Memahami batas arahan pimpinan, independensi pemilihan penyedia, dan langkah dokumentasi yang tepat.
"Pak, untuk pekerjaan ini penyedianya sudah ada. Tidak perlu cari yang lain. Silakan segera diproses."
Bagi sebagian Pejabat Pengadaan, kalimat tersebut mungkin terdengar biasa. Namun, persoalannya tidak selalu sesederhana menerima dokumen, mengundang penyedia, melakukan negosiasi, lalu menyelesaikan proses pengadaan.
Bagaimana jika penyedia yang diarahkan ternyata tidak memenuhi persyaratan? Bagaimana jika penawaran harganya tidak wajar? Bagaimana jika pimpinan tetap meminta perusahaan tersebut dipilih meskipun hasil pemeriksaan menunjukkan adanya ketidaksesuaian?
Di satu sisi, Pejabat Pengadaan berkewajiban mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi. Di sisi lain, setiap keputusan yang diambil dalam proses pengadaan harus dapat dipertanggungjawabkan sesuai kewenangannya.
Pertanyaannya, apakah Pejabat Pengadaan harus menolak penyedia yang sudah diarahkan pimpinan, atau justru boleh memprosesnya?
Pejabat Pengadaan tidak harus menolak calon penyedia hanya karena namanya direkomendasikan pimpinan.
Namun, Pejabat Pengadaan juga tidak boleh menjadikan arahan pimpinan sebagai pengganti pemeriksaan persyaratan, evaluasi penawaran, negosiasi, dan proses pemilihan yang diwajibkan.
Tindakan yang tepat bergantung pada metode pengadaan, pemenuhan persyaratan calon penyedia, dan bentuk arahan yang diberikan.
Artikel ini membahas persoalan tersebut melalui studi kasus, dasar hukum, contoh komunikasi kepada pimpinan, dan panduan dokumentasi yang dapat digunakan dalam pelaksanaan tugas Pejabat Pengadaan.
1. Studi Kasus: Pimpinan Sudah Menentukan Penyedia
Seorang Pejabat Pengadaan menerima dokumen persiapan untuk pekerjaan rehabilitasi ringan sebuah gedung kantor dengan nilai HPS sebesar Rp180 juta.
Pekerjaan tersebut direncanakan dilaksanakan melalui Pengadaan Langsung karena nilai paket berada dalam batas nilai metode Pengadaan Langsung Pekerjaan Konstruksi.
Namun, sebelum proses pemilihan dimulai, pimpinan menyampaikan arahan.
"Untuk pekerjaan rehabilitasi ini, gunakan saja CV Maju Bersama. Mereka sudah biasa bekerja di kantor kita."
"Baik, Pak. Kami akan memeriksa terlebih dahulu kesesuaian dokumen, kemampuan perusahaan, dan penawarannya."
"Tidak perlu terlalu lama. Penyedianya sudah saya tentukan. Yang penting segera diproses."
Pejabat Pengadaan kemudian menghadapi persoalan: apakah arahan tersebut cukup menjadi dasar untuk memilih CV Maju Bersama?
Bagaimana apabila perusahaan tersebut tidak memenuhi persyaratan? Apakah Pejabat Pengadaan harus mencari penyedia lain, atau tetap memproses nama yang sudah diarahkan?
Contoh pekerjaan rehabilitasi gedung senilai Rp180 juta ini diasumsikan sebagai Pekerjaan Konstruksi.
Sebelum menetapkan metode Pengadaan Langsung, perlu diperiksa apakah kebutuhan pekerjaan tersedia dan dapat dipenuhi melalui Katalog Elektronik.
Apabila barang/jasa tersedia dalam katalog, kewajiban E-purchasing serta ketentuan pengecualiannya harus diperhatikan.
Dasar hukum: Pasal 38 ayat (3) huruf b serta Pasal 50 ayat (5), (5a), dan (5b) Perpres Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya.
Dengan demikian, persoalan pertama yang harus diselesaikan bukanlah siapa penyedianya, melainkan apakah metode pengadaan dan dokumen persiapannya sudah sesuai ketentuan.
2. Apakah Arahan Pimpinan Menentukan Penyedia Selalu Bermasalah?
Tidak setiap penyebutan nama penyedia oleh pimpinan merupakan pelanggaran.
Pimpinan mungkin mempunyai informasi mengenai pelaku usaha yang pernah melaksanakan pekerjaan serupa, memiliki kemampuan teknis tertentu, atau menunjukkan kinerja yang baik pada pekerjaan sebelumnya.
Informasi tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengidentifikasi calon penyedia.
Namun, perlu dibedakan antara rekomendasi calon penyedia dan arahan yang menghilangkan proses penilaian objektif.
"CV Maju Bersama pernah mengerjakan pekerjaan sejenis. Silakan dipertimbangkan dan diperiksa apakah memenuhi persyaratan."
Dalam kondisi ini, pimpinan memberikan informasi mengenai calon penyedia yang dapat ditindaklanjuti melalui pemeriksaan sesuai mekanisme pengadaan.
"CV Maju Bersama harus mendapatkan pekerjaan ini. Tidak perlu melakukan pemeriksaan lagi. Pokoknya harus perusahaan tersebut."
Arahan seperti ini berpotensi menimbulkan persoalan apabila mengharuskan Pejabat Pengadaan mengabaikan persyaratan, memanipulasi hasil evaluasi, atau menyimpangi mekanisme pemilihan penyedia.
Apa Sebenarnya Arti Independensi Pejabat Pengadaan?
Independensi bukan berarti Pejabat Pengadaan tidak boleh berkoordinasi dengan pimpinan, PPK, atau pelaku pengadaan lainnya.
Pejabat Pengadaan tetap harus bekerja dalam struktur organisasi, memperhatikan pembagian kewenangan, dan melaksanakan koordinasi yang diperlukan.
Namun, dalam menjalankan tugas pemilihan, keputusan dan hasil pemeriksaan harus didasarkan pada ketentuan serta fakta yang ditemukan.
Pejabat Pengadaan tidak boleh menyatakan penyedia memenuhi persyaratan apabila hasil evaluasi menunjukkan sebaliknya.
3. Pengadaan Langsung Bukan Tender: Bolehkah Mengundang Satu Penyedia?
Inilah bagian yang penting dipahami oleh Pejabat Pengadaan maupun pimpinan perangkat daerah.
Pengadaan Langsung tidak menggunakan mekanisme persaingan penawaran seperti Tender.
Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK), proses dilaksanakan melalui permintaan penawaran disertai klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada pelaku usaha.
Dalam mekanisme tersebut, Pejabat Pengadaan dapat mengundang satu calon penyedia yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan, dengan tetap mengikuti ketentuan teknis pemilihan yang berlaku.
Mengundang satu calon penyedia tidak sama dengan menjamin bahwa penyedia tersebut akan mendapatkan pekerjaan.
Pejabat Pengadaan tetap harus memastikan pemenuhan persyaratan, kesesuaian penawaran teknis, dan hasil klarifikasi serta negosiasi harga.
Dengan demikian, apabila pimpinan merekomendasikan CV Maju Bersama, Pejabat Pengadaan dapat mempertimbangkan perusahaan tersebut sebagai calon penyedia pada Pengadaan Langsung.
Namun, prosesnya tidak berhenti pada arahan pimpinan. Pemeriksaan dan negosiasi tetap harus dilaksanakan sesuai ketentuan.
Apa yang Perlu Diperiksa?
Pastikan metode Pengadaan Langsung dapat digunakan untuk paket tersebut. Periksa dokumen persiapan dari PPK, termasuk spesifikasi teknis/KAK, HPS apabila dipersyaratkan, rancangan kontrak, dan dokumen lain yang relevan.
Periksa persyaratan kualifikasi, perizinan berusaha yang relevan, kemampuan teknis, dan persyaratan lain sesuai jenis pekerjaan serta dokumen pemilihan.
Periksa apakah penawaran dapat memenuhi spesifikasi, volume, lokasi, waktu, mutu, dan kebutuhan pekerjaan.
Laksanakan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga sesuai ketentuan. Gunakan HPS dan informasi relevan lainnya sebagai dasar pertimbangan sesuai mekanisme yang berlaku.
Catat hasil evaluasi, klarifikasi, negosiasi, dan keputusan sesuai proses yang benar-benar dilaksanakan.
Apakah Pejabat Pengadaan Wajib Mencari Tiga Penawaran?
Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, ketentuan pelaksanaannya tidak mensyaratkan adanya tiga penawaran sebagai jumlah minimum peserta yang harus diundang seperti mekanisme persaingan dalam Tender.
Pejabat Pengadaan dapat mengundang satu pelaku usaha yang dinilai mampu sesuai prosedur.
Namun, informasi harga dari pasar dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menilai kewajaran harga dan mendukung negosiasi sesuai ketentuan.
Dengan kata lain, informasi pembanding harga dapat bermanfaat tanpa harus mengubah Pengadaan Langsung menjadi proses Tender.
Mekanisme pembelian/pembayaran langsung untuk Barang/Jasa Lainnya dengan bukti pembelian atau kuitansi berbeda dari mekanisme Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK.
Karena itu, tahapan administrasi dan dokumen harus disesuaikan dengan mekanisme serta bukti kontrak yang berlaku untuk paket tersebut.
Jangan menganggap seluruh Pengadaan Langsung harus menggunakan tahapan dan dokumen yang sama persis.
4. Bagaimana Jika Pimpinan Menentukan Penyedia dalam E-Purchasing?
Persoalan menjadi berbeda ketika kebutuhan barang/jasa tersedia dalam Katalog Elektronik.
Pasal 50 ayat (5) Perpres Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya mengatur kewajiban E-purchasing apabila barang/jasa tersedia dalam Katalog Elektronik.
Pengecualiannya diatur dalam Pasal 50 ayat (5a), antara lain apabila kebutuhan tidak dapat dipenuhi dari aspek volume, spesifikasi teknis, waktu, lokasi, dan/atau layanan, atau berdasarkan pertimbangan lebih efisien dan/atau efektif menggunakan metode selain E-purchasing.
Berdasarkan Pasal 50 ayat (5b), pengecualian tersebut dilakukan berdasarkan penilaian PPK.
Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 mengatur metode E-purchasing yang meliputi pembelian langsung, negosiasi harga, dan mini kompetisi.
| Metode | Hal yang Harus Diperhatikan |
|---|---|
| Pembelian langsung | Periksa apakah transaksi memenuhi ketentuan penggunaan metode pembelian langsung serta persyaratan produk, kebutuhan, dan proses transaksi yang berlaku. |
| Negosiasi harga | Pemilihan produk dan penyedia harus didasarkan pada pertimbangan yang dapat dipertanggungjawabkan. Laksanakan negosiasi serta dokumentasikan hasilnya sesuai ketentuan. |
| Mini kompetisi | Laksanakan mekanisme kompetisi sesuai ketentuan untuk kategori dan paket yang bersangkutan. Jangan mengatur persyaratan atau hasil pemilihan untuk memastikan satu penyedia tertentu terpilih. |
Pimpinan meminta Pejabat Pengadaan membeli peralatan kantor dari toko tertentu yang produknya sudah tayang dalam Katalog Elektronik.
Pejabat Pengadaan perlu memeriksa kesesuaian produk dengan kebutuhan, ketentuan penggunaan produk dalam negeri, harga, layanan, dan metode E-purchasing yang berlaku.
Apabila proses menggunakan negosiasi harga, pemilihan produk dari toko tersebut harus didukung pertimbangan dan hasil negosiasi yang sesuai ketentuan.
Apabila paket harus dilaksanakan melalui mini kompetisi, proses tidak boleh diubah menjadi pemilihan langsung terhadap toko yang diarahkan hanya karena adanya instruksi pimpinan.
Perlu diperhatikan pula batas kewenangan pelaku pengadaan. Pasal 12 huruf d Perpres Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya mengatur tugas Pejabat Pengadaan melaksanakan E-purchasing bernilai paling banyak Rp200 juta.
Untuk paket di luar batas kewenangan tersebut, pelaksanaan harus dilakukan oleh pelaku pengadaan yang berwenang sesuai ketentuan.
5. Tiga Kondisi Penyedia yang Diarahkan dan Keputusan Pejabat Pengadaan
Agar lebih mudah diterapkan, perhatikan tiga kondisi berikut.
Kondisi A: Penyedia Direkomendasikan dan Memenuhi Persyaratan
KASUS 1Pimpinan merekomendasikan CV Maju Bersama untuk pekerjaan rehabilitasi gedung.
Setelah dilakukan pemeriksaan, perusahaan tersebut memenuhi persyaratan yang berlaku. Penawaran teknis sesuai kebutuhan dan negosiasi harga mencapai kesepakatan.
Apabila metode Pengadaan Langsung sesuai ketentuan, Pejabat Pengadaan dapat menyelesaikan proses pemilihan terhadap perusahaan tersebut berdasarkan hasil pemeriksaan dan negosiasi.
Dokumentasikan seluruh tahapan dan sampaikan hasil pemilihan kepada PPK sesuai prosedur.
Tidak diperlukan penolakan semata-mata karena nama perusahaan tersebut sebelumnya direkomendasikan pimpinan.
Kondisi B: Penyedia yang Diarahkan Tidak Memenuhi Persyaratan
KASUS 2Pimpinan mengarahkan CV Maju Bersama. Namun, hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa perusahaan tidak memenuhi persyaratan yang berlaku untuk pekerjaan tersebut.
Pejabat Pengadaan harus mencatat hasil pemeriksaan sesuai fakta dan menindaklanjutinya berdasarkan ketentuan pemilihan.
Apabila ketidaksesuaian menyebabkan calon penyedia tidak memenuhi persyaratan, penyedia tidak dapat dinyatakan memenuhi persyaratan hanya karena ada arahan pimpinan.
Laksanakan tindak lanjut Pengadaan Langsung sesuai prosedur yang berlaku, termasuk mekanisme apabila proses dinyatakan gagal dan diperlukan pemilihan kembali.
Contoh Komunikasi kepada Pimpinan
"Izin, Pak/Bu. Perusahaan yang direkomendasikan sudah kami periksa. Namun, berdasarkan dokumen yang disampaikan, terdapat persyaratan yang belum terpenuhi.
Hasil pemeriksaan tersebut perlu kami tindak lanjuti sesuai ketentuan pemilihan. Kami akan berkoordinasi dengan PPK agar proses pengadaan dapat tetap berjalan sesuai prosedur."
Penyampaian seperti ini menunjukkan bahwa Pejabat Pengadaan tidak menolak arahan hanya karena berasal dari pimpinan.
Yang disampaikan adalah hasil pemeriksaan dan tindak lanjut berdasarkan prosedur.
Kondisi C: Pimpinan Tetap Meminta Penyedia Dipilih meskipun Tidak Memenuhi Persyaratan
KASUS 3Pejabat Pengadaan sudah menyampaikan hasil pemeriksaan. Namun, pimpinan tetap meminta agar penyedia yang diarahkan mendapatkan pekerjaan tersebut.
"Saya sudah sampaikan dari awal. Tetap proses perusahaan itu. Yang penting pekerjaan segera berjalan."
- Sampaikan secara profesional hasil pemeriksaan dan ketentuan yang tidak terpenuhi.
- Jangan menyatakan penyedia memenuhi persyaratan apabila hasil pemeriksaan menunjukkan sebaliknya.
- Jangan membuat berita acara evaluasi atau negosiasi yang tidak sesuai fakta.
- Dokumentasikan persoalan dan tindak lanjut melalui mekanisme administrasi yang tepat.
- Lakukan konsultasi atau eskalasi kepada pihak yang berwenang sesuai struktur organisasi dan karakter persoalannya.
Apabila persoalan belum terselesaikan, Pejabat Pengadaan tidak seharusnya menerbitkan hasil pemilihan yang menyatakan penyedia memenuhi persyaratan bertentangan dengan hasil pemeriksaan yang sebenarnya.
6. Bagaimana Jika Pimpinan Tetap Memaksakan Penyedia?
Inilah situasi yang membutuhkan komunikasi dan dokumentasi secara hati-hati.
Pejabat Pengadaan tidak perlu memperuncing persoalan dengan menyampaikan tuduhan atau menggunakan bahasa yang konfrontatif.
Namun, Pejabat Pengadaan juga tidak boleh menjanjikan hasil pemilihan yang bertentangan dengan ketentuan.
A. Jika Arahan Masih Berupa Rekomendasi
"Baik, Pak/Bu. Perusahaan tersebut dapat kami pertimbangkan sebagai calon penyedia.
Kami perlu memeriksa terlebih dahulu kesesuaian persyaratan, penawaran teknis, dan harganya.
Apabila seluruh ketentuan terpenuhi, proses dapat kami lanjutkan sesuai mekanisme pengadaan yang berlaku."
B. Jika Pimpinan Mengharuskan Perusahaan Tertentu Terpilih
"Izin, Pak/Bu. Kami memahami arahan untuk mempercepat pelaksanaan pekerjaan.
Namun, hasil pemilihan tetap perlu didasarkan pada pemeriksaan persyaratan dan proses yang berlaku.
Apabila terdapat ketidaksesuaian, kami akan menyampaikan hasilnya beserta alternatif tindak lanjut yang sesuai ketentuan."
C. Jika Pimpinan Meminta Evaluasi Hanya Dijadikan Formalitas
"Izin, Pak/Bu. Hasil evaluasi harus kami susun sesuai dokumen dan kondisi yang sebenarnya.
Apabila terdapat persyaratan yang tidak terpenuhi, kami perlu mencatatnya dan menindaklanjuti sesuai prosedur.
Untuk memastikan penyelesaian persoalan ini, kami mengusulkan dilakukan koordinasi dengan PPK dan pihak terkait."
Kapan Persoalan Perlu Dieskalasikan?
Konsultasi atau eskalasi diperlukan apabila terdapat perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan, permintaan melakukan tindakan di luar kewenangan, atau indikasi penyimpangan yang memerlukan penanganan lebih lanjut.
Pejabat Pengadaan dapat menggunakan jalur koordinasi dengan PPK, PA/KPA, atau pihak yang berwenang sesuai struktur organisasi.
Apabila terdapat indikasi penyimpangan yang memerlukan penanganan pengawasan, persoalan dapat dikonsultasikan atau dilaporkan melalui APIP maupun mekanisme pelaporan resmi yang berlaku.
Arahan tertulis dapat menjadi bukti administratif mengenai instruksi yang diberikan.
Namun, keberadaan arahan tertulis tidak menggantikan kewajiban Pejabat Pengadaan untuk menjalankan tugas dan kewenangannya sesuai ketentuan.
Jika arahan tersebut meminta tindakan yang bertentangan dengan prosedur, Pejabat Pengadaan tidak boleh menganggap bahwa tanggung jawabnya otomatis berpindah kepada pemberi arahan.
7. Dokumen Apa yang Harus Disiapkan Pejabat Pengadaan?
Dokumentasi yang baik bukan berarti membuat sebanyak mungkin surat atau berita acara.
Dokumentasi diperlukan untuk menunjukkan bahwa proses pengadaan benar-benar dilaksanakan sesuai ketentuan dan hasilnya dapat ditelusuri.
A. Dokumen Proses Pemilihan
Dokumen yang perlu disimpan disesuaikan dengan jenis pekerjaan, metode pengadaan, bukti kontrak, serta mekanisme pemilihan.
Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, dokumen tersebut antara lain dapat meliputi:
Untuk E-purchasing, dokumentasi menyesuaikan metode yang digunakan dan ketentuan sistem Katalog Elektronik.
B. Dokumen Tambahan Apabila Terdapat Persoalan Arahan Pimpinan
Apabila arahan pimpinan menimbulkan ketidakjelasan mengenai kewenangan, metode, atau hasil pemilihan, Pejabat Pengadaan dapat membuat catatan klarifikasi dan tindak lanjut.
Catatan tersebut sebaiknya memuat fakta secara objektif, bukan dugaan mengenai motif seseorang.
Tanggal: ....................
Paket pekerjaan: Rehabilitasi Gedung Kantor.
Pokok persoalan: Terdapat rekomendasi calon penyedia yang perlu ditindaklanjuti melalui pemeriksaan persyaratan dan proses pemilihan sesuai ketentuan.
Hasil pemeriksaan: Diisi berdasarkan fakta dan dokumen yang benar-benar diperiksa.
Tindak lanjut: Diisi berdasarkan langkah yang telah dilaksanakan, pihak yang telah dikoordinasikan, dan keputusan yang diambil sesuai kewenangan.
Catatan tersebut merupakan contoh praktik administrasi internal, bukan format wajib yang ditetapkan LKPP.
C. Contoh Surat Klarifikasi kepada PPK atau PA/KPA
Surat berikut dapat digunakan apabila terdapat arahan yang perlu diperjelas sebelum proses pemilihan dilanjutkan.
ARAHAN PEMILIHAN PENYEDIA
Kepada Yth.
Pejabat Pembuat Komitmen/Pengguna Anggaran
di Tempat
Hal: Permohonan Klarifikasi Arahan Pemilihan Penyedia
Sehubungan dengan persiapan pelaksanaan Pengadaan Langsung paket pekerjaan Rehabilitasi Gedung Kantor dengan nilai HPS sebesar Rp180.000.000,00, bersama ini kami menyampaikan hal-hal sebagai berikut:
- Berdasarkan informasi/arahan yang kami terima pada tanggal .........., CV Maju Bersama direkomendasikan sebagai calon penyedia untuk paket pekerjaan dimaksud.
- Dalam rangka melaksanakan tugas Pejabat Pengadaan sesuai ketentuan, kami perlu memastikan bahwa proses pemilihan dilaksanakan berdasarkan dokumen persiapan pengadaan, pemenuhan persyaratan, hasil evaluasi, serta klarifikasi dan negosiasi yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon penegasan apakah perusahaan dimaksud merupakan rekomendasi calon penyedia yang tetap harus melalui proses penilaian atau terdapat pertimbangan lain yang perlu kami tindak lanjuti sesuai kewenangan.
Demikian disampaikan sebagai bahan koordinasi agar pelaksanaan pengadaan dapat berjalan secara tertib, efektif, dan akuntabel.
Pejabat Pengadaan,
(Nama dan tanda tangan)
Catatan: Surat ini merupakan contoh administratif. Sesuaikan dengan fakta peristiwa, kewenangan penerima surat, serta tata naskah dinas instansi. Tidak setiap rekomendasi penyedia memerlukan surat klarifikasi formal.
Apabila permasalahan sudah jelas berupa permintaan untuk mengabaikan hasil evaluasi, memalsukan dokumen, atau melaksanakan tindakan yang bertentangan dengan ketentuan, surat klarifikasi tidak boleh digunakan sebagai alasan untuk tetap melaksanakan tindakan tersebut.
8. Checklist, Tanya Jawab, dan Kesimpulan
Checklist Sebelum Pejabat Pengadaan Mengambil Keputusan
Gunakan daftar berikut sebagai alat bantu pemeriksaan internal sebelum menyelesaikan proses pemilihan.
Checklist ini merupakan alat bantu praktis, bukan pengganti tahapan atau dokumen wajib yang ditetapkan dalam peraturan pengadaan.
Pertanyaan yang Sering Muncul
1. Apakah Pejabat Pengadaan boleh mengundang penyedia yang direkomendasikan pimpinan?
Boleh dipertimbangkan apabila metode dan mekanisme pengadaan memungkinkan. Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, satu calon penyedia dapat diundang sesuai ketentuan. Namun, penyedia tersebut tetap harus memenuhi persyaratan dan melalui proses pemilihan yang berlaku.
2. Apakah Pejabat Pengadaan wajib mencari tiga penyedia pembanding?
Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK tidak mensyaratkan tiga penawaran sebagai jumlah minimum peserta yang harus diundang. Namun, informasi pasar dapat digunakan untuk mendukung pemeriksaan kewajaran harga dan negosiasi sesuai ketentuan.
3. Bagaimana jika penyedia yang diarahkan ternyata tidak memenuhi persyaratan?
Pejabat Pengadaan harus mencatat hasil pemeriksaan sesuai fakta. Penyedia tidak dapat dinyatakan memenuhi persyaratan hanya karena adanya arahan pimpinan. Tindak lanjut proses pemilihan dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Apakah rekomendasi pimpinan sama dengan Penunjukan Langsung?
Tidak. Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung merupakan dua metode pemilihan yang berbeda.
Penunjukan Langsung hanya dapat digunakan apabila memenuhi kriteria keadaan tertentu yang ditetapkan dalam peraturan. Arahan pimpinan semata bukan dasar tersendiri untuk menggunakan metode Penunjukan Langsung.
5. Apakah surat perintah tertulis dapat menghilangkan tanggung jawab Pejabat Pengadaan?
Tidak secara otomatis. Surat tersebut dapat menjadi bukti adanya arahan, tetapi tidak menggantikan kewajiban menjalankan proses pemilihan sesuai ketentuan dan kewenangan.
6. Apakah setiap arahan pimpinan harus langsung dilaporkan kepada APIP?
Tidak setiap rekomendasi calon penyedia merupakan indikasi penyimpangan. Jika terdapat persoalan prosedural, langkah awal dapat berupa klarifikasi dan koordinasi sesuai struktur organisasi.
Apabila terdapat indikasi penyimpangan yang memerlukan pengawasan, gunakan mekanisme konsultasi atau pelaporan resmi yang berlaku.
7. Bagaimana jika penyedia sudah mulai bekerja sebelum proses pengadaan selesai?
Keadaan ini harus diperiksa secara terpisah karena menyangkut fakta pelaksanaan pekerjaan, kewenangan pemberian perintah kerja, dan dasar perikatan.
Pejabat Pengadaan tidak boleh membuat dokumen pemilihan dengan tanggal atau isi yang tidak sesuai fakta untuk memberikan kesan bahwa proses telah selesai sebelum pekerjaan dimulai.
Lakukan identifikasi kondisi sebenarnya dan koordinasikan tindak lanjut dengan PPK, PA/KPA, serta pihak yang berwenang sesuai kebutuhan.
Kesimpulan: Jangan Menolak Rekomendasi Tanpa Alasan, tetapi Jangan Mengabaikan Proses
Ketika pimpinan sudah menyebutkan nama penyedia sebelum pengadaan dimulai, Pejabat Pengadaan perlu terlebih dahulu memahami bentuk arahan dan metode pengadaan yang akan digunakan.
Dalam Pengadaan Langsung, satu calon penyedia dapat diundang sesuai mekanisme yang berlaku. Karena itu, rekomendasi nama perusahaan tidak otomatis berarti telah terjadi pelanggaran pengadaan.
Namun, rekomendasi tersebut tidak boleh menggantikan pemeriksaan persyaratan, evaluasi, klarifikasi, negosiasi, dan dokumentasi yang diwajibkan.
Apabila penyedia memenuhi seluruh persyaratan dan proses pemilihan dilaksanakan sesuai ketentuan, pengadaan dapat ditindaklanjuti berdasarkan hasil pemilihan.
Sebaliknya, apabila penyedia tidak memenuhi persyaratan atau terdapat arahan untuk merekayasa hasil pemilihan, Pejabat Pengadaan harus tetap mencatat hasil sebenarnya dan mengambil tindakan sesuai kewenangannya.
PESAN UNTUK PEJABAT PENGADAAN
Menghormati pimpinan tidak berarti harus mengabaikan prosedur pengadaan.
Menjaga independensi juga tidak berarti harus menolak setiap rekomendasi yang disampaikan pimpinan.
Terima informasi calon penyedia, periksa persyaratannya, laksanakan proses sesuai ketentuan, dan dokumentasikan hasilnya berdasarkan fakta.
Dasar Hukum dan Referensi
-
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018
tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
beserta perubahannya, terakhir
Perpres Nomor 46 Tahun 2025.
Rujukan: Pasal 6 dan 7 tentang prinsip dan etika; Pasal 12 tentang tugas Pejabat Pengadaan; Pasal 38 dan 41 tentang metode pemilihan; Pasal 50 tentang pelaksanaan pemilihan; serta Pasal 76 tentang pengawasan internal.
Buka JDIH LKPP -
Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021
tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia.
Referensi teknis pelaksanaan pengadaan melalui penyedia, termasuk Pengadaan Langsung.
Buka JDIH LKPP -
Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024
tentang Perubahan atas Peraturan
LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
Perubahan ketentuan pedoman pelaksanaan pengadaan melalui penyedia.
Buka JDIH LKPP -
Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026
tentang Katalog Elektronik dalam
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Rujukan pelaksanaan E-purchasing, termasuk pembelian langsung, negosiasi harga, dan mini kompetisi.
Buka JDIH LKPP
Artikel ini merupakan pembahasan edukatif mengenai pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah melalui penyedia berdasarkan ketentuan umum PBJ.
Studi kasus dan contoh komunikasi yang digunakan merupakan ilustrasi, bukan gambaran mengenai instansi, pimpinan, atau penyedia tertentu.
Dalam menghadapi kasus nyata, pelaku pengadaan tetap perlu memeriksa fakta, dokumen, metode pengadaan, kewenangan, dan ketentuan teknis yang berlaku untuk paket bersangkutan.
Untuk pengadaan dengan pengaturan khusus, termasuk pengadaan pada BLUD yang menggunakan ketentuan khusus, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap peraturan yang berlaku bagi pengadaan tersebut.
Komentar
Posting Komentar