifikasi tetap dilaksanakan sesuai Dokumen Pemilihan. Yang dapat disesuaikan adalah cara pelaksanaannya dan jumlah dokumen yang perlu diminta kembali, bukan menghilangkan tahapan pembuktiannya.
Komentar
Posting Komentar