Verifikasi Kualifikasi Tender Cepat: Bolehkah Pokja Mewajibkan Tatap Muka dan Membatalkan Peserta yang Meminta Daring?
Calon pemenang bersedia diverifikasi, tetapi meminta pelaksanaannya secara daring karena berdomisili jauh dari kantor Pokja. Apakah Pokja harus menerima permintaan tersebut? Jika peserta tetap tidak datang, bolehkah ia dianggap mengundurkan diri?
Ilustrasi Kasus
Pokja Pemilihan di Kota Nawasena, Provinsi Arutala, melaksanakan Tender Cepat. Calon pemenang dengan harga terendah berkedudukan di Kabupaten Arunika, Provinsi Mandalika.
Pokja mengundang calon pemenang untuk mengikuti verifikasi kualifikasi secara tatap muka. Undangan disampaikan dua hari sebelum jadwal verifikasi. Calon pemenang tidak menolak diverifikasi, tetapi meminta agar proses dilakukan secara daring karena pegawainya sedang sibuk dan lokasi kantor Pokja cukup jauh.
Pokja ingin melihat dokumen asli secara langsung. Jika diberi kesempatan kedua dan tetap tidak datang, apakah calon pemenang dapat dibatalkan berdasarkan klausul 25.3 Instruksi kepada Peserta (IKP)?
Jawaban Singkat
Pokja dapat menetapkan verifikasi secara daring atau tatap muka. Akan tetapi, jika peserta bersedia diverifikasi secara daring dan dokumen dapat diperiksa secara memadai melalui metode tersebut, pembatalan hanya karena peserta tidak datang secara fisik mengandung risiko untuk dipersoalkan.
Tatap muka lebih kuat dipertahankan apabila Pokja mempunyai alasan objektif dan terdokumentasi mengapa verifikasi daring tidak memadai. Klausul 25.3 baru aman digunakan setelah Pokja menilai bahwa peserta benar-benar tidak hadir atau tidak kooperatif, waktu yang diberikan wajar, dan alasan ketidakhadirannya memang tidak dapat diterima.
Ketentuan dalam Dokumen Pemilihan
Dalam ilustrasi ini, IKP memuat ketentuan berikut:
25.1 Pokja Pemilihan hanya melakukan verifikasi terhadap Data Kualifikasi yang dipersyaratkan yang mengalami perubahan di dalam SIKaP.
25.2 Verifikasi dilakukan dengan cara melihat dokumen asli dan meminta rekaman dokumennya secara daring atau melalui tatap muka.
25.3 Apabila Calon Pemenang tidak hadir verifikasi dengan alasan yang tidak dapat diterima pada proses verifikasi maka Peserta yang bersangkutan dianggap mengundurkan diri dan dibatalkan sebagai Pemenang.
Dasar Analisis
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 mengharuskan pengadaan dilaksanakan berdasarkan prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel. Pelaku pengadaan juga wajib bekerja secara profesional, tertib, bertanggung jawab, serta menghindari penyalahgunaan wewenang.
Pedoman pelaksanaan pengadaan melalui Penyedia diatur lebih lanjut dalam Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 sebagaimana diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024. Untuk paket konkret, ketentuan tersebut dioperasionalkan melalui Dokumen Pemilihan yang ditetapkan Pokja.
Karena keputusan Pokja merupakan tindakan dalam penyelenggaraan pemerintahan, pertimbangannya juga selayaknya mencerminkan asas kepastian hukum, kecermatan, ketidakberpihakan, keterbukaan, larangan menyalahgunakan kewenangan, dan pelayanan yang baik dalam peraturan mengenai administrasi pemerintahan.
1. Pastikan Dahulu: Apakah Verifikasi Memang Diperlukan?
Klausul 25.1 membatasi ruang lingkup verifikasi. Pokja hanya melakukan verifikasi atas data kualifikasi yang:
- dipersyaratkan dalam Dokumen Pemilihan; dan
- mengalami perubahan di dalam SIKaP.
Karena itu, sebelum mengundang calon pemenang, Pokja perlu mengidentifikasi data apa yang berubah, dokumen asli apa yang relevan, dan fakta apa yang hendak dipastikan. Verifikasi tidak boleh digunakan untuk menambah persyaratan baru atau memperluas pemeriksaan terhadap dokumen yang tidak dipersyaratkan.
| Hal yang diuji | Pertanyaan pengendalian |
|---|---|
| Dasar persyaratan | Apakah data tersebut benar-benar dipersyaratkan dalam LDK? |
| Status data | Apakah data yang dipersyaratkan mengalami perubahan dalam SIKaP? |
| Dokumen pendukung | Dokumen asli apa yang perlu diperlihatkan dan direkam? |
| Tujuan pemeriksaan | Kesesuaian, keraguan, atau risiko apa yang hendak diselesaikan? |
| Metode | Apakah tujuan tersebut dapat dicapai secara daring atau memerlukan pemeriksaan fisik? |
2. Siapa yang Menentukan Metode Verifikasi?
Frasa “secara daring atau melalui tatap muka” menunjukkan bahwa keduanya merupakan cara yang dibolehkan. Karena Pokja bertanggung jawab atas pelaksanaan dan hasil verifikasi, Pokja pada dasarnya berwenang menetapkan mekanismenya dalam undangan.
Namun, peserta juga tidak dapat diperlakukan seolah-olah menolak verifikasi ketika ia meminta salah satu metode yang diperbolehkan. Pilihan Pokja tetap harus relevan, proporsional, tidak diskriminatif, serta dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan kebutuhan pemeriksaan.
Dengan demikian, tidak tepat mengambil dua kesimpulan ekstrem berikut:
- peserta selalu berhak menentukan bahwa verifikasi harus daring; atau
- Pokja bebas mewajibkan tatap muka tanpa perlu menjelaskan kebutuhannya.
Posisi yang lebih tepat adalah: Pokja menentukan metode, tetapi pilihannya harus mempunyai alasan objektif yang berhubungan dengan tujuan verifikasi.
3. Apakah Dokumen Asli Dapat Diverifikasi Melalui Video?
Melihat dokumen asli tidak selalu berarti Pokja harus memegang fisiknya. Dalam verifikasi daring, peserta dapat diminta memperlihatkan dokumen asli secara langsung melalui kamera dan mengirimkan rekamannya. Pengamanan dapat dilakukan dengan cara:
- meminta kamera tetap aktif dan menampilkan pihak yang berwenang;
- meminta dokumen diperlihatkan secara utuh, termasuk bagian depan, belakang, tanda tangan, stempel, nomor, dan tanggal;
- meminta foto langsung dokumen asli tanpa penyuntingan;
- meminta rekaman atau salinan elektronik melalui kanal resmi;
- memeriksa dokumen pada sistem elektronik penerbitnya;
- melakukan klarifikasi kepada instansi atau pihak penerbit; dan
- mendokumentasikan proses dalam video, foto, dan berita acara.
Meski demikian, verifikasi daring memiliki keterbatasan. Tekstur, stempel timbul, tanda pengaman fisik, bekas perubahan, atau keadaan sebenarnya dari fasilitas dan peralatan mungkin tidak dapat dipastikan hanya melalui kamera. Keterbatasan konkret seperti inilah yang dapat menjadi dasar untuk meminta tatap muka atau pemeriksaan lanjutan.
4. Kapan Tatap Muka Layak Diwajibkan?
Verifikasi tatap muka mempunyai dasar yang lebih kuat jika, misalnya:
- verifikasi daring sudah dicoba, tetapi jaringan atau kualitas gambar tidak memungkinkan pemeriksaan;
- terdapat perbedaan antara data dalam SIKaP dan dokumen yang diperlihatkan;
- terdapat indikasi dokumen diubah, direkayasa, atau tidak autentik;
- dokumen mempunyai fitur pengaman fisik yang tidak dapat dinilai melalui kamera;
- peserta tidak dapat memperlihatkan dokumen asli secara utuh;
- klarifikasi kepada penerbit belum memberikan kepastian; atau
- terdapat kebutuhan pemeriksaan lapangan yang relevan dan dibenarkan oleh Dokumen Pemilihan.
Sebaliknya, kewajiban tatap muka menjadi rentan dipersoalkan jika hanya didasarkan pada kebiasaan, kenyamanan Pokja, keinginan untuk “menguji kesungguhan”, atau anggapan bahwa semua calon pemenang harus datang meskipun tujuan verifikasi dapat dicapai secara daring.
5. Apakah Alasan “Pegawai Sibuk” Dapat Diterima?
Alasan semua pegawai sibuk pada dasarnya bukan alasan yang kuat. Peserta yang mengikuti Tender Cepat harus siap menjalani tahap pemilihan. Sepanjang dibolehkan oleh Dokumen Pemilihan, perusahaan juga dapat menugaskan pengurus atau perwakilan yang sah.
Namun, lemahnya alasan tersebut belum otomatis membuktikan bahwa peserta menolak verifikasi. Pokja perlu membedakan dua keadaan:
- tidak kooperatif: tidak merespons, tidak hadir dengan metode apa pun, tidak memperlihatkan dokumen, atau menolak klarifikasi; dan
- meminta perubahan cara: tetap bersedia diverifikasi dan memperlihatkan dokumen asli, tetapi mengusulkan metode daring.
Keadaan kedua harus dinilai bersama dengan jarak, waktu undangan, jenis dokumen, dan alasan Pokja membutuhkan pemeriksaan fisik.
6. Apakah Undangan Dua Hari Sudah Wajar?
Wajar atau tidaknya waktu tidak cukup ditentukan hanya dari jumlah hari. Pokja perlu mempertimbangkan:
- jarak dan waktu perjalanan;
- ketersediaan moda transportasi;
- hari kerja atau hari libur;
- waktu penerimaan efektif undangan;
- jumlah dokumen yang perlu disiapkan;
- pihak yang harus hadir; dan
- urgensi jadwal pemilihan.
Dua hari mungkin cukup untuk verifikasi daring, tetapi belum tentu realistis untuk perjalanan jauh antardaerah. Memberikan kesempatan kedua merupakan mitigasi yang baik, tetapi tidak otomatis melegitimasi pembatalan jika metode dan waktunya sejak awal tidak proporsional.
7. Kapan Klausul 25.3 Dapat Digunakan?
Klausul 25.3 memuat dua unsur yang harus dinilai bersama:
- calon pemenang tidak hadir dalam proses verifikasi; dan
- ketidakhadirannya disertai alasan yang tidak dapat diterima.
Konsekuensi tekstual klausul tersebut adalah peserta dianggap mengundurkan diri dan dibatalkan sebagai pemenang. Karena itu, lebih tepat menggunakan rumusan tersebut daripada sekadar menyatakan peserta “digugurkan”. Pengenaan sanksi lain tidak boleh diasumsikan otomatis; harus terdapat dasar, prosedur, dan kewenangan yang tersendiri.
Penerapan klausul 25.3 relatif kuat apabila peserta tidak merespons, tidak hadir secara daring maupun tatap muka, menolak memperlihatkan dokumen, atau tidak menghadiri tatap muka yang memang diperlukan setelah diberikan alasan dan waktu yang wajar.
Sebaliknya, penerapannya berisiko apabila peserta telah menyatakan bersedia diverifikasi secara daring, semua dokumen dapat diperlihatkan, dan Pokja belum dapat menjelaskan mengapa pemeriksaan fisik wajib dilakukan.
Matriks Pengambilan Keputusan
| Keadaan | Tindakan yang disarankan | Risiko jika langsung dibatalkan |
|---|---|---|
| Tidak merespons dan tidak hadir dengan metode apa pun | Dokumentasikan; nilai alasan; terapkan klausul 25.3 jika tidak ada alasan yang dapat diterima | Relatif rendah |
| Meminta daring dan siap menunjukkan seluruh dokumen | Pertimbangkan daring atau jelaskan secara tertulis mengapa tatap muka diperlukan | Tinggi |
| Hadir daring tetapi tidak dapat menunjukkan dokumen asli | Beri kesempatan yang wajar atau undang tatap muka dengan alasan spesifik | Sedang |
| Hasil daring menimbulkan keraguan autentisitas | Klarifikasi kepada penerbit dan/atau undang tatap muka | Relatif rendah jika alasan terdokumentasi |
| Menolak daring dan tatap muka tanpa alasan objektif | Dokumentasikan dan terapkan klausul 25.3 | Rendah |
| Tidak hadir tatap muka setelah daring tidak memadai dan waktunya wajar | Nilai alasan terakhir; pembatalan dapat dilakukan jika alasannya tidak dapat diterima | Relatif rendah |
| Waktu perjalanan secara realistis tidak memadai | Jadwalkan ulang atau gunakan daring | Tinggi |
Langkah Mitigasi Risiko bagi Pokja
- Petakan objek verifikasi. Catat data yang dipersyaratkan dan mengalami perubahan dalam SIKaP.
- Nilai kecukupan metode. Tentukan apakah dokumen dapat diperiksa secara daring atau memiliki karakteristik yang memerlukan pemeriksaan fisik.
- Jawab permohonan peserta. Terima verifikasi daring atau sampaikan alasan objektif mengapa permohonan tersebut belum dapat diterima.
- Jika memungkinkan, lakukan daring terlebih dahulu. Ini merupakan pilihan mitigasi yang efisien, bukan kewajiban mutlak dalam setiap keadaan.
- Lakukan klarifikasi kepada penerbit. Gunakan sumber resmi apabila keabsahan dokumen masih diragukan.
- Undang tatap muka jika diperlukan. Sebutkan dokumen, masalah yang belum terjawab, pihak yang boleh mewakili, waktu yang wajar, dan konsekuensi ketidakhadiran.
- Buat berita acara. Catat seluruh respons, kendala, pemeriksaan, perbedaan data, dan pertimbangan Pokja.
- Putuskan berdasarkan fakta. Jangan menjadikan lokasi, kesibukan, atau preferensi metode sebagai satu-satunya dasar pembatalan.
Contoh Redaksi Jawaban atas Permintaan Verifikasi Daring
Menindaklanjuti permohonan Saudara, Pokja Pemilihan menjadwalkan verifikasi kualifikasi secara daring pada hari …, tanggal …, pukul ….
Calon pemenang wajib menghadirkan pihak yang berwenang, memperlihatkan dokumen asli sebagaimana daftar terlampir melalui kamera secara langsung, serta mengirimkan rekaman dokumennya melalui kanal resmi yang ditetapkan Pokja.
Apabila hasil verifikasi daring belum dapat memastikan keaslian atau kesesuaian dokumen, Pokja dapat melakukan klarifikasi kepada penerbit dokumen dan/atau meminta dokumen asli diperlihatkan secara tatap muka. Proses verifikasi akan didokumentasikan dan dituangkan dalam berita acara.
Contoh Redaksi Undangan Tatap Muka Lanjutan
Berdasarkan hasil verifikasi daring tanggal …, Pokja Pemilihan belum dapat memastikan keaslian/kesesuaian dokumen … karena ….
Untuk menyelesaikan verifikasi, calon pemenang diminta memperlihatkan dokumen asli secara tatap muka pada hari …, tanggal …, pukul …, bertempat di …. Kehadiran dapat diwakili oleh pihak yang sah sepanjang memenuhi ketentuan Dokumen Pemilihan.
Apabila calon pemenang tidak hadir tanpa alasan yang dapat diterima, Pokja Pemilihan akan menindaklanjutinya berdasarkan klausul … IKP.
Kesimpulan
Pokja berwenang menentukan verifikasi secara daring atau tatap muka, tetapi kewenangan tersebut harus digunakan secara objektif, proporsional, dan akuntabel.
Dalam ilustrasi kasus ini, langkah dengan risiko paling terkendali adalah menerima atau setidaknya mencoba verifikasi daring apabila tujuannya dapat dicapai melalui cara tersebut. Jika hasilnya tidak memadai, Pokja dapat meminta tatap muka dengan alasan spesifik dan waktu yang wajar.
Klausul ketidakhadiran tidak semestinya digunakan secara mekanis. Klausul tersebut lebih kuat diterapkan apabila peserta benar-benar tidak kooperatif atau tetap tidak hadir pada pemeriksaan tatap muka yang terbukti diperlukan, setelah menerima penjelasan dan kesempatan yang patut.
Inti mitigasi risikonya bukan sekadar “mengundang dua kali”, melainkan memastikan bahwa objek pemeriksaan relevan, metode yang dipilih diperlukan, waktunya wajar, peserta telah diberi kesempatan, dan seluruh pertimbangan tercatat dengan baik.
Referensi
- Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018.
- Naskah konsolidasi Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
- Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan PBJ Pemerintah Melalui Penyedia.
- Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024 tentang Perubahan atas Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
- Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan beserta status perubahannya.
- Model Dokumen Pemilihan dan Dokumen Pemilihan yang berlaku pada paket bersangkutan.
Penutup: Artikel ini merupakan bahan pembelajaran dan pendapat profesional, bukan keputusan atas paket tertentu. Penetapan dalam suatu proses pemilihan harus didasarkan pada dokumen pemilihan yang berlaku, fakta yang ditemukan Pokja, serta ketentuan terbaru pada saat keputusan dibuat.
Komentar
Posting Komentar