Barang Katalog Tidak Diproduksi Lagi, Apa Tindakan PPK?

Kajian Praktis E-Purchasing

Barang Katalog Tidak Diproduksi Lagi: Bolehkah PPK Menerima Produk Pengganti dengan Spesifikasi Berbeda?

Jawaban ringkasnya: tidak boleh langsung diterima atau dilegalkan melalui adendum. Berhentinya produksi bukan izin otomatis untuk mengganti produk yang sudah dipesan. Jika produk pengganti mengubah model atau spesifikasi yang menjadi objek Surat Pesanan, PPK harus menilai kesesuaiannya terhadap kontrak dan batas perubahan Surat Pesanan—bukan semata-mata menerima klaim “setipe” atau “lebih bagus”.

Inti keputusan: barang hanya dapat diterima apabila tetap persis memenuhi objek dan seluruh persyaratan Surat Pesanan. Jika penggantinya merupakan produk/model lain atau ada spesifikasi kontraktual yang berubah, jangan dibuat BAST seolah-olah sesuai. Minta pemenuhan sesuai pesanan; bila penyedia tidak mampu, tempuh mekanisme wanprestasi/pemutusan sesuai klausul Surat Pesanan, kemudian lakukan pengadaan baru bila kebutuhan masih ada.

1. Kasus yang Dibahas

Instansi telah menandatangani Surat Pesanan melalui Katalog Elektronik untuk Produk A. Sebelum barang diserahkan, penyedia menyampaikan bahwa Produk A sudah tidak diproduksi. Penyedia menawarkan Produk B yang disebut “setipe”, tetapi beberapa spesifikasinya berbeda.

Pertanyaan hukumnya bukan sekadar apakah Produk B lebih baru atau masih dapat digunakan. Pertanyaan yang tepat ialah: apakah Produk B masih merupakan prestasi yang diperjanjikan, dan apakah perubahan itu termasuk ruang lingkup perubahan Surat Pesanan yang dibolehkan?

2. Batas Perubahan Surat Pesanan

Pedoman operasional Katalog Elektronik dalam Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 memuat ruang lingkup perubahan Surat Pesanan sebagai berikut.

Kelompok

Perubahan yang dicantumkan

Makna praktis

Kuantitas dan waktu

Menambah/mengurangi volume; mengubah jadwal waktu permintaan tiba.

Tidak memberikan kewenangan mengganti produk atau spesifikasi teknis.

Biaya dan layanan

Menambah/mengurangi harga pengiriman kurir; persentase PPN/PPnBM; serta layanan tambahan.

Perubahan terbatas pada komponen yang disebut, bukan penggantian barang utama.

Administratif

Mengganti ketentuan tambahan tanpa perubahan harga; mengganti penanggung jawab penandatangan.

Frasa “ketentuan tambahan” tidak patut diperluas menjadi perubahan objek atau spesifikasi pokok pesanan.

Daftar tersebut tidak mencantumkan penggantian produk, merek/model, ataupun spesifikasi teknis barang.

Karena itu, ruang perubahan Surat Pesanan tidak dapat ditafsirkan sebagai cek kosong. Ketentuan perubahan yang bersifat khusus untuk transaksi katalog harus dibaca sesuai unsur yang disebutkan. Adendum tidak boleh digunakan untuk mengubah hasil pemilihan menjadi transaksi atas barang lain.

3. “Setipe”, “Setara”, atau “Lebih Tinggi” Belum Tentu Sama

Istilah pemasaran tidak menentukan kesesuaian kontrak. Produk pengganti mungkin unggul pada satu unsur tetapi lebih rendah atau berbeda pada unsur lain. PPK harus membandingkan sekurang-kurangnya:

No.

Unsur

Yang dibandingkan

Risiko bila berubah

1

Identitas produk

Merek, tipe, model, SKU dan ID produk katalog.

Objek pesanan berubah.

2

Spesifikasi

Seluruh parameter minimum, fungsi, dimensi, kapasitas dan kompatibilitas.

Kebutuhan pengguna atau integrasi sistem tidak terpenuhi.

3

Legalitas produk

Izin edar, standar wajib, sertifikasi, keselamatan dan ketentuan sektoral.

Barang tidak boleh digunakan atau diedarkan.

4

PDN/TKDN

Status produk dalam negeri, nilai TKDN/BMP dan komitmen awal.

Kebijakan penggunaan produk dalam negeri terlanggar.

5

Komersial

Harga, garansi, layanan purnajual, umur pakai dan biaya operasi.

Nilai manfaat dan dasar evaluasi berubah.

6

Jejak pemilihan

Negosiasi atau mini-kompetisi yang menghasilkan pesanan.

Pemenang dapat berbeda seandainya Produk B yang sejak awal dipertandingkan.

4. Contoh Riil

Surat Pesanan menyebut laptop Model A: layar 14 inci, RAM 16 GB, SSD 512 GB, garansi 3 tahun, dan TKDN 40%. Penyedia menawarkan Model B karena Model A dihentikan: prosesor lebih cepat, tetapi layar 15,6 inci, garansi 1 tahun, dan TKDN 25%.

Kesimpulan: Model B tidak dapat diterima hanya karena prosesornya lebih cepat dan harganya tidak naik. Ukuran, garansi, TKDN, identitas model, dan basis pemilihannya berubah. “Lebih tinggi” pada satu parameter tidak menghapus ketidaksesuaian parameter lain.

5. Langkah Operasional PPK

1. Hentikan persetujuan informal. Jangan menjanjikan penerimaan, membuat BAST, atau memproses pembayaran sebelum pemeriksaan selesai.
2. Minta pemberitahuan tertulis. Penyedia menjelaskan sebab tidak dapat memenuhi pesanan, tanggal penghentian produksi, sisa stok, dampak jadwal, dan usulan penyelesaian. Minta bukti resmi dari pabrikan/prinsipal; brosur penjual tidak cukup.
3. Kunci dokumen pembanding. Gunakan Surat Pesanan, spesifikasi/KAK, produk katalog saat transaksi, hasil negosiasi atau mini-kompetisi, TKDN/BMP, garansi, dan syarat layanan. Simpan tangkapan atau arsip halaman produk.
4. Lakukan kajian teknis tertulis. Tim teknis/pengguna membandingkan parameter baris per baris. Kajian teknis memberi fakta kesesuaian; keputusan kontraktual tetap pada PPK.
5. Uji materialitas dan kewenangan perubahan. Bedakan variasi nonkontraktual—misalnya kemasan baru tetapi produk, SKU dan seluruh spesifikasi tetap sama—dengan penggantian model/produk atau perubahan spesifikasi.
6. Minta pemenuhan sesuai pesanan. Berikan kesempatan sesuai kontrak apabila masih mungkin dipenuhi. Penghentian produksi pada umumnya merupakan risiko pasokan penyedia, bukan otomatis keadaan kahar.
7. Jika tetap tidak mampu, terapkan kontrak. Lakukan teguran, kesempatan perbaikan bila disediakan, pencatatan keterlambatan/ketidakmampuan, pemutusan, pencairan jaminan, pengembalian uang muka, dan/atau sanksi hanya berdasarkan fakta serta klausul yang benar-benar terpenuhi.
8. Penuhi kebutuhan melalui transaksi baru. Setelah hubungan kontraktual lama diselesaikan secara sah, lakukan analisis pasar dan e-purchasing baru—atau metode lain bila alasan pengecualian e-purchasing terpenuhi dan didokumentasikan.

6. Matriks Keputusan Cepat

Kondisi

Status

Tindakan PPK

Produk, model/SKU dan seluruh spesifikasi tetap sama; hanya kemasan atau informasi nonkontraktual berubah.

Dapat diperiksa

Buktikan bahwa objek tidak berubah dan lakukan pemeriksaan sesuai Surat Pesanan.

Model penerus berbeda, walaupun seluruh klaim kinerja disebut setara atau lebih tinggi.

Sangat berisiko

Jangan mengandalkan klaim ekuivalen. Jika identitas objek berubah dan tidak tercakup ruang perubahan, selesaikan pesanan lama dan lakukan transaksi baru.

Satu atau lebih spesifikasi minimum, garansi, TKDN, izin, kompatibilitas atau layanan lebih rendah/berbeda.

Tolak

Jangan BAST dan jangan membayar sebagai barang sesuai. Terapkan mekanisme kontrak.

Barang pengganti sebenarnya lebih bermanfaat bagi instansi.

Bukan alasan adendum

Manfaat tidak menggantikan kewenangan. Rumuskan kebutuhan baru dan lakukan pemilihan/transaksi baru.

7. Bagaimana Jika Pesanan Berasal dari Mini-Kompetisi?

Kehati-hatian harus lebih tinggi. Pasal 17 ayat (1) Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 mengatur mini-kompetisi untuk produk yang sama atau produk dengan spesifikasi yang sama dengan kebutuhan PPK. Jika produk pemenang kemudian diganti dengan model yang spesifikasinya berbeda, hasil perbandingan harga dan kualitas dapat kehilangan dasar. Tidak dapat dipastikan penyedia yang sama tetap menjadi pemenang seandainya produk pengganti itu yang sejak awal dikompetisikan.

8. Pemeriksaan dan BAST Bukan Formalitas

Pedoman Katalog mengharuskan PPK memeriksa dan mengonfirmasi kesesuaian barang/jasa dengan Surat Pesanan. BAST dibuat setelah barang/jasa diterima atau pekerjaan selesai. Oleh sebab itu, BAST bukan alat untuk mengubah pesanan secara retroaktif. Menandatangani BAST atas Produk B sementara Surat Pesanan menyebut Produk A menciptakan dokumen yang tidak menggambarkan keadaan kontraktual sebenarnya.

Rumusan berita acara pemeriksaan yang aman: tuliskan barang yang hadir, model/nomor seri, hasil perbandingan tiap parameter, ketidaksesuaian, bukti foto, dan kesimpulan “belum dapat diterima” apabila ada penyimpangan. Jangan mengganti istilah “tidak sesuai” dengan “setara” tanpa dasar dokumen kontrak.

9. Apakah Penghentian Produksi Merupakan Keadaan Kahar?

Tidak otomatis. Status keadaan kahar harus diuji terhadap definisi dan klausul Surat Pesanan: kejadian berada di luar kendali, tidak dapat diperkirakan secara wajar, tidak dapat dihindari/diatasi, serta benar-benar menyebabkan kewajiban tidak dapat dilaksanakan. Keputusan bisnis pabrikan menghentikan model, kegagalan penyedia mengamankan stok, atau keterlambatan memesan pada umumnya lebih dekat kepada risiko rantai pasok penyedia. PPK wajib menilai bukti dan hubungan sebab-akibat; surat “discontinued” sendiri belum membuktikan keadaan kahar.

10. Sebelum dan Sesudah Surat Pesanan Ditandatangani

Tahap

Posisi hukum

Respons yang tepat

Sebelum Surat Pesanan ditandatangani

Kontrak belum lahir.

Hentikan proses atas produk yang tidak tersedia; perbarui analisis pasar dan pilih produk yang tersedia melalui tata cara yang tepat.

Sudah ditandatangani, belum dikirim

Penyedia terikat memenuhi prestasi.

Minta pemenuhan persis; jangan menyetujui substitusi informal.

Produk pengganti sudah dikirim

Barang harus diperiksa terhadap pesanan.

Tolak/nyatakan belum dapat diterima jika tidak sesuai; dokumentasikan dan minta penyedia menindaklanjuti.

Terlanjur BAST atau dibayar

Ada risiko administrasi, kontrak dan kerugian.

Jangan membuat adendum mundur. Lakukan reviu korektif bersama APIP/unit hukum dan tindak lanjut berdasarkan fakta.

11. Dokumen Minimal yang Harus Disimpan

• Surat Pesanan beserta ketentuan dan versi syarat yang berlaku saat ditandatangani;
• bukti produk katalog, spesifikasi, harga, TKDN/BMP dan garansi pada saat transaksi;
• surat penyedia serta konfirmasi resmi pabrikan/prinsipal mengenai penghentian produksi;
• matriks perbandingan teknis dan pendapat tim teknis/pengguna;
• notulen klarifikasi, teguran, jawaban penyedia dan keputusan PPK beserta alasannya;
• berita acara pemeriksaan/penolakan, foto, model, SKU dan nomor seri; serta
• dokumen penyelesaian kontrak lama dan analisis pengadaan baru, bila diperlukan.

12. Dasar Hukum dan Catatan Masa Transisi

1. Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, terutama Pasal 12 ayat (2)–(6), Pasal 17 ayat (1), Pasal 19, serta Pasal 23–24.
2. Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024, bagian perubahan Surat Pesanan, pemutusan, serta serah terima pada penyelenggaraan Katalog Elektronik.
3. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 sebagai perubahan kedua Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, termasuk prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil dan akuntabel.

Catatan penting: Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 mencabut Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021. Untuk Surat Pesanan yang telah ditandatangani sebelum aturan baru berlaku, Pasal 23 menyatakan pesanan tersebut tetap sah sampai berakhir. Karena itu, selalu periksa tanggal transaksi dan klausul elektronik yang menjadi bagian Surat Pesanan. Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 digunakan sepanjang ketentuannya masih berlaku, tidak diganti, dan/atau menjadi bagian dari ketentuan transaksi terkait.

Kesimpulan

Barang yang tidak lagi diproduksi tidak membuat PPK bebas menerima barang pengganti. Ukuran utamanya adalah kesesuaian dengan Surat Pesanan dan kewenangan perubahan yang tersedia. Apabila identitas produk atau spesifikasi kontraktual berubah, jalur yang akuntabel bukan memaksakan adendum dan BAST, melainkan menyelesaikan kegagalan pemenuhan pesanan sesuai kontrak, lalu melakukan transaksi baru untuk produk yang benar-benar tersedia dan memenuhi kebutuhan.

Artikel ini merupakan kajian umum, bukan pendapat hukum untuk satu kontrak tertentu. Keputusan kasus konkret harus membaca Surat Pesanan, versi syarat transaksi, dokumen pemilihan, bukti teknis, serta peraturan sektoral yang berlaku pada tanggal transaksi.