Direktur Penyedia Berganti, Akun E-Katalog Masih Nama Lama: Bolehkah Kontrak Dilanjutkan?
Penyedia memasukkan penawaran melalui E-Katalog menggunakan akun yang masih mencantumkan direktur lama. Setelah diperiksa, ternyata akta perubahan direksi telah terbit sebelum penawaran dimasukkan. Apakah proses tetap dapat dilanjutkan? Jika iya, siapa yang menandatangani Surat Pesanan?
1. Bedakan badan usaha, direktur, dan akun
Akar persoalan ini adalah pencampuran tiga kedudukan yang sebenarnya berbeda:
- Penyedia adalah badan usaha yang menjadi pihak dalam transaksi.
- Direktur adalah orang yang mengurus dan mewakili perseroan sesuai keputusan perseroan dan anggaran dasar.
- Akun E-Katalog adalah sarana elektronik untuk melakukan tindakan dalam sistem. Nama yang masih tercantum pada akun tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa orang tersebut masih berwenang secara hukum.
Perubahan direksi pada perseroan terbatas pada dasarnya tidak menciptakan badan hukum baru. Penyedianya tetap perseroan yang sama selama identitas badan usahanya tidak berubah. Namun, pergantian direksi menentukan siapa yang dapat bertindak untuk dan atas nama perseroan.
Pasal 98 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas menyatakan bahwa direksi mewakili perseroan, baik di dalam maupun di luar pengadilan. Apabila anggota direksi lebih dari satu orang, kewenangan mewakili perseroan harus dibaca bersama ketentuan anggaran dasarnya.
2. Jangan hanya melihat tanggal akta
Tanggal akta notaris penting, tetapi belum tentu sama dengan tanggal mulai berlakunya pengangkatan dan pemberhentian direksi. Akta notaris dapat saja dibuat untuk menuangkan keputusan RUPS atau keputusan pemegang saham yang terjadi pada tanggal berbeda.
Pasal 94 Undang-Undang Perseroan Terbatas mengatur bahwa pengangkatan, penggantian, dan pemberhentian anggota direksi ditetapkan oleh RUPS. RUPS juga menetapkan saat mulai berlakunya perubahan tersebut. Apabila saat berlakunya tidak ditetapkan, perubahan berlaku sejak ditutupnya RUPS. Perubahan susunan direksi selanjutnya diberitahukan kepada Menteri untuk dicatat dalam daftar perseroan.
Karena itu, tanggal akta yang lebih dahulu daripada tanggal penawaran merupakan indikator kuat untuk melakukan klarifikasi, tetapi bukan satu-satunya dasar untuk menyatakan penawaran otomatis tidak sah.
3. Apa hubungan kasus ini dengan E-Katalog?
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 menempatkan katalog elektronik sebagai platform elektronik yang memuat informasi barang/jasa, harga, penyedia atau pelaksana Swakelola, dan informasi lainnya.
Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik—yang pada saat artikel ini diperbarui tercantum berstatus berlaku pada JDIH LKPP—mensyaratkan pelaku usaha berbentuk badan usaha memiliki akta pendirian beserta akta perubahannya. Keputusan tersebut juga mengatur bahwa PPK dan Penyedia Katalog Elektronik membuat kontrak dengan menandatangani Surat Pesanan secara elektronik melalui aplikasi Katalog Elektronik.
Dengan demikian, data akun yang belum diperbarui bukan sekadar masalah penampilan. Ketidaksesuaian tersebut menyentuh dua hal penting:
- kebenaran dan kemutakhiran profil penyedia; dan
- kewenangan pihak yang memasukkan penawaran, bernegosiasi, menyetujui transaksi, serta menandatangani Surat Pesanan.
4. Apakah proses dapat dilanjutkan?
Proses dapat dipertimbangkan untuk dilanjutkan apabila hasil pemeriksaan membuktikan bahwa:
- badan usaha yang menawarkan tetap badan usaha yang sama;
- legalitas dan kualifikasi badan usaha masih berlaku;
- tanggal efektif perubahan direksi telah diketahui dengan jelas;
- tindakan dalam sistem dilakukan oleh orang yang berwenang atau penerima kuasa yang sah pada saat tindakan dilakukan;
- penyedia bersedia dan telah menempuh pembaruan data akun sesuai dokumen korporasi terakhir; dan
- Surat Pesanan akan ditandatangani oleh pihak yang berwenang mewakili penyedia pada tanggal penandatanganan.
5. Siapa yang menandatangani Surat Pesanan?
Bukan otomatis direktur lama hanya karena namanya masih tampil pada akun. Surat Pesanan tetap dibuat dengan badan usaha penyedia dan ditandatangani untuk dan atas nama badan usaha oleh:
- direktur yang berwenang menurut keputusan perseroan, akta, dan anggaran dasar terakhir; atau
- penerima kuasa yang sah dari pihak yang berwenang, sepanjang pendelegasian tersebut diperbolehkan dan dapat dilaksanakan melalui mekanisme aplikasi.
Jika pergantian direksi telah efektif sebelum Surat Pesanan ditandatangani, direktur lama tidak boleh diperlakukan seolah-olah masih menjabat. Apabila sistem masih menampilkan nama lama, penyedia harus memperbaiki datanya dan berkoordinasi dengan pengelola sistem sebelum penandatanganan.
6. Dokumen yang perlu diperiksa
| No. | Dokumen | Tujuan Pemeriksaan |
|---|---|---|
| 1 | Akta pendirian dan seluruh akta perubahan | Memastikan identitas badan usaha dan riwayat susunan pengurus. |
| 2 | Keputusan RUPS/keputusan pemegang saham | Menentukan isi keputusan dan tanggal efektif pengangkatan atau pemberhentian. |
| 3 | Bukti penerimaan pemberitahuan atau persetujuan dari AHU | Memastikan perubahan telah diberitahukan dan tercatat sesuai ketentuan. |
| 4 | Profil perseroan terbaru dari AHU | Membandingkan pengurus tercatat dengan dokumen yang disampaikan. |
| 5 | Anggaran dasar perseroan | Menentukan siapa yang berwenang mewakili perseroan jika direksi lebih dari satu. |
| 6 | NIB/OSS, NPWP, dan profil penyedia | Menguji konsistensi identitas serta legalitas badan usaha. |
| 7 | Surat kuasa dan bukti kedudukan penerima kuasa, apabila ada | Menguji ruang lingkup dan masa berlaku kewenangan yang dikuasakan. |
| 8 | Bukti permohonan pembaruan akun/tiket layanan | Membuktikan bahwa penyedia telah menempuh perbaikan data pada sistem. |
7. Langkah praktis bagi PPK atau Pejabat Pengadaan
- Hentikan sementara pada titik aman.
Jangan menandatangani Surat Pesanan sebelum identitas dan kewenangan pihak penyedia jelas. - Minta klarifikasi tertulis.
Minta penyedia menjelaskan kronologi perubahan direksi, pihak yang menggunakan akun, dasar kewenangannya, dan alasan data belum diperbarui. - Periksa dokumen korporasi.
Jangan hanya memeriksa akta terakhir. Baca keputusan RUPS, tanggal efektif, bukti AHU, dan ketentuan representasi dalam anggaran dasar. - Susun garis waktu.
Bandingkan tanggal keputusan perseroan, akta, pencatatan AHU, penawaran, negosiasi, dan rencana penandatanganan Surat Pesanan. - Minta pembaruan data akun.
Data E-Katalog/Manajemen Akun Terpusat dan dokumen perusahaan harus diselaraskan sebelum tindakan kontraktual berikutnya. - Dokumentasikan kesimpulan.
Buat berita acara atau catatan klarifikasi yang memuat dokumen yang diperiksa, hasil pengujian kewenangan, keputusan, dan dasar pertimbangannya.
8. Tabel garis waktu pemeriksaan
| Peristiwa | Tanggal | Pertanyaan yang Harus Dijawab |
|---|---|---|
| Keputusan RUPS/pemegang saham | … | Kapan pemberhentian direktur lama dan pengangkatan direktur baru mulai berlaku? |
| Akta perubahan | … | Apakah akta hanya menuangkan keputusan yang telah dibuat sebelumnya? |
| Pemberitahuan/persetujuan AHU | … | Apakah perubahan telah disampaikan dan tercatat? |
| Pemasukan penawaran | … | Siapa yang melakukan dan apa dasar kewenangannya pada tanggal tersebut? |
| Klarifikasi/negosiasi | … | Siapa yang mewakili penyedia pada tahap ini? |
| Penandatanganan Surat Pesanan | … | Siapa yang sah mewakili badan usaha pada tanggal penandatanganan? |
9. Matriks pengambilan keputusan
| Hasil Pemeriksaan | Tindakan yang Disarankan |
|---|---|
| Badan usaha sama, perubahan direksi sah, dan kewenangan pelaku tindakan dalam sistem dapat dibuktikan. | Proses dapat dipertimbangkan untuk dilanjutkan setelah data diselaraskan. Surat Pesanan ditandatangani pihak yang berwenang saat itu. |
| Direktur lama masih berwenang saat penawaran, tetapi sudah tidak berwenang pada saat kontrak. | Nilai tindakan saat penawaran berdasarkan fakta pada tanggalnya. Surat Pesanan tetap ditandatangani direktur baru atau penerima kuasa yang sah. |
| Badan usaha sama, tetapi kewenangan pengguna akun pada saat penawaran belum dapat dibuktikan. | Tunda proses. Minta bukti kewenangan dan telaah UKPBJ/bagian hukum atau konsultasi resmi LKPP; jangan hanya mengandalkan surat pernyataan. |
| Akun digunakan tanpa kewenangan, dokumen tidak benar, terdapat keterangan yang disembunyikan, atau penyedia menolak klarifikasi. | Jangan lanjutkan sebelum masalah diselesaikan. Nilai konsekuensi sesuai aturan dan fitur transaksi, serta dokumentasikan seluruh dasar keputusan. |
10. Apakah harus memasukkan penawaran ulang?
Penawaran ulang tidak otomatis diperlukan hanya karena terjadi pergantian direktur. Penentu utamanya adalah apakah penawaran tersebut dapat diatribusikan kepada badan usaha dan disampaikan oleh orang yang mempunyai kewenangan pada saat tindakan dilakukan.
Namun, jika kewenangan tersebut tidak dapat dibuktikan, persoalannya tidak boleh diselesaikan hanya dengan mengganti nama direktur pada tahap kontrak. Tindakan selanjutnya harus disesuaikan dengan tahap transaksi dan fasilitas aplikasi, dengan pendapat UKPBJ/bagian hukum atau konsultasi resmi LKPP jika diperlukan.
Kesimpulan
Dasar hukum dan referensi
- Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025, khususnya ketentuan mengenai katalog elektronik.
- Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik, khususnya Lampiran II mengenai persyaratan dasar pelaku usaha dan Lampiran III mengenai Surat Pesanan.
- Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, khususnya Pasal 94 dan Pasal 98.
- Panduan perubahan data perseroan pada AHU Online.
Catatan pembaruan: referensi diperiksa pada 2 September 2026. Artikel ini merupakan panduan analitis umum, bukan pendapat hukum atas berkas tertentu. Keputusan kasus nyata harus didasarkan pada dokumen lengkap, tahap transaksi, fitur aplikasi, dan ketentuan yang berlaku pada saat tindakan dilakukan.
Komentar
Posting Komentar