PRAKTIK PBJ

Selain Direktur, Siapa yang Boleh Menandatangani Kontrak Pengadaan Pemerintah?

Diperbarui: September 2026 | Fokus: penandatangan kontrak atas nama Penyedia

Jawaban singkat: tidak selalu harus Direktur Utama. Kontrak dapat ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pengurus yang berwenang menurut akta/anggaran dasar, Penyedia perorangan, atau pihak lain yang menerima kuasa atau pendelegasian wewenang yang sah. Khusus pihak lain dari badan usaha, pedoman PBJ mensyaratkan penerima kuasa tersebut merupakan pengurus atau karyawan tetap. Kewenangannya harus dapat dibuktikan dan ruang lingkup kuasanya harus mencakup penandatanganan kontrak yang bersangkutan.

Mengapa Persoalan Ini Sering Membingungkan?

Dalam praktik pengadaan, penawaran terkadang dimasukkan menggunakan akun atas nama Direktur Utama, sedangkan pada saat penandatanganan kontrak yang hadir adalah direktur lain, kepala cabang, manajer, atau karyawan yang membawa surat kuasa. Keadaan ini kerap memunculkan anggapan bahwa hanya orang yang namanya tercantum pada akun SPSE atau hanya Direktur Utama yang boleh menandatangani kontrak.

Anggapan tersebut tidak sepenuhnya tepat. Hal yang harus diperiksa bukan hanya jabatan orang tersebut, melainkan dasar kewenangannya untuk mewakili dan mengikat badan usaha.

Dasar Aturan PBJ

Lampiran Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia, sebagaimana diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024, pada bagian penandatanganan kontrak pada pokoknya menentukan bahwa:

Pihak yang berwenang menandatangani kontrak atas nama Penyedia adalah Direktur Utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi yang namanya disebut dalam akta pendirian/anggaran dasar yang telah didaftarkan sesuai ketentuan, atau Penyedia perorangan. Pihak lain dapat menandatangani apabila memperoleh kuasa atau pendelegasian wewenang yang sah dari pihak yang berwenang berdasarkan akta/anggaran dasar, sepanjang penerima kuasa merupakan pengurus atau karyawan tetap perusahaan/koperasi.

Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025, menjadi kerangka umum pelaksanaan PBJ. Ketentuan operasional mengenai pihak Penyedia yang menandatangani kontrak terdapat dalam pedoman pelaksanaan melalui Penyedia dan Dokumen Pemilihan yang digunakan pada paket bersangkutan.

Siapa Saja yang Dapat Menandatangani Kontrak?

Pihak	Dapat Menandatangani?	Syarat Utama
Direktur Utama/pimpinan perusahaan	Ya	Namanya dan kewenangannya sesuai akta pendirian/anggaran dasar beserta perubahan terakhir yang telah didaftarkan.
Direktur atau anggota direksi lainnya	Ya, apabila berwenang	Akta/anggaran dasar memberi kewenangan mewakili perusahaan, atau yang bersangkutan menerima kuasa/pendelegasian yang sah dari pihak yang berwenang.
Pengurus koperasi	Ya	Merupakan pengurus yang sah dan berwenang berdasarkan anggaran dasar koperasi.
Sekutu aktif/pengurus CV atau pimpinan bentuk usaha lain	Ya, apabila berwenang	Nama, kedudukan, dan kewenangan mewakili badan usaha dapat dibuktikan dengan akta serta perubahannya.
Kepala cabang	Dapat	Ada dokumen pengangkatan cabang dan kuasa/pendelegasian yang sah dari pihak kantor pusat yang berwenang; status dan kewenangannya harus dapat diverifikasi.
Manajer atau karyawan perusahaan	Dapat	Berstatus karyawan tetap dan menerima kuasa/pendelegasian yang sah serta spesifik untuk menandatangani kontrak.
Pihak yang berhak mewakili KSO	Dapat	Ditunjuk secara jelas dalam Perjanjian Kerja Sama Operasi dan kewenangannya mencakup penandatanganan kontrak atas nama KSO.
Penyedia perorangan	Ya	Ditandatangani sendiri oleh orang yang menjadi Penyedia.
Konsultan, tenaga lepas, atau orang luar perusahaan	Pada umumnya tidak memenuhi syarat khusus PBJ	Ketentuan PBJ membatasi pihak lain penerima kuasa pada pengurus atau karyawan tetap. Jangan hanya mengandalkan ketentuan kuasa umum dalam hukum perdata.

Apakah Semua Direktur Otomatis Berwenang?

Tidak otomatis. Dalam perseroan yang memiliki lebih dari satu anggota direksi, Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas pada dasarnya membolehkan setiap anggota direksi mewakili perseroan, kecuali anggaran dasar menentukan lain. Karena itu, PPK perlu membaca akta dan anggaran dasar, bukan sekadar melihat kartu nama atau jabatan “Direktur”.

Anggaran dasar dapat menentukan, misalnya, bahwa perusahaan hanya sah diwakili oleh Direktur Utama, dua orang direktur secara bersama-sama, atau seorang direktur dengan persetujuan komisaris untuk tindakan tertentu. Apabila terdapat pembatasan seperti itu, penandatanganan harus mengikuti ketentuan tersebut.

Catatan penting: komisaris bukan organ yang menjalankan pengurusan dan tidak otomatis berwenang menandatangani kontrak atas nama perseroan. Komisaris hanya dapat bertindak apabila terdapat dasar kewenangan yang sah sesuai peraturan dan anggaran dasar; persetujuan komisaris juga tidak dengan sendirinya menggantikan tanda tangan pihak yang berwenang mewakili perseroan.

Syarat Kuasa yang Aman

Surat kuasa sebaiknya tidak dibuat secara umum dan samar. Untuk mengurangi risiko, pastikan paling sedikit memuat:

• identitas dan jabatan pemberi kuasa;
• dasar bahwa pemberi kuasa berwenang menurut akta/anggaran dasar;
• identitas, jabatan, serta status penerima kuasa sebagai pengurus atau karyawan tetap;
• nama paket, nomor tender/transaksi atau identitas kontrak;
• kewenangan yang disebut tegas: menandatangani kontrak dan, bila diperlukan, dokumen turunannya;
• jangka waktu berlakunya kuasa;
• tanggal dan tanda tangan pemberi kuasa; dan
• dokumen pendukung status karyawan tetap serta dokumen perusahaan yang relevan.

Undang-Undang Perseroan Terbatas juga mengenal pemberian kuasa tertulis oleh direksi untuk melakukan perbuatan hukum tertentu atas nama perseroan. Namun, untuk kontrak PBJ, persyaratan dalam pedoman pengadaan tetap harus dipenuhi secara kumulatif. Surat kuasa tidak boleh melampaui kewenangan pemberi kuasa dan tidak boleh bertentangan dengan pembatasan yang terdapat dalam anggaran dasar. Apabila pemberi kuasa sendiri tidak berwenang, kuasa yang diberikannya tidak dapat dijadikan dasar yang aman untuk mengikat perusahaan.

Surat Tugas Tidak Sama dengan Surat Kuasa

Surat tugas pada umumnya hanya menugaskan seseorang hadir, mengantar dokumen, atau melakukan pekerjaan administratif. Dokumen tersebut belum tentu memberikan kewenangan melakukan perbuatan hukum yang mengikat perusahaan. Untuk menandatangani kontrak, harus ada kuasa atau pendelegasian wewenang yang secara tegas memberikan kewenangan tersebut.

Akun SPSE Bukan Sumber Kewenangan Menandatangani

Nama pemegang akun SPSE, pihak yang mengunggah penawaran, pihak yang menghadiri pembuktian kualifikasi, dan pihak yang menandatangani kontrak dapat saja berbeda. Perbedaan tersebut tidak otomatis membuat kontrak tidak sah. Masing-masing tahap memiliki persyaratan kewenangan dan dokumen pembuktiannya sendiri.

Dengan demikian, akun elektronik berfungsi sebagai sarana akses dan transaksi, tetapi bukan satu-satunya sumber kewenangan keperdataan untuk mewakili badan usaha. PPK tetap harus memeriksa akta, perubahan terakhir, data pendaftaran badan usaha, dokumen pengangkatan, perjanjian KSO, atau surat kuasa sesuai kondisi.

Jangan Samakan Pembuktian Kualifikasi dengan Penandatanganan Kontrak

Pihak yang diperbolehkan hadir dalam pembuktian kualifikasi tidak serta-merta menjadi pihak yang berwenang menandatangani kontrak. Kehadiran pada pembuktian, klarifikasi, atau negosiasi merupakan kewenangan pada tahapan pemilihan, sedangkan penandatanganan kontrak adalah perbuatan hukum yang mengikat badan usaha. Karena itu, kewenangan penandatangan kontrak harus diperiksa kembali berdasarkan ketentuan penandatanganan kontrak, akta/anggaran dasar, dan kuasa atau pendelegasian yang berlaku.

Titik waktu pemeriksaan: keabsahan penandatangan dinilai berdasarkan keadaan dan dokumen yang berlaku pada saat kontrak ditandatangani, bukan hanya berdasarkan data pada saat pemasukan penawaran. Jika selama proses pemilihan terjadi perubahan pengurus, PPK harus memeriksa akta perubahan, status pendaftarannya, serta kewenangan pihak yang akan menandatangani kontrak.

Dokumen yang Perlu Diperiksa PPK

Dokumen	Hal yang Diperiksa
Akta pendirian dan seluruh perubahan relevan	Susunan pengurus/direksi terbaru, aturan perwakilan, pembatasan kewenangan, dan pihak yang sah memberi kuasa.
Bukti pendaftaran/pengesahan/penerimaan pemberitahuan	Memastikan perubahan badan usaha telah dicatat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Surat kuasa atau pendelegasian	Keaslian, identitas para pihak, ruang lingkup, masa berlaku, dan kewenangan menandatangani kontrak tertentu.
Bukti karyawan tetap	Kesesuaian penerima kuasa dengan persyaratan PBJ; dapat didukung dokumen hubungan kerja dan bukti administrasi ketenagakerjaan/perpajakan yang relevan.
Dokumen kepala cabang	Akta/dokumen pengangkatan cabang, hubungan dengan kantor pusat, serta kewenangan yang diberikan.
Perjanjian KSO	Pihak yang ditunjuk mewakili KSO dan batas kewenangannya.
Dokumen Pemilihan dan SPPBJ	Konsistensi identitas Penyedia, hasil pemilihan, serta ketentuan khusus sebelum penandatanganan.

Contoh Kasus

Kasus 1: Direktur lain menggantikan Direktur Utama

Direktur Operasional akan menandatangani kontrak karena Direktur Utama berada di luar negeri. Periksa terlebih dahulu anggaran dasar. Jika Direktur Operasional memang dapat mewakili perseroan sendiri, surat kuasa mungkin tidak diperlukan. Jika anggaran dasar membatasi kewenangan pada Direktur Utama, harus ada kuasa/pendelegasian yang sah dan tidak bertentangan dengan anggaran dasar.

Kasus 2: Manajer membawa surat tugas

Manajer proyek datang membawa surat tugas untuk menghadiri penandatanganan. Kontrak belum seharusnya ditandatangani olehnya hanya berdasarkan surat tugas. Mintakan surat kuasa yang secara tegas memberikan kewenangan menandatangani kontrak dan bukti bahwa penerima kuasa merupakan karyawan tetap.

Kasus 3: Kepala cabang menandatangani kontrak

Kepala cabang dapat menandatangani apabila pengangkatan cabang dan pendelegasian kewenangannya dapat dibuktikan secara sah. Jangan berhenti pada cap cabang atau surat keterangan internal yang tidak menunjukkan siapa pemberi kewenangan dan apa ruang lingkupnya.

Kasus 4: Akun masih atas nama direktur lama

Perubahan direksi tidak otomatis mengubah identitas badan usaha, tetapi data akun dan dokumen perusahaan harus diselaraskan. PPK perlu memeriksa kronologi serta akta perubahan yang telah didaftarkan. Kontrak ditandatangani oleh pengurus yang berwenang saat penandatanganan atau oleh penerima kuasa yang sah, bukan semata-mata oleh nama yang masih tercantum pada akun lama.

Langkah Praktis Sebelum Penandatanganan

1. Cocokkan identitas badan usaha dalam penawaran, SPPBJ, dan rancangan kontrak.
2. Periksa akta pendirian dan perubahan terakhir, termasuk aturan siapa yang berhak mewakili.
3. Periksa kewenangan berdasarkan keadaan dan dokumen yang berlaku pada saat kontrak akan ditandatangani.
4. Jika penandatangan bukan pihak yang langsung berwenang menurut akta, periksa surat kuasa/pendelegasiannya.
5. Pastikan pemberi kuasa benar-benar berwenang dan penerima kuasa memenuhi status pengurus/karyawan tetap.
6. Pastikan ruang lingkup kuasa secara tegas meliputi penandatanganan kontrak paket tersebut.
7. Lakukan klarifikasi apabila terdapat perbedaan nama, jabatan, tanggal akta, atau data elektronik.
8. Dokumentasikan hasil pemeriksaan dalam kertas kerja atau berita acara persiapan penandatanganan kontrak.

Prinsip keputusan: jangan menolak hanya karena penandatangan bukan Direktur Utama, tetapi jangan pula menerima hanya karena ada surat berkop perusahaan. Uji rantai kewenangannya dari akta/anggaran dasar sampai kepada orang yang akan membubuhkan tanda tangan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah staf administrasi boleh menandatangani kontrak?

Boleh hanya jika ia karyawan tetap dan memperoleh kuasa atau pendelegasian yang sah serta spesifik dari pihak yang berwenang. Status staf saja tidak cukup.

Apakah surat kuasa harus dibuat notaris?

Pedoman PBJ menekankan kuasa atau pendelegasian yang sah dan dapat dibuktikan. Tidak setiap surat kuasa wajib berbentuk akta notaris, tetapi akta/anggaran dasar, jenis badan usaha, nilai dan risiko kontrak, serta Dokumen Pemilihan dapat menuntut pemeriksaan lebih lanjut. Apabila keabsahannya meragukan, lakukan klarifikasi atau minta pendapat hukum sebelum kontrak ditandatangani.

Apakah komisaris boleh menandatangani?

Tidak otomatis. Fungsi komisaris adalah pengawasan. Harus ada dasar kewenangan yang sah dan tidak bertentangan dengan Undang-Undang Perseroan Terbatas maupun anggaran dasar.

Apakah penerima kuasa boleh menguasakan lagi?

Jangan diasumsikan boleh. Kuasa substitusi harus diizinkan secara tegas dan tetap memenuhi ketentuan PBJ. Pilihan yang paling aman adalah kuasa langsung dari pihak yang menurut akta berwenang kepada pengurus atau karyawan tetap yang akan menandatangani.

Kesimpulan

Selain Direktur Utama, kontrak PBJ dapat ditandatangani oleh pimpinan atau pengurus yang berwenang menurut akta/anggaran dasar, direktur lain yang memiliki kewenangan, Penyedia perorangan, kepala cabang atau karyawan tetap yang menerima kuasa/pendelegasian yang sah, serta wakil KSO yang ditunjuk dalam perjanjian KSO. Kuncinya bukan nama jabatan, melainkan rantai kewenangan yang sah, dapat diverifikasi, dan secara jelas mencakup penandatanganan kontrak.

Dasar Hukum dan Referensi

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sebagaimana diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025.
2. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018.
3. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia.
4. Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024 tentang Perubahan atas Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
5. Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, khususnya ketentuan mengenai perwakilan perseroan dan pemberian kuasa tertulis oleh Direksi.
6. Dokumen Pemilihan dan rancangan kontrak yang berlaku pada paket bersangkutan.

Catatan: Artikel ini merupakan panduan umum. Keputusan pada paket tertentu harus didasarkan pada bentuk badan usaha, akta dan perubahan terakhir, Dokumen Pemilihan, isi surat kuasa, serta fakta administrasi yang dapat diverifikasi.