Cara Menyusun HPS yang Wajar dan Dapat Dipertanggungjawabkan

Panduan Praktis PPK

Jangan Salah Menyusun HPS: Panduan Praktis, Contoh Perhitungan, dan Checklist PPK

Memahami fungsi HPS, memilih sumber harga, menormalisasi data, menghitung komponen biaya, serta mendokumentasikan prosesnya berdasarkan regulasi pengadaan terbaru.

Catatan pembaruan: Artikel ini menggantikan pembahasan lama yang masih merujuk Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018. Peraturan tersebut telah dicabut dan digantikan oleh Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021, yang kemudian diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024.

Harga Perkiraan Sendiri atau HPS sering dipahami hanya sebagai hasil survei harga. Dalam praktiknya, HPS bukan sekadar mengumpulkan tiga penawaran kemudian mengambil harga rata-rata.

HPS harus menggambarkan perkiraan harga yang wajar untuk memperoleh barang atau jasa sesuai spesifikasi, volume, lokasi, waktu, kondisi pasar, rancangan kontrak, pembagian risiko, biaya tidak langsung, keuntungan, dan ketentuan perpajakan.

Daftar isi

1. Pengertian HPS
2. Perbedaan pagu, RAB, dan HPS
3. Fungsi HPS
4. Pengecualian HPS
5. Risiko kesalahan HPS
6. Tahapan penyusunan
7. Sumber data
8. Normalisasi harga
9. Komponen HPS
10. Contoh perhitungan
11. Reviu HPS
12. Checklist PPK

1. Apa yang Dimaksud dengan HPS?

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perkiraan harga barang/jasa yang ditetapkan oleh PPK dengan memperhitungkan biaya tidak langsung, keuntungan, dan Pajak Pertambahan Nilai.

Pasal 26 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 menetapkan bahwa HPS dihitung secara keahlian dengan menggunakan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dengan demikian, HPS tidak boleh ditetapkan hanya berdasarkan perkiraan pribadi, sisa anggaran, nilai pagu, atau harga yang disampaikan oleh satu calon penyedia tanpa pengujian lebih lanjut.

2. Bedakan Pagu, RAB, dan HPS

Istilah	Fungsi	Pertanyaan utama
Pagu anggaran	Batas tertinggi anggaran yang tersedia untuk paket.	Berapa anggaran yang tersedia?
RAB/perkiraan biaya	Perkiraan biaya yang disusun pada tahap perencanaan untuk mendukung penganggaran.	Berapa dana yang perlu direncanakan?
HPS	Perkiraan harga wajar yang ditetapkan PPK menjelang pemilihan berdasarkan kebutuhan dan kondisi pasar.	Berapa perkiraan harga wajar saat pemilihan dilaksanakan?

Kesalahan yang harus dihindari: menetapkan HPS sama persis dengan pagu hanya karena anggarannya tersedia. Nilai HPS harus lahir dari perhitungan yang dapat dijelaskan dan tidak boleh melebihi pagu anggaran.

3. Apa Fungsi HPS?

Berdasarkan Pasal 26, HPS digunakan sebagai:

1. alat untuk menilai kewajaran harga penawaran dan/atau kewajaran harga satuan;
2. dasar menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah dalam Pengadaan Barang, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa Lainnya;
3. dasar menentukan besaran Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan, dan Jaminan Sanggah Banding;
4. dasar menentukan batasan persyaratan personel manajerial dan peralatan utama dalam Pekerjaan Konstruksi; dan
5. dasar menentukan penerbit jaminan.

Perhatikan: fungsi HPS sebagai batas tertinggi penawaran tidak disebutkan untuk Jasa Konsultansi. Evaluasi dan negosiasi biaya Jasa Konsultansi mengikuti metode serta ketentuan pemilihan yang berlaku.

Apakah HPS menjadi dasar menghitung kerugian negara?

Tidak. Pasal 26 ayat (6) secara tegas menyatakan bahwa HPS tidak menjadi dasar perhitungan besaran kerugian negara.

Meskipun demikian, proses penyusunan HPS tetap harus dilakukan secara profesional dan akuntabel. Data palsu, rekayasa harga, konflik kepentingan, atau perbuatan melawan hukum tetap dapat menimbulkan konsekuensi berdasarkan fakta dan ketentuan hukum yang berlaku.

4. Kapan HPS Tidak Wajib Disusun?

Jenis pengadaan	Pengecualian penyusunan HPS
Pengadaan Barang/Jasa secara umum	Pagu anggaran paling banyak Rp10.000.000,00.
E-purchasing	Nilai paling banyak Rp100.000.000,00.
Pekerjaan terintegrasi	Tender pekerjaan terintegrasi.

Pengecualian tersebut tidak berarti pembelian dapat dilakukan tanpa menguji kewajaran harga. PPK atau Pejabat Pengadaan tetap perlu memastikan bahwa harga transaksi wajar, efisien, dan sesuai kebutuhan.

5. Risiko HPS yang Tidak Disusun dengan Baik

HPS terlalu rendah

• penawaran yang wajar dapat melampaui HPS;
• pemilihan berpotensi gagal;
• spesifikasi atau volume terpaksa dikurangi;
• penyedia menawarkan barang atau metode berkualitas rendah; atau
• pelaksanaan kontrak berisiko terganggu.

HPS terlalu tinggi

• persaingan harga menjadi kurang optimal;
• terbuka ruang penawaran mendekati nilai HPS;
• efisiensi anggaran tidak tercapai;
• PPK kesulitan menjelaskan kewajaran sumber harga; atau
• menimbulkan risiko pemeriksaan dan pertanyaan atas akuntabilitas proses.

Tujuan penyusunan HPS bukan mencari angka terendah. Tujuannya memperoleh perkiraan harga yang wajar, realistis, mutakhir, dan dapat dipertanggungjawabkan untuk memenuhi kebutuhan.

6. Tahapan Praktis Menyusun HPS

1 Pastikan kebutuhan sudah jelas
Periksa spesifikasi teknis/KAK, volume, satuan, lokasi, jadwal, keluaran pekerjaan, standar mutu, garansi, layanan purnajual, rancangan kontrak, dan pembagian risiko.

2 Periksa pagu dan hasil perencanaan
Gunakan RAB atau perkiraan biaya pada tahap perencanaan sebagai titik awal, bukan sebagai hasil akhir HPS.

3 Identifikasi seluruh komponen biaya
Petakan harga pokok, tenaga kerja, material, peralatan, pengiriman, pemasangan, pengujian, pelatihan, garansi, biaya tidak langsung, keuntungan, dan pajak.

4 Kumpulkan data yang dapat dipertanggungjawabkan
Gunakan lebih dari satu sumber apabila tersedia. Catat nama sumber, tanggal, lokasi, spesifikasi, volume, syarat pembayaran, pajak, masa berlaku, dan bukti pendukungnya.

5 Normalisasi data
Samakan spesifikasi, satuan, volume, lokasi pengiriman, waktu, pajak, garansi, potongan harga, dan ketentuan komersial sebelum membandingkan data.

6 Pilih metode estimasi
Gunakan perbandingan pasar, pendekatan biaya, kontrak sejenis yang disesuaikan, engineer’s estimate, standar biaya, atau kombinasi beberapa pendekatan.

7 Uji kewajaran hasil
Telusuri data yang sangat tinggi atau rendah. Jangan otomatis membuang data pencilan sebelum mengetahui penyebab perbedaannya.

8 Susun kertas kerja HPS
Tunjukkan sumber data, penyesuaian, asumsi, rumus, komponen biaya, biaya tidak langsung, keuntungan, pajak, dan alasan memilih nilai.

9 Lakukan reviu
Pastikan HPS konsisten dengan spesifikasi/KAK, volume, rancangan kontrak, jadwal, lokasi, serta risiko pekerjaan.

10 Tetapkan HPS
PPK menetapkan HPS setelah memastikan hasil perhitungan wajar, didukung bukti, dan tidak melebihi pagu anggaran.

7. Sumber Data Penyusunan HPS

Sumber data	Hal yang harus diperiksa
Harga pasar setempat	Lokasi, tanggal survei, spesifikasi, volume, ketersediaan, dan kondisi penyerahan.
Harga resmi pemerintah	Masa berlaku, wilayah, satuan, dan komponen yang sudah termasuk.
Produsen, distributor, agen, atau pelaku usaha	Status rantai pasok, diskon, ongkos kirim, garansi, instalasi, dan layanan purnajual.
Katalog elektronik	Wilayah, kuantitas, biaya pengiriman, spesifikasi, dan riwayat harga atau transaksi jika tersedia.
Kontrak sejenis	Tahun kontrak, lokasi, volume, spesifikasi, jenis kontrak, serta perubahan kondisi pasar.
Engineer’s estimate	Gambar, spesifikasi, kuantitas, analisis harga satuan, metode, produktivitas, dan kondisi lokasi.
Data ekonomi	Inflasi, indeks harga, kurs, suku bunga, dan perubahan biaya yang relevan.
Sumber lain yang dapat dipertanggungjawabkan	Metode memperoleh data, relevansi, keandalan, tanggal, dan bukti pendukung.

Tidak ada aturan bahwa HPS selalu harus memakai tiga penawaran. Jumlah sumber data disesuaikan dengan struktur pasar dan ketersediaan informasi. Hal yang terpenting adalah mutu, kesetaraan, kemutakhiran, dan keterlacakan data.

8. Mengapa Data Harga Harus Dinormalisasi?

Dua harga tidak dapat langsung dibandingkan hanya karena nama barang atau jasanya sama. PPK harus memastikan ruang lingkup dan kondisi komersialnya sebanding.

Unsur yang dibandingkan	Contoh perbedaan
Spesifikasi	Kapasitas, bahan, mutu, fitur, merek, standar, dan garansi.
Volume	Harga satu unit dapat berbeda dengan pembelian 500 unit.
Lokasi	Harga belum termasuk pengiriman ke lokasi pekerjaan.
Waktu	Harga tahun lalu perlu disesuaikan dengan kondisi sekarang.
Pajak	Ada harga yang sudah termasuk pajak dan ada yang belum.
Syarat pembayaran	Tunai, termin, uang muka, atau pembayaran setelah serah terima.
Layanan tambahan	Instalasi, pengujian, pelatihan, garansi, dan pemeliharaan.

9. Komponen HPS Menurut Jenis Pengadaan

A. Pengadaan Barang

• harga barang;
• biaya pengemasan dan pengiriman;
• biaya asuransi pengiriman apabila diperlukan;
• biaya instalasi dan pengujian;
• suku cadang;
• pelatihan;
• garansi atau layanan purnajual;
• biaya tidak langsung dan keuntungan yang wajar; serta
• PPN sesuai ketentuan perpajakan.

B. Pekerjaan Konstruksi

• upah tenaga kerja;
• material dan bahan;
• peralatan;
• produktivitas dan koefisien analisis harga satuan;
• mobilisasi dan pekerjaan sementara;
• keselamatan konstruksi dan pengendalian mutu;
• biaya tidak langsung serta keuntungan yang wajar; dan
• pajak sesuai ketentuan.

Perhitungan konstruksi harus konsisten dengan gambar, spesifikasi, volume, metode pelaksanaan, kondisi lapangan, serta ketentuan sektoral pekerjaan konstruksi.

C. Jasa Konsultansi

HPS Jasa Konsultansi dapat menggunakan:

1. pendekatan berbasis biaya, terdiri atas biaya langsung personel dan biaya langsung nonpersonel;
2. pendekatan berbasis pasar, berdasarkan harga untuk menghasilkan keluaran sejenis; atau
3. pendekatan berbasis keahlian atau nilai, untuk keahlian, reputasi, atau hak eksklusif tertentu.

Jangan otomatis menetapkan biaya nonpersonel dengan persentase tertentu. Susun biaya berdasarkan kebutuhan nyata dalam KAK, metode pelaksanaan, lokasi, dan jenis kontrak.

D. Jasa Lainnya

• upah tenaga kerja;
• bahan, material, dan barang habis pakai;
• peralatan dan fasilitas;
• transportasi dan mobilisasi;
• pengawasan dan pengendalian mutu;
• biaya tidak langsung serta keuntungan yang wajar; dan
• pajak sesuai ketentuan.

10. Contoh Perhitungan HPS Barang

PPK akan membeli peralatan dengan lokasi penyerahan di kantor pengguna. Setelah data pasar dinormalisasi, diperoleh harga dasar yang dinilai paling mewakili kondisi pasar sebesar Rp100.000.000.

Harga barang setelah normalisasi = Rp100.000.000
Biaya pengiriman = Rp 3.000.000
Biaya instalasi dan pengujian = Rp 2.000.000
Pelatihan pengguna = Rp 1.500.000
Biaya tidak langsung dan keuntungan = Rp 5.000.000
-------------------------------------------------------
Subtotal sebelum PPN = Rp111.500.000
PPN sesuai ketentuan = Rp xx.xxx.xxx
-------------------------------------------------------
Total HPS = Subtotal + PPN

Sebelum menggunakan contoh tersebut, periksa apakah harga sumber sudah mencakup pengiriman, instalasi, keuntungan, atau PPN. Komponen yang sudah terdapat dalam harga dasar tidak boleh dihitung kembali.

Contoh kertas kerja sumber harga

Sumber	Harga awal	Penyesuaian	Harga setara
Distributor A	Rp98.000.000	Tambah pengiriman Rp3.000.000	Rp101.000.000
Distributor B	Rp103.000.000	Sudah termasuk pengiriman	Rp103.000.000
Kontrak sejenis	Rp94.000.000	Penyesuaian waktu dan lokasi Rp6.000.000	Rp100.000.000

PPK tidak harus selalu menggunakan rata-rata. Nilai dapat dipilih menggunakan median, harga yang paling representatif, pendekatan biaya, atau metode lain yang dapat dijelaskan. Dasar pemilihannya harus dicatat dalam kertas kerja.

11. Apa yang Diperiksa dalam Reviu HPS?

1. kesesuaian HPS dengan spesifikasi teknis/KAK;
2. kesesuaian volume dan satuan;
3. kecukupan sumber harga;
4. kemutakhiran data;
5. kesetaraan data yang dibandingkan;
6. ketepatan komponen biaya;
7. kewajaran biaya tidak langsung dan keuntungan;
8. ketepatan perlakuan pajak;
9. kesesuaian dengan rancangan kontrak;
10. kesesuaian dengan lokasi dan jadwal pekerjaan;
11. ketepatan rumus dan perhitungan; serta
12. kelengkapan dokumentasi.

Bagaimana jika Pokja menilai HPS terlalu tinggi atau rendah?

Pokja menyampaikan hasil reviu kepada PPK disertai alasan dan data pendukung. PPK menjelaskan sumber serta metode perhitungannya. Jika ditemukan data yang tidak memadai, kesalahan perhitungan, atau perubahan kondisi pasar, PPK memperbaiki dan menetapkan kembali HPS sebelum proses dilanjutkan sesuai tahapan yang berlaku.

12. Kesalahan yang Sering Terjadi

• menyamakan HPS dengan pagu anggaran;
• hanya memakai satu sumber tanpa alasan yang memadai;
• menganggap harus selalu memperoleh tiga penawaran;
• membandingkan spesifikasi dan ruang lingkup yang tidak setara;
• menggunakan harga lama tanpa penyesuaian;
• mengabaikan diskon karena volume pembelian;
• menggunakan harga eceran untuk pembelian dalam jumlah besar;
• mengabaikan lokasi dan biaya pengiriman;
• menghitung pajak atau komponen biaya dua kali;
• memasukkan PPh sebagai tambahan nilai HPS;
• menambahkan biaya tak terduga atau biaya lain-lain tanpa perincian;
• membuka rincian HPS kepada peserta;
• mengubah HPS agar mendekati penawaran peserta; dan
• tidak menyimpan bukti dan kertas kerja penyusunan HPS.

13. Checklist PPK Sebelum Menetapkan HPS

• ☐ Spesifikasi teknis/KAK sudah jelas dan tidak berubah-ubah.
• ☐ Volume, satuan, lokasi, dan jadwal sudah diperiksa.
• ☐ Jenis kontrak sesuai dengan karakteristik pekerjaan.
• ☐ Sumber harga memiliki identitas dan tanggal yang jelas.
• ☐ Data harga sudah dinormalisasi.
• ☐ Harga yang tidak wajar sudah ditelusuri.
• ☐ Komponen biaya tidak dihitung dua kali.
• ☐ Biaya tidak langsung dan keuntungan dapat dijelaskan.
• ☐ PPN dihitung sesuai ketentuan perpajakan.
• ☐ PPh tidak ditambahkan sebagai komponen HPS.
• ☐ Total HPS tidak melebihi pagu anggaran.
• ☐ Nilai total HPS dan rincian HPS dibedakan kerahasiaannya.
• ☐ Kertas kerja dan bukti pendukung telah disimpan.
• ☐ HPS telah direviu dan ditetapkan oleh PPK.

14. Daftar Referensi

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 , khususnya Pasal 1 angka 33, Pasal 25, dan Pasal 26.
2. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia.
3. Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024 tentang Perubahan atas Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
4. Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 4 Tahun 2022 tentang Pedoman Pelaksanaan Tertib Evaluasi Kewajaran Harga pada Tender Barang/Jasa Lainnya dan Pekerjaan Konstruksi.
5. Peraturan perpajakan terbaru mengenai PPN, objek pajak, dasar pengenaan pajak, dan fasilitas perpajakan.
6. Peraturan sektoral, standar biaya, indeks harga, dan model dokumen yang relevan dengan jenis pengadaan.

Kesimpulan

HPS yang baik bukan HPS yang paling tinggi, paling rendah, atau paling dekat dengan pagu. HPS yang baik adalah perkiraan harga yang wajar, realistis, mutakhir, sesuai kebutuhan, dan dapat ditelusuri kembali sumber serta perhitungannya.

Kualitas HPS sangat dipengaruhi oleh kualitas spesifikasi, sumber data, proses normalisasi, ketepatan komponen biaya, dan dokumentasi. Karena itu, PPK perlu memperlakukan penyusunan HPS sebagai proses analisis, bukan sekadar pekerjaan administratif.

Catatan: artikel ini merupakan panduan praktis. Ketentuan teknis dapat berubah melalui peraturan, model dokumen, kebijakan perpajakan, atau petunjuk pelaksanaan berikutnya. Selalu periksa naskah resmi dan ketentuan sektoral sebelum menetapkan HPS.