Panduan praktis PBJ • diperbarui berdasarkan regulasi sampai September 2026

Pejabat Pengadaan Galau Memilih Penyedia dalam Pengadaan Langsung atau E-Purchasing Negosiasi: Siapa yang Harus Diundang atau Dipilih?

Banyak Pejabat Pengadaan merasa serba salah. Jika memilih sendiri, khawatir dianggap mengarahkan. Jika menerima nama dari PPK atau pengguna, khawatir disebut hanya menjalankan “titipan”. Jika meminta beberapa penawaran, proses Pengadaan Langsung malah berubah seperti tender kecil. Lalu bagaimana praktik yang benar?

Daftar Isi Artikel

1. Nonkompetisi bukan bebas memilih
2. Pihak yang boleh memberi informasi penyedia
3. Pihak yang menentukan calon penyedia
4. Delapan langkah memilih calon
5. Contoh nyata pemilihan penyedia
6. Konstruksi dan Jasa Konsultansi
7. Apakah penyedia harus bergiliran?
8. E-purchasing melalui negosiasi
9. Negosiasi atau mini kompetisi?
10. Kertas kerja penetapan calon
11. Tanda proses mulai berisiko
12. Kalimat aman menerima informasi
13. Kesimpulan
14. Dasar hukum dan referensi

Jawaban intinya: Pengadaan Langsung merupakan metode pemilihan terhadap satu calon penyedia, bukan proses kompetisi penawaran seperti tender atau mini kompetisi. Pejabat Pengadaan dapat mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu. Nama calon dapat berasal dari pencarian Pejabat Pengadaan, informasi pasar, data pengalaman, maupun informasi dari PPK/unit pemilik kebutuhan. Informasi nama tersebut bukan perintah penetapan. Pejabat Pengadaan tetap wajib melakukan penilaian independen atas legalitas, kemampuan, kesesuaian teknis, kinerja, konflik kepentingan, dan kewajaran harga serta mematuhi prinsip dan etika PBJ.

1. Nonkompetisi bukan berarti bebas memilih tanpa dasar

Dalam Pengadaan Langsung, beberapa penyedia tidak diminta memasukkan penawaran untuk diperingkat dan ditentukan pemenangnya. Pada proses yang menggunakan undangan dan SPK, Pejabat Pengadaan mengundang satu calon penyedia, mengevaluasi penawarannya, lalu melakukan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga.

Namun tidak adanya kompetisi penawaran tidak menghapus prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel maupun etika pengadaan. Karena itu, pilihan satu penyedia harus mempunyai alasan objektif dan jejak dokumen.

Satu penyedia yang diundang ≠ satu-satunya sumber informasi pasar.

Apabila informasinya tersedia, Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas dari sedikitnya dua sumber informasi berbeda. Yang dibandingkan adalah informasi pasar—misalnya katalog, toko daring, kontrak sejenis, situs resmi, daftar harga, atau hasil survei—bukan mengadakan lomba penawaran antarpelaku usaha. Jika pasar sangat terbatas, hasil penelusuran dan alasan keterbatasannya harus didokumentasikan.

Tidak semua Pengadaan Langsung memakai tahapan yang sama

Pengadaan Langsung Barang/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp50 juta dan harganya sudah pasti dapat dilaksanakan melalui pembelian atau pemesanan kepada penyedia. Adapun Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK dilaksanakan melalui pencarian informasi pasar, undangan kepada satu calon penyedia, penyampaian dan evaluasi penawaran, klarifikasi, serta negosiasi teknis dan harga. Karena itu, pembaca tidak boleh menerapkan tahapan undangan formal secara seragam kepada seluruh transaksi.

Jenis pengadaan	Batas nilai Pengadaan Langsung	Catatan
Barang/Jasa Lainnya	Paling banyak Rp200 juta	Untuk nilai paling banyak Rp50 juta dengan harga pasti dapat dilakukan melalui pembelian/pemesanan; untuk proses ber-SPK gunakan tahapan pemilihan yang sesuai.
Pekerjaan Konstruksi	Paling banyak Rp400 juta	Mengikuti ketentuan terbaru Perpres 46 Tahun 2025 dan pedoman pelaksanaan yang berlaku.
Jasa Konsultansi	Paling banyak Rp100 juta	Dilaksanakan melalui proses Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi sesuai dokumen pemilihan.

2. Siapa yang boleh mengusulkan nama penyedia?

Dalam praktik, PPK, PPTK, pengguna teknis, pengelola barang, atau unit pemilik kebutuhan sering menyampaikan informasi mengenai pelaku usaha karena pernah bekerja baik, memahami lokasi, cepat merespons, atau produknya telah digunakan sebelumnya. Penyampaian informasi tersebut tidak otomatis dilarang, sepanjang diposisikan sebagai informasi awal yang harus diverifikasi. Penyampaian nama tidak memberi mereka kewenangan formal untuk menentukan penyedia dan tidak memindahkan tanggung jawab Pejabat Pengadaan dalam memilih calon yang diundang.

Informasi kinerja sebaiknya tidak berhenti pada pernyataan lisan. Pejabat Pengadaan dapat meminta atau memeriksa kontrak sebelumnya, berita acara penyelesaian, penilaian kinerja dalam SiKAP, catatan mutu dan ketepatan waktu, layanan purnajual, serta informasi mengenai klaim atau pekerjaan bermasalah.

“Penyedia A pernah mengerjakan pekerjaan sejenis dengan hasil baik” adalah informasi awal. Kalimat itu belum cukup menjadi keputusan memilih Penyedia A.

Bentuk informasi	Status	Sikap Pejabat Pengadaan
Nama penyedia disertai pengalaman, bukti kinerja, dan alasan teknis	Informasi yang dapat diuji	Verifikasi kemampuan, legalitas, rekam jejak, harga pasar, dan konflik kepentingan.
Nama penyedia tanpa penjelasan	Informasi belum cukup	Minta dasar rekomendasi dan tetap lakukan penelusuran sendiri.
Perintah memenangkan penyedia tertentu	Tidak dapat diterima	Tolak intervensi; catat dan laporkan sesuai jalur apabila mengandung tekanan atau konflik kepentingan.
Ada hubungan keluarga, kepemilikan, imbalan, atau kepentingan pribadi	Konflik kepentingan	Jangan melanjutkan tanpa penyelesaian konflik kepentingan sesuai ketentuan.

3. Siapa yang akhirnya menentukan penyedia yang diundang?

Untuk Pengadaan Langsung yang menjadi kewenangannya, keputusan mengundang calon penyedia berada pada Pejabat Pengadaan. PPK menyiapkan kebutuhan, spesifikasi teknis/KAK, HPS apabila diwajibkan, rancangan kontrak, serta dokumen persiapan lainnya. PPK atau unit pemilik kebutuhan dapat memberi informasi pasar dan rekam jejak, tetapi informasi itu tidak mengikat dan tidak boleh mengambil alih independensi Pejabat Pengadaan.

Pelaku	Kontribusi yang tepat	Batasnya
PPK	Menjelaskan kebutuhan, risiko, keluaran, spesifikasi/KAK, HPS dan pengalaman kinerja yang relevan.	Tidak memerintahkan Pejabat Pengadaan memenangkan nama tertentu.
Pengguna teknis/PPTK	Memberikan informasi kebutuhan lapangan dan pengalaman menggunakan produk/jasa sebagai masukan faktual.	Tidak mempunyai kewenangan formal menentukan penyedia; informasinya tidak mengikat Pejabat Pengadaan.
Pejabat Pengadaan	Melakukan pencarian informasi, memilih calon yang diyakini mampu, mengundang, mengevaluasi, mengklarifikasi, dan bernegosiasi.	Tidak boleh hanya menyalin usulan tanpa uji independen.
Penyedia	Menyampaikan penawaran dan bukti kualifikasi/kemampuan yang benar.	Tidak boleh mengatur persyaratan, HPS, atau proses pemilihan.

4. Delapan langkah memilih calon penyedia

1. Pahami kebutuhan. Pastikan spesifikasi/KAK, volume, lokasi, waktu, bentuk kontrak, risiko, dan keluaran sudah jelas.
2. Petakan pasar. Cari pelaku usaha yang bergerak pada bidang sesuai melalui SiKAP/INAPROC, katalog, internet, daftar penyedia sebelumnya, asosiasi, atau survei lokal.
3. Kumpulkan sekurang-kurangnya dua sumber informasi apabila tersedia. Bandingkan harga, mutu, layanan, garansi, waktu, dan biaya total. Ini bukan meminta dua penawaran kompetitif. Jika pasar terbatas, catat penelusuran dan alasannya.
4. Susun daftar kandidat internal. Kandidat boleh berasal dari pencarian sendiri dan referensi PPK/pengguna.
5. Lakukan uji singkat. Periksa perizinan/kualifikasi, pengalaman, personel/peralatan bila relevan, kinerja, kemampuan waktu, domisili/layanan, produk dalam negeri, dan konflik kepentingan.
6. Pilih satu calon paling dapat dipertanggungjawabkan. Catat alasan pemilihannya sebelum undangan diterbitkan.
7. Undang dan evaluasi. Evaluasi administrasi, teknis, kualifikasi, dan harga sesuai jenis serta dokumen pengadaan.
8. Klarifikasi dan negosiasi. Dapatkan kesesuaian kebutuhan dan harga wajar. Jika gagal atau calon tidak memenuhi, hentikan dan undang calon lain.

5. Contoh nyata memilih penyedia

Kasus: Sebuah perangkat daerah membutuhkan servis dan penggantian suku cadang pompa dengan nilai Rp78 juta. PPK menyampaikan bahwa Penyedia A pernah memperbaiki pompa yang sama dan hasilnya baik.

Pejabat Pengadaan tidak langsung mengundang hanya karena nama tersebut disodorkan. Ia melakukan langkah berikut:

1. memeriksa laporan pekerjaan lama dan penilaian kinerja Penyedia A;
2. memastikan bidang usaha, teknisi, peralatan, suku cadang, serta layanan purnajual sesuai;
3. membandingkan tarif dan harga suku cadang dengan situs produsen, kontrak sejenis, serta satu bengkel resmi lainnya;
4. memastikan tidak terdapat hubungan kepentingan dengan pihak yang memberi referensi;
5. membuat catatan bahwa Penyedia A dipilih karena menguasai tipe pompa, mempunyai teknisi dan suku cadang, kinerjanya baik, mampu memenuhi waktu, dan harga awal masih dalam rentang pasar;
6. mengundang Penyedia A, mengevaluasi penawaran, lalu menegosiasikan harga dan ketentuan teknis.

Proses tersebut tetap nonkompetisi. Penyedia B tidak diminta ikut bertanding. Informasi Penyedia B hanya dipakai sebagai pembanding pasar.

6. Khusus Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi: Apa yang Dibandingkan Jika Belum Ada Produk?

Kegelisahan Pejabat Pengadaan biasanya lebih besar pada Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi. Barang dapat dilihat di toko atau katalog, sedangkan bangunan belum berdiri dan hasil konsultansi baru tercipta setelah kontrak dilaksanakan. Kondisi tersebut tidak berarti pembandingan tidak dapat dilakukan. Yang dibandingkan bukan produk jadi, melainkan data pembentuk harga, kebutuhan sumber daya, keluaran, pengalaman, metode, serta kontrak sejenis.

Prinsip praktis: pada Barang, pembanding sering berupa produk jadi. Pada Konstruksi, pembanding utamanya berupa harga satuan pekerjaan dan sumber daya. Pada Jasa Konsultansi, pembandingnya berupa tenaga ahli, waktu penugasan, biaya langsung nonpersonel, metodologi, serta keluaran.

A. Pengadaan Langsung Pekerjaan Konstruksi

Untuk Pekerjaan Konstruksi sampai dengan Rp400 juta, Pejabat Pengadaan tidak perlu mencari bangunan yang sama persis. DED, spesifikasi teknis, daftar kuantitas, HPS, dan rancangan kontrak yang disiapkan PPK menjadi dasar untuk memahami pekerjaan. Informasi kewajaran harga dapat diuji melalui beberapa sumber berikut:

• HPS dan analisis harga satuan pekerjaan yang disusun PPK;
• harga bahan, upah, dan alat dari survei pasar setempat;
• standar harga atau harga satuan pemerintah daerah yang masih relevan;
• kontrak sejenis yang baru dilaksanakan, setelah menyesuaikan lokasi, waktu, volume, spesifikasi, dan tingkat kesulitan;
• publikasi harga bahan atau data resmi sektor konstruksi;
• kemampuan peralatan, personel, metode, jadwal, serta rekam kinerja calon penyedia; dan
• kondisi khusus lokasi seperti akses, mobilisasi, elevasi, cuaca, keselamatan, dan risiko pelaksanaan.

Pejabat Pengadaan kemudian mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu. Penawaran calon tersebut dievaluasi terhadap dokumen persiapan dan diuji kewajarannya menggunakan HPS serta informasi pasar. Negosiasi tidak harus memaksa setiap harga satuan menjadi yang paling murah; tujuannya memperoleh harga yang wajar, lingkup tetap terpenuhi, dan pekerjaan realistis dilaksanakan dengan mutu serta keselamatan yang dipersyaratkan.

Batas kewenangan: HPS ditetapkan oleh PPK. Pejabat Pengadaan tidak mengambil alih kewenangan tersebut atau menetapkan ulang HPS. Dalam proses pemilihan, Pejabat Pengadaan menggunakan HPS dan informasi pasar untuk mengevaluasi serta menegosiasikan penawaran calon penyedia.

Pemeriksaan SBU/perizinan, pengalaman, personel, peralatan, dan kemampuan teknis harus mengikuti persyaratan yang telah dicantumkan secara proporsional dalam dokumen pemilihan. Pejabat Pengadaan tidak boleh menambahkan persyaratan kualifikasi atau teknis baru pada saat evaluasi.

Yang diperiksa	Contoh sumber pembanding	Tujuan
Harga bahan	Harga toko/distributor, standar harga daerah, kontrak terkini, atau publikasi harga yang relevan.	Memastikan material tidak dihitung jauh di atas pasar.
Upah dan alat	Harga pasar setempat, standar biaya, kontrak sejenis, produktivitas alat, dan kebutuhan waktu.	Menguji kewajaran komponen tenaga serta peralatan.
Koefisien dan metode	AHSP/HPS, metode pelaksanaan, kondisi lokasi, serta produktivitas yang dapat dibuktikan.	Menghindari analisis harga yang murah tetapi tidak dapat dilaksanakan.
Total penawaran	HPS, kontrak sejenis yang telah disesuaikan, dan hasil klarifikasi harga satuan.	Mendapatkan harga keseluruhan yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Kemampuan penyedia	SBU/perizinan, pengalaman, peralatan, personel, jadwal, serta penilaian kinerja.	Memastikan calon benar-benar mampu menyelesaikan pekerjaan.

Contoh: Akan dilaksanakan pembangunan drainase kecil senilai Rp320 juta. Pejabat Pengadaan tidak harus meminta tiga kontraktor menghitung harga sebagai kompetisi. Ia dapat memeriksa HPS dan AHSP, membandingkan harga semen, pasir, batu, upah, alat, serta kontrak drainase sejenis. Setelah itu satu kontraktor yang legal, berpengalaman, berkinerja baik, memiliki sumber daya, dan mampu memenuhi waktu diundang untuk menyampaikan penawaran. Penawaran tersebut dievaluasi dan dinegosiasikan berdasarkan data tadi.

B. Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi

Untuk Jasa Konsultansi sampai dengan Rp100 juta, produknya dapat berupa laporan, desain, kajian, pendampingan, atau rekomendasi yang baru tersedia setelah pekerjaan selesai. Oleh sebab itu, Pejabat Pengadaan menilai calon konsultan dari kemampuan menghasilkan keluaran dan menguji biaya berdasarkan sumber daya yang diperlukan.

Informasi pembanding dapat berasal dari:

• HPS yang disusun berdasarkan kebutuhan tenaga ahli dan biaya langsung nonpersonel;
• standar remunerasi atau referensi imbalan tenaga ahli yang relevan dan berlaku;
• kontrak konsultansi sejenis dengan penyesuaian ruang lingkup, tenaga ahli, waktu, lokasi, serta kompleksitas;
• riwayat remunerasi yang dapat dipertanggungjawabkan dan data pasar tenaga profesional;
• biaya perjalanan, rapat, penggandaan, survei, pengujian, dan biaya langsung nonpersonel lainnya berdasarkan kebutuhan nyata; serta
• pengalaman badan usaha/perorangan, kompetensi tenaga ahli, metodologi, jadwal, dan mutu keluaran.

Catatan standar remunerasi: standar atau pedoman remunerasi yang diterbitkan asosiasi profesi dapat digunakan sebagai salah satu referensi kewajaran sepanjang relevan. Referensi tersebut tidak serta-merta menjadi satu-satunya angka yang mengikat apabila tidak ditetapkan sebagai standar resmi oleh pejabat yang berwenang. PPK tetap menyusun HPS berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan dan kondisi nyata pekerjaan.

Negosiasi Jasa Konsultansi tidak boleh hanya berorientasi menurunkan harga. Pengurangan biaya yang menyebabkan tenaga ahli, durasi, survei, atau keluaran tidak lagi mencukupi justru mengancam kualitas. Negosiasi harus menjaga konsistensi antara KAK, metodologi, komposisi personel, waktu penugasan, biaya, dan keluaran.

Yang diperiksa	Pertanyaan operasional	Bukti yang dapat digunakan
Keluaran	Apakah laporan/desain/kajian dan tingkat kedalamannya sesuai KAK?	KAK, contoh keluaran sejenis, jadwal penyerahan, dan kriteria penerimaan.
Tenaga ahli	Apakah keahlian, pengalaman, jumlah orang, dan waktu penugasannya cukup?	CV, sertifikat, referensi pengalaman, jadwal personel, dan surat kesediaan.
Metodologi	Apakah cara kerja logis dan mampu menghasilkan keluaran?	Proposal teknis, rencana kerja, jadwal, metode survei/analisis, dan presentasi/klarifikasi.
Biaya personel	Apakah remunerasi dan orang-bulan/orang-hari wajar?	HPS, standar remunerasi/referensi profesional, kontrak sejenis, dan data pasar.
Biaya nonpersonel	Apakah perjalanan, survei, rapat, pengujian, dan penggandaan memang diperlukan?	Rincian kebutuhan, standar biaya, harga pasar, lokasi, dan jadwal kegiatan.

Contoh: Dibutuhkan jasa penyusunan DED sederhana senilai Rp85 juta. Pejabat Pengadaan memeriksa KAK, keluaran gambar dan perhitungan, kebutuhan tenaga ahli, durasi, survei, serta biaya nonpersonel. Data tersebut dibandingkan dengan HPS, standar remunerasi yang relevan, dan kontrak DED sejenis. Satu konsultan yang mempunyai pengalaman dan tenaga ahli sesuai kemudian diundang. Negosiasi dilakukan pada metodologi, personel, waktu penugasan, dan biaya tanpa menurunkan keluaran minimum.

C. Jika tidak ditemukan dua paket yang benar-benar sebanding

Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi hampir selalu mempunyai perbedaan lokasi, desain, volume, personel, waktu, dan risiko. Karena itu, tidak perlu memaksakan adanya dua paket yang identik. Pejabat Pengadaan dapat menggunakan dua atau lebih sumber informasi yang berbeda, misalnya HPS/AHSP dan survei harga bahan untuk konstruksi, atau HPS dan standar remunerasi untuk konsultansi.

Jika informasi tetap terbatas, buat catatan penelusuran yang menjelaskan:

1. sumber apa saja yang telah dicari;
2. mengapa data tertentu tidak sebanding atau tidak tersedia;
3. penyesuaian apa yang dilakukan terhadap lokasi, waktu, volume, mutu, dan kompleksitas;
4. mengapa calon penyedia yang dipilih diyakini mampu; dan
5. bagaimana HPS serta hasil negosiasi dinilai wajar.

Yang perlu dibedakan: meminta informasi atau harga indikatif yang dinyatakan tidak mengikat masih dapat dilakukan sebagai survei pasar. Yang tidak tepat adalah meminta beberapa kontraktor atau konsultan menyusun penawaran lengkap, lalu mempertandingkan, memeringkat, dan memilih salah satunya secara diam-diam. Praktik tersebut telah bergerak menyerupai kompetisi informal yang tidak sesuai dengan desain Pengadaan Langsung.

7. Apakah harus bergiliran?

Tidak ada kewajiban memilih penyedia secara bergiliran. Rotasi bukan metode pemilihan dan tidak boleh menggantikan penilaian kemampuan. Namun menggunakan penyedia yang sama terus-menerus tanpa alasan objektif menimbulkan risiko persepsi keberpihakan, ketergantungan, harga tidak optimal, serta pembatasan kesempatan UMK.

Penyedia lama boleh dipilih kembali jika:

• kinerjanya terbukti baik;
• kebutuhan dan kemampuannya sesuai;
• harga tetap wajar berdasarkan informasi pasar terbaru;
• tidak ada konflik kepentingan atau pemecahan paket; dan
• alasan pemilihannya dicatat.

8. Bagaimana pada e-purchasing melalui negosiasi?

Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 membedakan tiga metode e-purchasing: pembelian langsung, negosiasi harga, dan mini kompetisi. Pada metode negosiasi, Pejabat Pengadaan/PPK/Pokja memilih produk dan Penyedia Katalog untuk dinegosiasikan. Proses ini pada dasarnya bukan persaingan penawaran seperti mini kompetisi.

Jangan menyamakan metodenya: e-purchasing melalui negosiasi bukan Pengadaan Langsung. Keduanya merupakan metode yang berbeda. Kesamaannya terbatas pada proses yang tidak memperbandingkan beberapa penawaran secara kompetitif. Dasar hukum, sistem, pelaku, tahapan, dan bukti transaksinya mengikuti ketentuan masing-masing.

Namun pemilihan satu produk/penyedia katalog tetap harus didahului analisis yang dapat dijelaskan, antara lain:

• kesesuaian spesifikasi, volume, lokasi, waktu, dan layanan;
• prioritas produk dalam negeri, TKDN, dan preferensi sesuai ketentuan;
• harga tayang, referensi harga, biaya pengiriman, dan biaya total kepemilikan;
• ketersediaan stok, garansi, layanan purnajual, dan rekam kinerja;
• kemampuan memenuhi waktu kebutuhan; dan
• tidak adanya konflik kepentingan.

Pasal 16 ayat (1) Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 menegaskan bahwa negosiasi dapat dilakukan terhadap harga satuan produk, biaya pengiriman, dan/atau biaya lainnya yang ditawarkan Penyedia Katalog.

9. Negosiasi atau mini kompetisi?

Kondisi pasar/kebutuhan	Metode yang lebih logis	Catatan keputusan
Terdapat sedikitnya dua penyedia dengan produk sama atau produk berspesifikasi sama, kebutuhan mudah dibandingkan, serta metode tersedia/diperbolehkan pada kategori	Mini kompetisi	Pasal 17 mensyaratkan dua atau lebih Penyedia Katalog. Pastikan pengaturan kategori dan kesiapan sistem memungkinkan metode ini.
Kebutuhan memerlukan pembahasan harga, pengiriman, layanan, konfigurasi, atau kondisi khusus dengan satu penyedia terpilih	Negosiasi harga	Pilihan penyedia harus ditopang analisis produk, pasar, harga, waktu, dan layanan.
Kategori/koleksi menerapkan harga tetap atau memenuhi kriteria pembelian langsung	Pembelian langsung	Jangan menegosiasikan harga yang memang ditetapkan tetap.
Pejabat hanya memilih satu penyedia karena “sudah biasa”	Dasar belum cukup	Tambahkan analisis kebutuhan, pasar, harga, kinerja, dan konflik kepentingan.

Pasal 14 ayat (4) Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 memerintahkan pemilihan metode dengan mempertimbangkan karakteristik pasar, waktu pemanfaatan, kompetensi pelaksana, dan/atau pertimbangan lain berdasarkan penilaian pejabat yang melaksanakan e-purchasing.

10. Contoh kertas kerja penetapan calon penyedia

Aspek	Contoh pengisian	Simpulan
Sumber kandidat	Hasil penelusuran SiKAP/INAPROC dan informasi PPK berdasarkan kontrak sebelumnya.	Informasi dicatat sebagai masukan, bukan perintah.
Kesesuaian usaha	Perizinan dan bidang usaha sesuai; status tidak masuk daftar hitam.	Memenuhi.
Kemampuan teknis	Memiliki teknisi, peralatan dan pengalaman pada pekerjaan sejenis.	Diyakini mampu.
Kinerja	Kontrak sebelumnya selesai tepat waktu; mutu diterima; tidak ada klaim belum selesai.	Kinerja baik.
Informasi harga	Dibandingkan dengan kontrak sejenis, situs resmi, dan daftar harga distributor.	Harga penawaran akan dinegosiasikan sampai berada dalam rentang wajar.
Waktu/lokasi/layanan	Stok tersedia dan sanggup menyerahkan dalam tujuh hari serta menyediakan layanan purnajual.	Sesuai kebutuhan.
Konflik kepentingan	Tidak ditemukan hubungan kepemilikan, keluarga, imbalan, atau kepentingan pribadi dengan pelaku pengadaan.	Tidak terindikasi.
Keputusan	Penyedia A dipilih untuk diundang karena memenuhi kemampuan, waktu dan layanan; harga final tunduk pada evaluasi dan negosiasi.	Layak diundang, belum otomatis ditetapkan.

11. Tanda proses mulai berisiko

• nama penyedia sudah ditentukan sebelum kebutuhan dan spesifikasi selesai;
• spesifikasi disalin dari brosur penyedia tanpa kajian kebutuhan;
• Pejabat Pengadaan dilarang mempertanyakan nama yang direkomendasikan;
• tidak ada informasi pembanding harga dan kualitas;
• penyedia berulang kali digunakan tetapi tidak pernah dinilai kinerjanya;
• paket dipecah agar tetap berada dalam batas Pengadaan Langsung;
• negosiasi hanya formalitas dan harga selalu sama dengan HPS atau harga tayang;
• terdapat hubungan kepentingan yang tidak diungkapkan.

12. Kalimat aman ketika menerima referensi penyedia

“Terima kasih atas informasi calon penyedia. Nama tersebut akan kami jadikan salah satu informasi awal dalam penelusuran pasar. Sesuai kewenangan Pejabat Pengadaan, kami tetap melakukan verifikasi kemampuan, bukti kinerja, kesesuaian teknis, kewajaran harga, dan konflik kepentingan sebelum menentukan calon penyedia yang diundang.”

13. Kesimpulan

Pengadaan Langsung tidak membutuhkan kompetisi penawaran. Pejabat Pengadaan dapat mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu, tetapi pilihannya wajib lahir dari penilaian objektif dan terdokumentasi. Informasi nama dari PPK atau unit pemilik kebutuhan bukan keputusan yang mengikat. Khusus Konstruksi dan Jasa Konsultansi, ketiadaan produk jadi tidak menghilangkan kewajiban menguji kewajaran: bandingkan sumber daya, harga satuan, kontrak sejenis, tenaga ahli, metodologi, waktu, risiko, dan keluaran. Pada e-purchasing melalui negosiasi, memilih satu produk/penyedia juga dimungkinkan, tetapi metode ini bukan Pengadaan Langsung dan harus mengikuti ketentuan katalog. Pilihan serta hasil negosiasinya harus dapat dijelaskan melalui analisis kebutuhan, pasar, harga, layanan, waktu, kinerja, produk dalam negeri/TKDN, dan konflik kepentingan.

14. Dasar hukum dan referensi

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Perpres Nomor 46 Tahun 2025, terutama Pasal 6 mengenai prinsip, Pasal 7 mengenai etika, tugas PPK dan Pejabat Pengadaan, serta Pasal 38 dan Pasal 41 mengenai metode pemilihan dan batas Pengadaan Langsung.
2. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan PBJP melalui Penyedia sebagaimana diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024, khususnya tahapan Pengadaan Langsung, pencarian informasi pasar, undangan calon penyedia, evaluasi, serta klarifikasi dan negosiasi.
3. Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik dalam PBJP, khususnya Pasal 14 mengenai metode dan pertimbangan pemilihannya, Pasal 16 mengenai negosiasi harga, dan Pasal 17 mengenai mini kompetisi.

Catatan: Artikel ini merupakan pedoman analisis umum. Penerapan pada paket tertentu tetap harus menyesuaikan jenis pengadaan, nilai, sumber dana, dokumen persiapan, aplikasi yang digunakan, serta ketentuan sektoral yang berlaku.