Kajian Praktis Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan

Kesalahan Ditemukan di Tengah Proses Pemilihan: Perbaiki, Ulangi, atau Nyatakan Gagal?

Kesalahan spesifikasi, HPS, persyaratan kualifikasi, metode evaluasi, jadwal, dan rancangan kontrak sering baru terlihat setelah pemilihan berjalan. Tidak semua kesalahan berujung pada tindakan yang sama. Keputusan sangat bergantung pada jenis kesalahan, waktu ditemukan, pengaruhnya terhadap persaingan, serta apakah penawaran peserta sudah masuk.

Jawaban utama: sebelum batas akhir pemasukan penawaran, kesalahan pada umumnya masih dapat diperbaiki melalui perubahan Dokumen Pemilihan dan penyesuaian jadwal yang memadai. Setelah penawaran masuk, perubahan yang memengaruhi cara peserta menyusun penawaran tidak boleh diselesaikan dengan klarifikasi atau perbaikan sepihak. Kesalahan evaluasi ditindaklanjuti dengan evaluasi ulang, sedangkan kesalahan substansial dalam Dokumen Pemilihan dapat menyebabkan Tender/Seleksi dinyatakan gagal dan dilanjutkan sesuai mekanisme regulasi.

1. Gunakan Istilah “Dinyatakan Gagal”, Bukan Sekadar “Dibatalkan”

Dalam konteks Tender/Seleksi, Peraturan Presiden menggunakan istilah Tender/Seleksi gagal beserta alasan, pejabat yang menyatakan, dan tindak lanjutnya. Karena itu, Pokja tidak cukup menekan tombol “batal” atau membuat alasan umum seperti “terdapat kesalahan”.

Setiap keputusan harus menjawab:

• kesalahan apa yang ditemukan;
• dokumen atau tahapan mana yang terdampak;
• apakah peserta telah menggunakan informasi yang salah untuk menyusun penawaran;
• apakah kesalahan memengaruhi kompetisi atau hasil evaluasi;
• siapa yang berwenang mengambil keputusan; dan
• tindak lanjut apa yang diperintahkan regulasi.

2. Tiga Jenis Tindakan yang Sering Tercampur

Tindakan	Makna	Contoh Situasi
Perbaikan dokumen	Mengubah atau menjelaskan Dokumen Pemilihan sebelum penawaran ditutup, dengan memberikan waktu yang cukup kepada seluruh peserta.	Salah ketik volume, jadwal tidak konsisten, atau spesifikasi perlu diperjelas sebelum batas akhir pemasukan.
Pengulangan tahapan	Mengulangi bagian proses yang cacat tanpa selalu memulai seluruh pemilihan dari awal.	Evaluasi ulang karena Pokja salah menerapkan kriteria yang sebenarnya sudah benar dalam Dokumen Pemilihan.
Menyatakan gagal	Keputusan formal karena terpenuhi alasan Tender/Seleksi gagal.	Dokumen Pemilihan mengandung kesalahan substansial atau tidak sesuai Perpres.

Catatan: “Tender/Seleksi gagal” bukan akhir tanpa tindak lanjut. Regulasi mengarahkan evaluasi ulang, penyampaian penawaran ulang pada kondisi tertentu, atau Tender/Seleksi ulang sesuai penyebab kegagalannya.

3. Uji Lima Pertanyaan Sebelum Memutuskan

1. Apakah kesalahannya substantif? Nilai dampaknya terhadap kebutuhan, harga, mutu, persaingan, kelulusan, dan rancangan kontrak.
2. Kapan ditemukan? Sebelum pengumuman, sebelum batas akhir penawaran, saat evaluasi, setelah penetapan, atau setelah SPPBJ.
3. Apakah peserta telah mengandalkannya? Jika penawaran sudah disusun berdasarkan informasi salah, perbaikan sederhana dapat menjadi tidak adil.
4. Apakah penawaran harus berubah? Jika jawabannya ya, klarifikasi biasa tidak cukup dan berisiko menjadi post-bidding.
5. Apa kewenangan dan tindak lanjut regulasinya? Bedakan kewenangan Pokja, PPK, PA/KPA, dan Pejabat Pengadaan.

4. Kesalahan Ditemukan Sebelum Pengumuman

Ini adalah tahap paling aman untuk melakukan koreksi. Pokja melakukan reviu dokumen persiapan dan dokumen yang akan digunakan dalam pemilihan. Jika ditemukan masalah pada KAK/spesifikasi, HPS, rancangan kontrak, atau persyaratan yang berasal dari PPK, dokumen dikembalikan untuk diperbaiki sesuai kewenangan.

Contohnya:

• volume tidak konsisten dengan gambar;
• HPS menggunakan data yang tidak relevan;
• masa pelaksanaan tidak realistis;
• jenis kontrak tidak sesuai karakter pembayaran;
• SBU atau bidang usaha tidak sesuai lingkup pekerjaan;
• persyaratan pengalaman terlalu tinggi; atau
• merek dicantumkan tanpa dasar yang dibenarkan.

Tindakan: hentikan persiapan pengumuman, dokumentasikan hasil reviu, minta PPK memperbaiki bagian yang menjadi kewenangannya, lalu tetapkan Dokumen Pemilihan yang sudah benar.

5. Kesalahan Ditemukan Setelah Pengumuman tetapi Sebelum Penawaran Masuk

Pada tahap ini, perbaikan masih mungkin dilakukan melalui adendum/perubahan Dokumen Pemilihan. Informasi perubahan harus tersedia secara sama kepada semua peserta. Bila perubahan memerlukan penyesuaian penawaran, jadwal pemasukan harus memberikan waktu yang cukup.

Jenis Kesalahan	Tindakan Umum	Perlu Penyesuaian Waktu?
Salah ketik yang tidak menimbulkan arti berbeda	Koreksi/penjelasan terdokumentasi	Tergantung dampaknya
Volume, spesifikasi, atau gambar berubah	Adendum Dokumen Pemilihan	Ya, jika memengaruhi penawaran
Persyaratan kualifikasi diperbaiki	Adendum dan buka akses yang setara	Umumnya ya
HPS atau daftar kuantitas dan harga salah	Perbaiki sesuai kewenangan dan ubah dokumen	Ya, jika memengaruhi harga
Rancangan kontrak berubah substansial	Adendum dan beri waktu penyesuaian	Ya

Jika perubahan sangat mendasar sehingga peserta tidak memperoleh waktu yang wajar atau strategi pemilihan harus disusun ulang, Pokja perlu mempertimbangkan penjadwalan ulang yang memadai atau tindakan sesuai dokumen dan sistem yang berlaku.

6. Kesalahan Ditemukan Setelah Batas Akhir Pemasukan Penawaran

Setelah penawaran masuk, posisi hukumnya berubah. Peserta telah menyusun harga dan teknis berdasarkan Dokumen Pemilihan yang sama. Pokja tidak boleh memperbaiki persyaratan secara diam-diam, menggunakan kriteria baru, atau meminta peserta melengkapi substansi yang seharusnya sudah ada dalam penawaran.

Batas post-bidding: klarifikasi digunakan untuk menjelaskan informasi yang telah terdapat dalam penawaran, bukan untuk membuat penawaran baru. Klarifikasi tidak boleh mengubah substansi dan harga penawaran, kecuali penyesuaian yang secara tegas dibenarkan seperti koreksi aritmatik sesuai ketentuan dokumen.

Masih dapat diklarifikasi

• informasi yang tidak jelas tetapi bukti dasarnya sudah ada dalam penawaran;
• konfirmasi konsistensi data tanpa mengganti personel, alat, metode, atau komitmen substantif;
• verifikasi kebenaran dokumen kepada penerbit; dan
• penjelasan teknis yang tidak memperbaiki kekurangan persyaratan.

Berisiko atau termasuk post-bidding

• menambahkan dokumen substantif yang tidak disampaikan;
• mengganti personel atau peralatan agar memenuhi syarat;
• mengubah metode kerja yang sebelumnya tidak memenuhi;
• mengubah spesifikasi barang yang ditawarkan;
• mengubah harga karena peserta salah menyusun penawaran, selain mekanisme yang dibenarkan; atau
• menerapkan kriteria yang baru dibuat setelah melihat isi penawaran.

7. Jika yang Salah adalah Proses Evaluasi

Pasal 51 Perpres PBJ menyatakan Tender/Seleksi gagal apabila terdapat kesalahan dalam proses evaluasi. Tindak lanjut untuk kesalahan evaluasi adalah evaluasi ulang.

Evaluasi ulang tepat apabila:

• Dokumen Pemilihan sebenarnya benar;
• penawaran peserta tidak perlu diubah;
• Pokja salah membaca atau menerapkan kriteria;
• terjadi salah hitung nilai evaluasi; atau
• peserta digugurkan/diluluskan tidak sesuai kriteria yang telah diumumkan.

Evaluasi ulang bukan kesempatan mengubah aturan. Pokja menilai kembali dokumen penawaran yang sama menggunakan kriteria yang sama dan benar. Seluruh koreksi, alasan, serta hasilnya dituangkan dalam berita acara.

8. Jika yang Salah adalah Dokumen Pemilihan

Perpres memasukkan kesalahan dalam Dokumen Pemilihan atau ketidaksesuaian dengan ketentuan Perpres sebagai alasan Tender/Seleksi gagal. Contohnya:

• kriteria evaluasi tidak jelas atau saling bertentangan;
• persyaratan diskriminatif memengaruhi peserta yang dapat mengikuti;
• spesifikasi atau volume keliru sehingga harga tidak dapat dibandingkan secara adil;
• jenis kontrak dan daftar kuantitas tidak konsisten;
• rancangan kontrak mengandung pembagian risiko yang salah;
• persyaratan kualifikasi tidak sesuai ketentuan; atau
• metode evaluasi yang dicantumkan tidak dapat diterapkan secara objektif.

Untuk kesalahan dokumen setelah penawaran masuk, sekadar evaluasi ulang sering tidak menyelesaikan masalah karena sumber kesalahannya bukan cara Pokja mengevaluasi, melainkan aturan yang digunakan peserta ketika menyusun penawaran.

Penawaran ulang atau Tender/Seleksi ulang?

Perpres Nomor 46 Tahun 2025 menambahkan mekanisme penyampaian penawaran ulang untuk kesalahan Dokumen Pemilihan pada Tender dengan Prakualifikasi atau Seleksi Jasa Konsultansi badan usaha. Untuk kondisi lain yang termasuk alasan pada Pasal 51, tindak lanjut mengikuti ketentuan Tender/Seleksi ulang.

Jangan memilih tindak lanjut hanya karena paling cepat. Dasarkan pada jenis metode, alasan kegagalan, peserta yang telah melalui tahap sebelumnya, serta ketentuan Perpres dan model dokumen yang digunakan.

9. Kesalahan Ditemukan Setelah Pemenang Ditetapkan

Penetapan pemenang tidak membuat kesalahan menjadi boleh diabaikan. Pokja harus menilai apakah masalahnya:

• hanya salah administrasi dalam berita acara/pengumuman yang tidak mengubah hasil;
• kesalahan evaluasi yang mengubah urutan atau kelulusan;
• kesalahan Dokumen Pemilihan yang memengaruhi seluruh penawaran; atau
• indikasi KKN, persekongkolan, atau konflik kepentingan.

Jika kesalahan evaluasi mengubah hasil, mekanisme evaluasi ulang harus ditempuh dan hasil baru diumumkan sesuai prosedur. Jika kesalahan dokumen bersifat substansial, Tender/Seleksi dinyatakan gagal dan ditindaklanjuti sesuai Pasal 51. Jangan mempertahankan pemenang hanya karena proses sudah hampir selesai.

10. Kesalahan Ditemukan Setelah SPPBJ tetapi Sebelum Kontrak

Tahap ini sangat sensitif. PPK melakukan reviu atas laporan hasil pemilihan dan kesiapan penandatanganan kontrak. Jika ditemukan masalah, PPK tidak semestinya mengubah hasil pemilihan secara sepihak atau langsung memilih peserta lain.

Tindakan yang lebih tepat:

1. identifikasi dan dokumentasikan kesalahan;
2. koordinasikan dengan Pokja melalui UKPBJ;
3. tentukan apakah masalah berada pada evaluasi, Dokumen Pemilihan, kesiapan anggaran, atau calon penyedia;
4. gunakan mekanisme sesuai jenis masalah dan kewenangan; dan
5. jangan menandatangani kontrak sebelum masalah material diselesaikan.

Tombol atau fungsi pada SPSE tidak dengan sendirinya menciptakan kewenangan hukum. Kewenangan tetap berasal dari peraturan dan tahapan pemilihan.

11. Siapa yang Berwenang Menyatakan Gagal?

Berdasarkan Pasal 51 Perpres PBJ:

Penyebab	Pejabat yang Menyatakan
Kesalahan evaluasi; tidak ada penawaran; tidak ada yang lulus; kesalahan Dokumen Pemilihan; seluruh peserta terindikasi KKN/persekongkolan; seluruh harga di atas HPS; atau negosiasi Seleksi tidak tercapai	Pokja Pemilihan
Pokja Pemilihan/PPK terindikasi KKN	PA/KPA
Alokasi anggaran tidak tersedia untuk pengadaan yang mendahului persetujuan RKA sebagaimana dimaksud Perpres	PA/KPA

Posisi PPK: PPK dapat menemukan dan menyampaikan masalah, mengembalikan/menolak hasil sesuai mekanisme yang relevan, serta tidak menandatangani kontrak jika syaratnya belum terpenuhi. Namun PPK tidak menggantikan kewenangan Pokja untuk menyatakan Tender/Seleksi gagal pada alasan yang menjadi kewenangan Pokja.

12. Matriks Keputusan Cepat

Waktu dan Jenis Kesalahan	Dampak	Tindakan Utama
Sebelum pengumuman	Belum memengaruhi peserta	Perbaiki sebelum dokumen ditetapkan/diumumkan.
Setelah pengumuman, sebelum penawaran	Masih dapat direspons semua peserta	Adendum dokumen dan sesuaikan jadwal.
Setelah penawaran, hanya salah evaluasi	Penawaran tidak perlu berubah	Nyatakan gagal karena kesalahan evaluasi, lalu evaluasi ulang.
Setelah penawaran, Dokumen Pemilihan salah secara substansial	Penawaran disusun dengan dasar yang salah	Nyatakan gagal; penawaran ulang atau Tender/Seleksi ulang sesuai ketentuan.
Klarifikasi diperlukan tanpa mengubah substansi	Hanya memperjelas bukti yang sudah ada	Klarifikasi tertulis dan dokumentasikan.
Peserta harus menambah/mengganti substansi	Mengubah penawaran setelah batas akhir	Jangan lakukan; berisiko post-bidding.
Kesalahan setelah penetapan pemenang	Dapat mengubah hasil	Gunakan evaluasi ulang atau gagal/ulang sesuai sumber kesalahan.
Kesalahan kecil tanpa perubahan arti atau hasil	Tidak memengaruhi kompetisi	Dokumentasikan koreksi; pastikan konsisten dan transparan.

13. Contoh Kasus

Kasus A — Volume salah sebelum batas akhir

Daftar kuantitas mencantumkan 100 unit, sedangkan spesifikasi dan gambar menunjukkan 1.000 unit. Kesalahan ditemukan tiga hari sebelum batas akhir penawaran.

Tindakan: perbaiki melalui adendum dan perpanjang waktu apabila peserta memerlukan waktu menghitung ulang harga.

Kasus B — Pokja salah menggugurkan peserta

Dokumen mensyaratkan pengalaman tertentu dan peserta sebenarnya telah menyampaikan bukti yang memenuhi, tetapi Pokja keliru membacanya.

Tindakan: kesalahan berada pada evaluasi. Lakukan evaluasi ulang terhadap penawaran yang sama menggunakan kriteria yang telah diumumkan.

Kasus C — Syarat baru dibuat saat evaluasi

Dokumen tidak mensyaratkan bukti kepemilikan alat, tetapi saat evaluasi Pokja menggugurkan peserta karena alat bukan milik sendiri.

Tindakan: Pokja tidak boleh menambah kriteria saat evaluasi. Koreksi evaluasi berdasarkan dokumen yang telah diumumkan; jika dokumennya memang tidak memadai untuk kebutuhan, analisis apakah kesalahan dokumen mengharuskan pemilihan dinyatakan gagal.

Kasus D — Spesifikasi utama salah setelah penawaran masuk

Seluruh peserta menawar kapasitas mesin sesuai dokumen, tetapi PPK kemudian menyatakan kapasitas tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan.

Tindakan: peserta tidak boleh diminta mengganti produknya melalui klarifikasi. Masalah berasal dari dokumen persiapan/pemilihan dan dapat menyebabkan Tender dinyatakan gagal serta diulang setelah dokumen diperbaiki.

Kasus E — Salah ketik tidak berpengaruh

Nomor halaman rujukan pada satu bagian keliru, tetapi nama dokumen, substansi persyaratan, dan pemahaman seluruh peserta tetap jelas.

Tindakan: dokumentasikan koreksi secara transparan. Jangan menyatakan gagal hanya karena kesalahan tipografis yang tidak menimbulkan perbedaan arti, perlakuan, atau hasil.

14. Bagaimana dengan Pengadaan Langsung?

Kerangka Pasal 51 secara khusus mengatur Tender/Seleksi gagal. Pada Pengadaan Langsung, Pejabat Pengadaan tidak perlu memaksakan istilah dan prosedur Tender gagal. Jika sebelum undangan ditemukan kesalahan KAK, spesifikasi, HPS, atau rancangan kontrak, dokumen dikembalikan kepada PPK untuk diperbaiki.

Jika proses sudah berjalan, Pejabat Pengadaan menilai apakah:

• klarifikasi masih dapat dilakukan tanpa mengubah substansi;
• negosiasi dapat menghasilkan kesepakatan yang wajar;
• calon penyedia memenuhi kualifikasi dan teknis; atau
• proses harus dihentikan dan diulang dengan dokumen atau calon penyedia yang sesuai.

Dasar penghentian, pengembalian dokumen, atau pengulangan harus dituangkan dalam berita acara/kertas kerja agar dapat ditelusuri.

15. Format Analisis Kesalahan

Berita Acara/Nota Analisis Kesalahan Proses Pemilihan

1. Paket: ...
2. Tahap saat kesalahan ditemukan: ...
3. Uraian kesalahan: ...
4. Dokumen/ketentuan terdampak: ...
5. Penyebab: kesalahan dokumen/evaluasi/sistem/data lainnya.
6. Dampak terhadap peserta: ...
7. Dampak terhadap harga, teknis, dan hasil: ...
8. Risiko post-bidding: ada/tidak, dengan alasan ...
9. Dasar kewenangan: ...
10. Keputusan: koreksi/adendum/evaluasi ulang/penawaran ulang/Tender atau Seleksi ulang.
11. Tindak lanjut dan jadwal: ...

16. Kesalahan yang Harus Dihindari Pokja

• menganggap semua kesalahan dapat diselesaikan melalui klarifikasi;
• membuat kriteria baru setelah melihat penawaran;
• mengubah dokumen tanpa memberi informasi yang sama kepada seluruh peserta;
• melakukan evaluasi ulang dengan dokumen atau kriteria yang sudah diubah;
• menyatakan gagal tanpa alasan spesifik dan dasar kewenangan;
• mengulang seluruh proses padahal regulasi mengarahkan evaluasi ulang;
• memilih evaluasi ulang padahal sumber masalahnya adalah Dokumen Pemilihan;
• membiarkan tekanan waktu anggaran mengalahkan prinsip adil dan akuntabel; atau
• menggunakan tombol SPSE tanpa berita acara dan dasar keputusan yang memadai.

17. Kesimpulan

Perbaiki apabila seluruh peserta masih memiliki kesempatan yang adil untuk merespons. Evaluasi ulang apabila yang salah adalah cara menilai. Nyatakan gagal dan ulangi sesuai ketentuan apabila dasar penyusunan penawarannya yang salah.

Kesalahan tidak boleh ditutup-tutupi hanya karena proses sudah berjalan jauh. Sebaliknya, pemilihan juga tidak perlu dinyatakan gagal karena setiap salah ketik yang tidak berdampak. Keputusan harus proporsional, berbasis dampak, sesuai kewenangan, dan terdokumentasi.

Jenis Kesalahan + Waktu Ditemukan + Dampak terhadap Penawaran + Kewenangan = Tindakan yang Tepat

Dasar Rujukan

1. Perpres Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Perpres Nomor 46 Tahun 2025—naskah konsolidasi, khususnya Pasal 51 tentang Tender/Seleksi gagal dan tindak lanjutnya.
2. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan PBJ Pemerintah Melalui Penyedia, sebagaimana diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024.
3. Keputusan Deputi Bidang Pengembangan Strategi dan Kebijakan LKPP Nomor 3 Tahun 2024 tentang Model Dokumen Pemilihan PBJ Pemerintah.

Catatan: gunakan Model Dokumen Pemilihan yang sesuai dengan jenis pengadaan dan metode yang sedang dilaksanakan. Ketentuan operasional SPSE dan regulasi terbaru perlu diperiksa pada saat keputusan diambil.