E-Purchasing atau Metode Lain? Negosiasi atau Mini Kompetisi? Panduan Mengambil Keputusan

Inti persoalannya terdiri atas dua gerbang. Gerbang pertama menentukan apakah kebutuhan wajib dipenuhi melalui Katalog Elektronik atau dapat memakai metode lain. Setelah diputuskan menggunakan e-purchasing, gerbang kedua memilih pembelian langsung, negosiasi harga, atau mini kompetisi. Keduanya merupakan keputusan yang berbeda dan harus didukung data pasar.

Kajian ini mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025, terutama Pasal 50, serta Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan LKPP tersebut berlaku sejak 1 September 2026 dan mencabut Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021.

Jawaban singkat

Pertama: apabila barang/jasa yang dibutuhkan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah benar-benar tersedia dalam Katalog Elektronik, e-purchasing pada prinsipnya wajib. PPK dapat menetapkan pengecualian apabila katalog tidak mampu memenuhi volume, spesifikasi teknis, waktu, lokasi dan/atau layanan, atau metode lain terbukti lebih efisien dan/atau efektif. Pengecualian bukan sekadar pendapat; harus lahir dari penilaian PPK dan analisis pasar.

Kedua: apabila e-purchasing dipilih, jangan langsung menyimpulkan “harus negosiasi”. Periksa lebih dahulu metode yang dibuka untuk kategori/koleksi produk. Mini kompetisi hanya dapat dilakukan bila terdapat sedikitnya dua Penyedia Katalog dengan produk yang sama atau berspesifikasi sama dengan kebutuhan. Negosiasi tepat ketika transaksi memang dapat dinegosiasikan dan mini kompetisi tidak tersedia atau kurang tepat berdasarkan karakteristik pasar, waktu pemanfaatan, kompetensi pelaksana, dan pertimbangan relevan lainnya.

Gerbang I — Apakah harus e-purchasing?

Kata tersedia tidak cukup dibuktikan dengan menemukan nama barang melalui kotak pencarian. Yang diuji ialah kemampuan produk dan penyedia katalog untuk memenuhi kebutuhan riil. Spesifikasi kebutuhan harus ditetapkan terlebih dahulu secara netral; jangan dibentuk setelah melihat satu produk tertentu.

1

Tetapkan kebutuhan.

Catat keluaran, fungsi, volume, spesifikasi minimum, lokasi, batas waktu, layanan purnajual/pendukung, serta anggaran. Terapkan pula kebijakan produk dalam negeri, UMK/koperasi, dan pengadaan berkelanjutan sesuai ketentuan yang relevan.

2

Telusuri katalog dan penyedianya.

Periksa kategori yang benar, produk aktif, wilayah layanan, kemampuan pasok, harga, ongkos kirim, waktu penyerahan, garansi, dan persyaratan layanan. Simpan tanggal penelusuran dan bukti hasil pencarian.

3

Uji lima dimensi pemenuhan.

Apakah katalog memenuhi volume, spesifikasi teknis, waktu, lokasi, dan/atau layanan? Kegagalan pada satu dimensi yang material dapat menjadi dasar pengecualian, sepanjang faktual dan terdokumentasi.

4

Bandingkan efektivitas dan efisiensi.

Bandingkan bukan hanya harga tayang, tetapi total biaya kepemilikan/pelaksanaan, ongkos kirim, waktu proses, kualitas, risiko kegagalan, kebutuhan integrasi, layanan, dan hasil yang diperoleh. Harga di luar katalog yang lebih rendah merupakan data penting, tetapi tidak otomatis membatalkan kewajiban e-purchasing.

5

Dokumentasikan keputusan PPK.
Jika kebutuhan tersedia dan tidak terdapat dasar pengecualian, gunakan e-purchasing. Jika dikecualikan, catat kebutuhan, pencarian katalog, kesenjangan yang ditemukan, pembanding, metode alternatif yang dipilih, dan alasan mengapa alternatif itu lebih efektif/efisien.

Hasil pengujian	Keputusan	Bukti minimum yang patut disimpan
Produk dan penyedia memenuhi seluruh kebutuhan	E-purchasing wajib, lalu lanjut ke Gerbang II.	Spesifikasi kebutuhan, hasil penelusuran, konfirmasi volume/waktu/lokasi/layanan, HPS atau Referensi Harga.
Produk ada, tetapi gagal memenuhi aspek material	Dapat memakai metode selain e-purchasing berdasarkan penilaian PPK.	Uraian kesenjangan per aspek, bukti komunikasi/penelusuran, analisis pasar dan metode alternatif.
Metode lain lebih efektif dan/atau efisien	Dapat dikecualikan apabila perbandingan objektif menunjukkan manfaat yang lebih baik.	Perbandingan total biaya, mutu/hasil, waktu, risiko, layanan, persaingan dan alasan pemilihan metode.
Hanya satu penyedia katalog yang memenuhi	Tidak otomatis keluar dari katalog. Mini kompetisi tidak dapat dilakukan; uji kemungkinan negosiasi atau metode yang tersedia pada kategori.	Hasil pencarian menyeluruh, alasan penyedia lain tidak memenuhi, kewajaran harga dan hasil negosiasi.

Siapa yang menentukan pengecualian? Pasal 12 Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 menempatkan penilaian pada PPK, dengan analisis pasar dan/atau bantuan pihak yang kompeten. Kewenangan ini bukan kekebalan dari pemeriksaan. PA/KPA, UKPBJ, APIP, aparat pengawasan, dan auditor dapat memberi reviu atau menilai kepatuhan sesuai kewenangannya; tetapi alasan keluar dari katalog tetap harus dapat ditelusuri pada penilaian PPK, bukan pada instruksi informal.

Gerbang II — Pembelian langsung, negosiasi, atau mini kompetisi?

Pasal 14 Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 menyediakan tiga metode. Pilihannya mempertimbangkan karakteristik pasar katalog, rencana waktu pemanfaatan, kompetensi pelaksana, dan pertimbangan relevan lainnya. Selain itu, pengelola katalog dapat membatasi metode yang tersedia dalam dokumen penelaahan kategori. Karena itu, periksa dokumen kategori dan fitur sistem sebelum menetapkan metode.

Algoritma keputusan teknis-operasional

Petugas dapat menggunakan urutan berikut pada setiap paket. Jangan melompat langsung ke pilihan penyedia sebelum langkah 1–6 selesai.

Validasi kebutuhan dan anggaran.
Pastikan spesifikasi/KAK, volume, lokasi, waktu pemanfaatan, layanan, akun belanja, pagu, dan RUP telah sesuai. Keluaran: lembar kebutuhan final

Cari produk pada kategori yang tepat.
Catat kata kunci, kategori/koleksi, tanggal pencarian, produk aktif, penyedia, harga, wilayah layanan, dan tangkapan layar. Keluaran: daftar panjang produk katalog

Saring secara lulus/gugur.
Uji setiap produk terhadap volume, spesifikasi teknis, waktu, lokasi, dan layanan. Alasan gugur harus spesifik, misalnya “kapasitas hanya 80 unit dari kebutuhan 120 unit”, bukan sekadar “tidak sesuai”. Keluaran: daftar produk yang benar-benar memenuhi

Tentukan Gerbang I.
Jika tidak ada yang memenuhi atau metode lain terbukti lebih efektif/efisien, PPK menyusun penilaian pengecualian dan memilih metode lain sesuai Perpres. Jika minimal satu memenuhi, lanjutkan e-purchasing. Keluaran: nota keputusan PPK

Periksa metode yang dibuka kategori/sistem.
Baca dokumen penelaahan kategori dan cek fitur transaksi: harga tetap, pembelian langsung, negosiasi, atau mini kompetisi. Keluaran: daftar metode yang secara hukum dan sistem tersedia

Hitung penyedia yang ekuivalen.
Hitung hanya penyedia yang menawarkan produk sama atau berspesifikasi sama dan mampu memenuhi seluruh kebutuhan. Dua produk yang berbeda fungsi, kapasitas, jadwal, wilayah, atau layanan tidak boleh dihitung sebagai dua pesaing yang setara. Keluaran: jumlah peserta potensial yang valid

Pilih metode.
Harga tetap/kriteria Pasal 15 → pembelian langsung. Minimal dua penyedia ekuivalen → mini kompetisi menjadi pilihan operasional utama. Hanya satu yang memenuhi atau pasar tidak efektif dikompetisikan → negosiasi, sepanjang tersedia dan sesuai kewenangan. Keluaran: penetapan metode beserta alasan

Tentukan pelaksana berdasarkan nilai.
Tentukan Pejabat Pengadaan, PPK, atau Pokja Pemilihan menggunakan tabel kewenangan. Bila oleh Pokja, PPK menyampaikan permintaan kepada UKPBJ. Keluaran: penugasan/permintaan proses

Siapkan harga pembanding dan dokumen transaksi.
Gunakan Referensi Harga sampai Rp100 juta atau HPS di atas Rp100 juta, kecuali pembelian langsung harga tetap. Susun persyaratan, rancangan Surat/Bukti Pesanan, jadwal, dan jaminan bila diwajibkan. Keluaran: paket siap transaksi

Laksanakan, evaluasi, dan arsipkan.
Laksanakan metode dalam sistem, dokumentasikan hasil kompetisi/negosiasi, kewajaran harga, keputusan, Surat/Bukti Pesanan elektronik, dan jaminan pelaksanaan. Keluaran: jejak audit lengkap

Metode	Kapan dapat/tepat digunakan	Catatan keputusan
Pembelian langsung	Nilai paling banyak Rp50 juta pada kategori yang ditetapkan; pembelian tertentu melalui Toko Daring; atau kategori/koleksi dengan harga tetap.	Periksa status harga tetap dan ketentuan kategori. Pilih produk, pastikan kebutuhan terpenuhi, lalu proses oleh pejabat yang berwenang. Harga tetap tidak dinegosiasikan.
Mini kompetisi	Terdapat sedikitnya dua Penyedia Katalog dengan produk sama atau produk berspesifikasi sama yang mampu memenuhi seluruh kebutuhan.	Susun persyaratan pembanding yang setara, tetapkan jadwal dan unsur kompetisi, undang peserta potensial sesuai sistem, evaluasi hasil, lalu dokumentasikan penetapan pemenang.
Negosiasi harga	Harga satuan, pengiriman dan/atau biaya lain dapat dinegosiasikan; mini kompetisi tidak tersedia atau tidak tepat; dan kategori/sistem memungkinkan.	Tetapkan sasaran negosiasi berdasarkan HPS/Referensi Harga, negosiasikan harga satuan serta biaya relevan, periksa total biaya dan syarat layanan, kemudian buat berita acara/rekam hasil dalam sistem.

Uji praktis mini kompetisi atau negosiasi

1. Apakah metode diaktifkan untuk kategori itu? Jika hanya satu metode yang diperbolehkan dokumen kategori/sistem, ikuti pembatasan tersebut.
2. Adakah minimal dua penyedia yang mampu memenuhi kebutuhan yang sama? Bila tidak, mini kompetisi tidak memenuhi syarat Pasal 17.
3. Apakah kebutuhan dapat dibandingkan secara setara? Gunakan spesifikasi, volume, lokasi, waktu, garansi, layanan dan seluruh biaya sebagai basis yang sama.
4. Apakah waktu cukup untuk kompetisi? Kebutuhan mendesak yang sah dapat menjadi pertimbangan metode, tetapi keterlambatan perencanaan tidak semestinya dijadikan alasan rutin menghindari persaingan.
5. Apakah manfaat negosiasi lebih kuat? Misalnya hanya satu penyedia memenuhi, diperlukan penyesuaian pengiriman/layanan, atau terdapat karakteristik pasar yang tidak efektif dikompetisikan. Catat alasannya.

Pertanyaan operasional	Jika YA	Jika TIDAK
Apakah kategori/koleksi menerapkan harga tetap atau memenuhi pembelian langsung Pasal 15?	Gunakan pembelian langsung sesuai batas nilai dan pelaksananya.	Lanjutkan pemeriksaan jumlah penyedia yang ekuivalen.
Apakah terdapat sedikitnya dua penyedia yang lulus seluruh aspek kebutuhan?	Gunakan mini kompetisi sebagai pilihan utama, kecuali terdapat alasan objektif dan terdokumentasi menggunakan metode lain.	Mini kompetisi tidak dapat dijalankan; uji negosiasi.
Apakah negosiasi tersedia pada kategori/sistem dan pelaksana berwenang?	Laksanakan negosiasi dengan HPS/Referensi Harga serta sasaran yang disiapkan sebelumnya.	Jangan memaksakan transaksi; tinjau kembali kategori, spesifikasi, atau keputusan Gerbang I.
Apakah hasil akhir masih memenuhi spesifikasi, anggaran, jadwal, lokasi, layanan, dan kewajaran harga?	Tetapkan hasil dan lanjutkan Surat/Bukti Pesanan.	Batalkan/tidak lanjutkan hasil sesuai ketentuan, koreksi strategi, dan dokumentasikan alasan.

Aturan praktis: bila terdapat dua atau lebih penyedia yang benar-benar sebanding, mini kompetisi biasanya merupakan opsi yang paling kuat dari sudut persaingan dan pembuktian value for money. Bila hanya satu penyedia memenuhi, mini kompetisi tidak dapat dipaksakan; gunakan negosiasi apabila diizinkan. Jika memilih negosiasi walaupun pasar katalog kompetitif, buat justifikasi yang menjawab mengapa mini kompetisi tidak memberi hasil yang lebih efektif/efisien.

Siapa pelaksana dan batas nilainya?

Metode	Sampai dengan Rp200 juta	Di atas Rp200 juta
Pembelian langsung harga tetap	Pejabat Pengadaan	PPK
Negosiasi harga	Pejabat Pengadaan	Pokja Pemilihan untuk negosiasi pada umumnya. PPK untuk pekerjaan berkriteria Pasal 16 ayat (2): hasil konsolidasi yang dapat dinegosiasikan; praktik bisnis mapan yang tidak dikompetisikan menurut peraturan; atau Swakelola Tipe I–III melalui e-purchasing.
Mini kompetisi	Pejabat Pengadaan	Pokja Pemilihan. Apabila pelaksanaannya belum dapat dilakukan Pokja, dapat dilaksanakan PPK sesuai Pasal 17 ayat (4).

Catatan: pembelian langsung kategori tertentu/Toko Daring paling banyak Rp50 juta dilaksanakan Pejabat Pengadaan. Paket di wilayah Papua mempunyai ambang khusus sampai dengan Rp1 miliar sebagaimana Pasal 15–17; pastikan pula fitur sistem telah menyesuaikan ketentuan baru.

HPS, Referensi Harga, dan kontrak

• Nilai e-purchasing di atas Rp100 juta: PPK menetapkan HPS.
• Nilai paling banyak Rp100 juta: PPK menyiapkan Referensi Harga.
• Pengecualian berlaku untuk pembelian langsung pada kategori/koleksi yang menerapkan harga tetap.
• Hasil e-purchasing dituangkan dalam Surat/Bukti Pesanan elektronik yang ditandatangani PPK dan Penyedia.
• Jaminan pelaksanaan diberlakukan untuk barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya dengan nilai kontrak di atas Rp200 juta, kecuali jasa lainnya yang aset penyedianya dikuasai pengguna.

Contoh penerapan

Kasus	Analisis	Keputusan yang kuat
10 laptop, Rp150 juta, delapan penyedia dengan spesifikasi sama	Kebutuhan tersedia dan pasar kompetitif.	E-purchasing melalui mini kompetisi oleh Pejabat Pengadaan, jika kategori/sistem menyediakan.
Alat khusus Rp1,5 miliar, hanya satu produk memenuhi	Katalog memenuhi kebutuhan, tetapi syarat dua penyedia untuk mini kompetisi tidak ada.	Negosiasi oleh Pokja Pemilihan, disertai HPS, pembanding, dan dokumentasi kewajaran. PPK hanya bila termasuk kriteria Pasal 16 ayat (2).
Konstruksi Rp5 miliar, tiga penyedia dengan produk/spesifikasi sama	Mini kompetisi layak; pelaku usaha lokal diutamakan sesuai aturan.	Mini kompetisi oleh Pokja Pemilihan.
Barang katalog tidak dapat tiba di lokasi sesuai jadwal layanan	Aspek waktu/lokasi/layanan tidak terpenuhi dan telah dikonfirmasi.	PPK dapat memilih metode lain berdasarkan analisis pasar dan justifikasi tertulis.
Kategori harga tetap Rp300 juta	Pasal 15 memungkinkan pembelian langsung dan HPS/Referensi Harga dikecualikan.	Pembelian langsung oleh PPK.

Format ringkas kertas kerja keputusan

1. Identitas paket, sumber dana, nilai, dan waktu pemanfaatan.
2. Uraian kebutuhan: keluaran, volume, spesifikasi, lokasi, waktu, dan layanan.
3. Hasil pencarian katalog berikut tanggal, kategori, produk dan penyedia.
4. Uji pemenuhan lima aspek dan perbandingan harga dengan pasar di luar katalog.
5. Kesimpulan Gerbang I: e-purchasing atau metode lain, beserta dasar faktualnya.
6. Metode yang tersedia pada kategori dan karakteristik pasarnya.
7. Kesimpulan Gerbang II: pembelian langsung, negosiasi atau mini kompetisi.
8. HPS/Referensi Harga, pejabat pelaksana, risiko, mitigasi, dan bukti persetujuan/penetapan sesuai kewenangan.

Kesalahan yang perlu dihindari

• Menganggap setiap produk yang muncul pada pencarian otomatis memenuhi kebutuhan.
• Menyatakan katalog lebih mahal tanpa membandingkan spesifikasi, seluruh biaya, layanan dan risiko.
• Menggunakan negosiasi hanya karena lebih mudah, padahal terdapat banyak penyedia setara.
• Memaksakan mini kompetisi ketika hanya satu penyedia benar-benar memenuhi.
• Mengabaikan dokumen penelaahan kategori dan metode yang tersedia dalam sistem.
• Tidak menyimpan analisis pasar, tangkapan hasil pencarian, konfirmasi penyedia dan alasan keputusan.

Kesimpulan

Keputusan pertama berada pada kecocokan kebutuhan dengan katalog, bukan pada selera metode. Jika tersedia dan tidak ada dasar pengecualian, e-purchasing wajib. Jika tidak memenuhi salah satu dimensi material atau metode lain terbukti lebih efektif/efisien, PPK dapat menetapkan pengecualian berdasarkan analisis pasar.

Keputusan kedua berada pada struktur pasar katalog. Periksa pembelian langsung lebih dahulu, gunakan mini kompetisi ketika sedikitnya dua penyedia menawarkan produk yang sama atau berspesifikasi sama, dan gunakan negosiasi ketika diperbolehkan serta lebih sesuai dengan kondisi pasar. Setiap pilihan harus meninggalkan jejak alasan yang dapat diuji.

Dasar hukum dan referensi

1. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025, perubahan kedua Perpres Nomor 16 Tahun 2018, khususnya Pasal 50.
2. Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik dalam PBJP, khususnya Pasal 12–20.
3. Naskah resmi Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 (PDF).

Catatan pembaruan: 
Sistem Katalog Elektronik diberi masa penyesuaian paling lama satu tahun sejak Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 diundangkan. Dalam masa transisi, cocokkan ketentuan peraturan, dokumen kategori yang masih berlaku, serta fitur sistem pada saat transaksi.