Pejabat Pengadaan Diperiksa: Mengapa Hanya Penyedia A yang Diundang?
Memahami dasar hukum pemilihan satu calon penyedia, pertanyaan pemeriksa, dan pertanggungjawaban Pejabat Pengadaan berdasarkan fakta serta dokumen.
"Kenapa Saudara hanya mengundang Penyedia A? Apakah hanya perusahaan itu yang mampu melaksanakan pekerjaan ini?"
"Bagaimana dengan Penyedia B, C, D, dan E? Bukankah masih banyak perusahaan lain yang dapat melaksanakan pekerjaan yang sama? Mengapa mereka tidak Saudara undang?"
Pertanyaan tersebut disampaikan kepada seorang Pejabat Pengadaan ketika proses Pengadaan Langsung yang pernah dilaksanakannya sedang diperiksa oleh Aparat Penegak Hukum (APH).
Pejabat Pengadaan kemudian menceritakan pengalamannya kepada rekan sesama pelaku pengadaan.
"Kalau pemeriksa bertanya seperti itu, saya harus menjawab bagaimana? Apakah saya salah karena hanya mengundang satu penyedia?"
Kekhawatiran tersebut dapat dipahami. Dalam praktik Pengadaan Langsung, Pejabat Pengadaan dapat dihadapkan pada situasi ketika terdapat banyak pelaku usaha yang mampu melaksanakan pekerjaan, tetapi hanya satu perusahaan yang diundang untuk menyampaikan penawaran.
Persoalannya bukan hanya mengenai jumlah penyedia yang diundang.
Pertanyaan yang lebih mendasar adalah: apakah metode pengadaannya sudah sesuai, mengapa perusahaan tersebut diundang, bagaimana penawarannya diperiksa, dan apakah hasil pemilihan dapat dipertanggungjawabkan?
Dalam mekanisme Pengadaan Langsung yang menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK), Pejabat Pengadaan dapat mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan sesuai ketentuan.
Namun, ketentuan tersebut tidak menghilangkan kewajiban melakukan persiapan pemilihan, pemeriksaan persyaratan, evaluasi penawaran, klarifikasi, negosiasi, dan dokumentasi sesuai prosedur yang berlaku.
Pejabat Pengadaan juga perlu dapat menjelaskan dasar pertimbangan mengundang calon penyedia tersebut berdasarkan informasi dan fakta yang benar-benar diketahui.
Artikel ini membahas kasus tersebut dari sudut pandang pelaksanaan pengadaan, bukan sebagai petunjuk untuk menyusun jawaban yang tidak sesuai dengan fakta ketika menghadapi pemeriksaan.
1. Apa Sebenarnya yang Ditanyakan Pemeriksa?
Ketika pemeriksa bertanya mengapa hanya Penyedia A yang diundang, pertanyaan tersebut dapat berkaitan dengan beberapa aspek pelaksanaan pengadaan.
Apakah paket tersebut memang dapat dilaksanakan melalui Pengadaan Langsung, atau seharusnya menggunakan metode pemilihan lain?
Mengapa Penyedia A diyakini mampu melaksanakan pekerjaan? Dari mana informasi mengenai kemampuan perusahaan tersebut diperoleh?
Apakah persyaratan, penawaran teknis, dan harga telah diperiksa? Apakah klarifikasi serta negosiasi dilaksanakan sesuai ketentuan?
Apakah pemilihan calon penyedia didasarkan pada pertimbangan yang relevan, atau terdapat kepentingan tertentu yang memengaruhi proses pemilihan?
Oleh karena itu, pertanyaan mengenai jumlah penyedia yang diundang perlu dibedakan dari pertanyaan mengenai kepatuhan terhadap seluruh proses pengadaan.
Pertanyaan mengenai jumlah penyedia yang diundang belum dengan sendirinya membuktikan bahwa telah terjadi pelanggaran.
Namun, Pejabat Pengadaan juga tidak dapat langsung menyimpulkan bahwa seluruh prosesnya sudah sesuai hanya karena metode yang digunakan memperbolehkan undangan kepada satu calon penyedia.
Kesesuaian proses harus diperiksa berdasarkan fakta, dokumen, dan ketentuan yang berlaku pada saat pengadaan dilaksanakan.
2. Pengadaan Langsung Bukan Tender: Apakah Harus Mengundang Semua Penyedia?
Hal pertama yang perlu dipastikan adalah apakah metode Pengadaan Langsung memang sesuai untuk paket yang diperiksa.
Berdasarkan Pasal 38 ayat (3) Perpres Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Perpres Nomor 46 Tahun 2025, Pengadaan Langsung dapat digunakan untuk:
- Barang/Jasa Lainnya dengan nilai paling banyak Rp200 juta.
- Pekerjaan Konstruksi dengan nilai paling banyak Rp400 juta.
Sementara itu, berdasarkan Pasal 41 ayat (3), Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi dapat dilaksanakan untuk nilai paling banyak Rp100 juta.
Akan tetapi, pemenuhan batas nilai tidak berarti metode Pengadaan Langsung dapat langsung digunakan tanpa memeriksa ketentuan lainnya.
Bagaimana Jika Kebutuhan Tersedia dalam Katalog Elektronik?
Pasal 50 ayat (5) Perpres Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya mengatur kewajiban E-purchasing apabila barang/jasa tersedia dalam Katalog Elektronik.
Pengecualiannya diatur dalam Pasal 50 ayat (5a), dengan penilaian PPK sebagaimana ayat (5b).
Karena itu, sebelum menjelaskan mengapa hanya satu perusahaan yang diundang dalam Pengadaan Langsung, perlu dipastikan bahwa penggunaan metode tersebut memang sesuai ketentuan untuk paket yang diperiksa.
Ketentuan yang memperbolehkan Pengadaan Langsung mengundang satu calon penyedia tidak dapat digunakan untuk membenarkan pemilihan satu perusahaan pada paket yang seharusnya dilaksanakan melalui metode pengadaan lain.
Apa Dasar Hukum Mengundang Satu Penyedia?
Pasal 50 ayat (7) Perpres Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya mengatur mekanisme pelaksanaan Pengadaan Langsung.
Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, proses dilakukan melalui permintaan penawaran yang disertai klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada pelaku usaha.
Ketentuan teknisnya diatur lebih lanjut dalam Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
Lampiran I angka 5.3.2 mengatur mekanisme pelaksanaan Pengadaan Langsung untuk Barang/Jasa Lainnya dan Jasa Konsultansi Nonkonstruksi, sedangkan Lampiran II angka 5.3.2 mengatur pelaksanaan Pengadaan Langsung untuk jasa konstruksi.
Dalam mekanisme Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, Pejabat Pengadaan mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan sesuai ketentuan.
Apabila mekanisme yang digunakan memang Pengadaan Langsung dengan mengundang satu calon penyedia, Pejabat Pengadaan tidak diwajibkan mengundang Penyedia A, B, C, D, dan E secara bersamaan seperti proses kompetisi dalam Tender.
Namun, Pejabat Pengadaan tetap harus melakukan pemeriksaan dan evaluasi terhadap calon penyedia yang diundangnya.
3. Dua Sumber Informasi Bukan Berarti Dua Penyedia Wajib Diundang
Bagian ini sering menimbulkan kesalahpahaman dalam praktik Pengadaan Langsung.
Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 Lampiran I dan Lampiran II angka 5.3.1 mengatur persiapan pemilihan Pengadaan Langsung.
Pejabat Pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan harga melalui media elektronik dan/atau non-elektronik.
Dalam hal informasi tersedia, Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari dua sumber informasi yang berbeda.
Tahap persiapan pemilihan:
Pejabat Pengadaan mencari informasi pekerjaan dan harga serta membandingkan harga dan kualitas dari paling sedikit dua sumber informasi berbeda apabila informasinya tersedia.
Tahap pelaksanaan pemilihan:
Pejabat Pengadaan mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu sesuai mekanisme Pengadaan Langsung yang digunakan.
Dengan demikian, perlu dibedakan antara jumlah sumber informasi yang digunakan dalam persiapan pemilihan dan jumlah calon penyedia yang diundang untuk menyampaikan penawaran.
| Aspek | Persiapan Pemilihan | Pelaksanaan Pemilihan |
|---|---|---|
| Tujuan | Memperoleh informasi mengenai pekerjaan, harga, dan kualitas. | Memeriksa penawaran calon penyedia dan melaksanakan proses pemilihan. |
| Jumlah | Perbandingan paling sedikit dua sumber informasi berbeda apabila informasinya tersedia. | Mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu sesuai mekanisme Pengadaan Langsung. |
| Kegiatan | Pencarian informasi dan perbandingan yang relevan. | Undangan, pemeriksaan penawaran, evaluasi, klarifikasi, dan negosiasi sesuai ketentuan. |
| Dokumentasi | Informasi dan sumber pembanding yang benar-benar diperoleh serta digunakan. | Dokumen pemilihan, penawaran, hasil evaluasi, negosiasi, dan hasil pemilihan. |
Contoh Penerapan pada Pekerjaan Konstruksi
Pejabat Pengadaan sedang mempersiapkan Pengadaan Langsung pekerjaan rehabilitasi ringan sebuah gedung kantor.
Pada tahap persiapan pemilihan, Pejabat Pengadaan dapat mencari informasi mengenai pekerjaan sejenis, harga material, sumber daya, kemampuan pelaku usaha, serta kondisi pasar yang relevan.
Informasi tersebut digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menilai kemampuan calon penyedia dan kewajaran harga.
Selanjutnya, pada tahap pelaksanaan pemilihan, Pejabat Pengadaan dapat mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu sesuai mekanisme Pengadaan Langsung.
Penawaran calon penyedia tetap harus diperiksa dan ditindaklanjuti sesuai prosedur.
Sumber informasi dalam persiapan pemilihan perlu dibedakan dari dokumen penawaran calon penyedia yang mengikuti proses pemilihan.
Informasi dapat diperoleh melalui media elektronik maupun non-elektronik, sepanjang relevan, dapat ditelusuri, dan dapat digunakan sesuai ketentuan yang berlaku.
Contohnya dapat berupa informasi harga pasar, publikasi harga, informasi produk, atau informasi pekerjaan sejenis yang dapat dibandingkan secara relevan.
Untuk pekerjaan konstruksi, perbandingan tidak cukup hanya melihat nilai total pekerjaan tanpa memperhatikan volume, spesifikasi, lokasi, waktu, dan ruang lingkup.
4. Mengapa Penyedia A yang Diundang, Bukan Penyedia B, C, D, atau E?
Inilah pertanyaan yang harus dibedakan dari persoalan jumlah peserta yang diundang.
Ketentuan mengundang satu calon penyedia menjelaskan mekanisme Pengadaan Langsung.
Namun, ketentuan tersebut tidak dengan sendirinya menjelaskan mengapa perusahaan tertentu yang dipilih sebagai calon penyedia.
Apa Dasar Mengundang Penyedia A?
Dasar pertimbangan harus disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dan informasi yang benar-benar tersedia.
Sebagai contoh, sebelum mengundang Penyedia A, Pejabat Pengadaan memiliki informasi relevan mengenai:
Informasi mengenai kemampuan calon penyedia memenuhi kebutuhan teknis pekerjaan.
Informasi awal mengenai kesesuaian kualifikasi dan perizinan berusaha yang relevan dengan jenis pekerjaan.
Informasi mengenai kemampuan memenuhi spesifikasi, waktu, lokasi, dan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan.
Informasi pengalaman maupun kinerja yang relevan, apabila tersedia dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan.
Informasi awal tersebut dapat mendukung keyakinan Pejabat Pengadaan untuk mengundang calon penyedia.
Namun, informasi awal tidak menggantikan pemeriksaan kualifikasi dan evaluasi penawaran yang diwajibkan pada tahap pelaksanaan pemilihan.
Apakah Harus Membuktikan Penyedia Lain Tidak Mampu?
Tidak terdapat kewajiban umum untuk menyatakan bahwa seluruh pelaku usaha lain tidak mampu sebelum mengundang satu calon penyedia pada mekanisme Pengadaan Langsung yang sesuai ketentuan.
Dapat saja terdapat beberapa perusahaan yang sama-sama mampu melaksanakan pekerjaan.
Keberadaan perusahaan tersebut tidak otomatis mengubah Pengadaan Langsung menjadi Tender.
Apabila Penyedia B, C, D, dan E tidak pernah mengikuti proses pemilihan serta tidak pernah dievaluasi, Pejabat Pengadaan tidak seharusnya menyatakan bahwa perusahaan-perusahaan tersebut tidak memenuhi persyaratan.
Hal yang dapat dijelaskan adalah dasar pemilihan Penyedia A sebagai calon penyedia yang diundang, bukan membuat kesimpulan mengenai perusahaan lain yang tidak pernah diperiksa.
5. Bagaimana Menjelaskan Proses Pengadaan Ketika Diperiksa?
Penjelasan dalam pemeriksaan harus sesuai dengan fakta dan dokumen yang sebenarnya.
Untuk memudahkan pemahaman, perhatikan tiga kondisi yang berbeda berikut.
Kondisi A: Persiapan dan Pemilihan Telah Dilaksanakan Sesuai Ketentuan
Misalnya, Pejabat Pengadaan memiliki dokumen persiapan, informasi pasar, undangan, penawaran, hasil evaluasi, dan dokumen negosiasi yang benar-benar dibuat pada saat proses pengadaan berlangsung.
Penyedia A juga telah diperiksa dan memenuhi persyaratan yang berlaku.
"Mengapa Saudara hanya mengundang Penyedia A? Mengapa perusahaan lain tidak diundang?"
"Paket ini dilaksanakan melalui metode Pengadaan Langsung dengan menggunakan SPK.
Dalam mekanisme tersebut, Pejabat Pengadaan mengundang satu calon penyedia yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan.
Pada tahap persiapan pemilihan, saya memperoleh informasi mengenai pekerjaan dan harga dari sumber yang tercatat dalam dokumen persiapan.
Berdasarkan informasi yang tersedia saat itu, Penyedia A saya nilai sebagai calon penyedia yang dapat diundang untuk mengikuti proses.
Setelah perusahaan tersebut menyampaikan penawaran, saya melaksanakan pemeriksaan, evaluasi, klarifikasi, dan negosiasi sesuai proses yang tercatat dalam dokumen pemilihan."
Penjelasan mengenai sumber informasi, dasar memilih calon penyedia, serta tahapan evaluasi dan negosiasi harus sesuai dengan proses yang benar-benar dilaksanakan.
Dokumen pendukung perlu diperlihatkan atau dijelaskan sesuai permintaan dan mekanisme pemeriksaan.
Kondisi B: Terdapat Tahapan atau Dokumen yang Belum Lengkap
Misalnya, Pejabat Pengadaan pernah mengundang Penyedia A, tetapi belum dapat menunjukkan catatan pencarian informasi pasar atau dokumen lain yang ditanyakan pemeriksa.
Dalam kondisi tersebut, jangan langsung menyatakan bahwa seluruh tahapan telah dilaksanakan secara lengkap.
"Mana bukti bahwa Saudara telah membandingkan informasi harga dan kualitas sebelum mengundang Penyedia A?"
"Untuk dokumen yang Bapak/Ibu tanyakan, saat ini saya belum dapat menunjukkannya.
Saya perlu memeriksa kembali arsip dan riwayat proses pengadaan untuk memastikan apakah dokumen atau informasi tersebut tersedia.
Saya akan memberikan penjelasan lebih lanjut berdasarkan dokumen dan fakta yang dapat saya pastikan."
Dokumen belum ditemukan tidak selalu berarti proses tidak pernah dilakukan.
Sebaliknya, tidak tersedianya dokumen juga tidak membuktikan bahwa proses tersebut pasti pernah dilaksanakan.
Jika setelah pemeriksaan arsip ternyata terdapat tahapan yang memang tidak dilakukan, jelaskan keadaan tersebut sesuai fakta.
Jangan membuat dokumen bertanggal mundur atau menyusun berita acara yang menggambarkan kegiatan yang sebenarnya tidak pernah terjadi.
Kondisi C: Penyedia A Berasal dari Arahan Pihak Lain
Misalnya, nama Penyedia A pertama kali disampaikan oleh pimpinan kepada Pejabat Pengadaan.
Pejabat Pengadaan kemudian mengundang perusahaan tersebut.
Apabila pemeriksa menanyakan asal usul pemilihan Penyedia A, fakta tersebut perlu dijelaskan dengan benar.
"Siapa yang pertama kali mengusulkan atau menentukan agar Penyedia A mengikuti pengadaan ini?"
"Nama Penyedia A pertama kali disampaikan kepada saya melalui rekomendasi pimpinan.
Setelah menerima informasi tersebut, tindakan yang saya lakukan adalah sebagaimana tercatat dalam dokumen proses pemilihan.
Saya dapat menjelaskan tahapan yang benar-benar saya laksanakan, termasuk pemeriksaan persyaratan, evaluasi, dan negosiasi apabila telah dilakukan."
Penjelasan tersebut harus disesuaikan dengan keadaan nyata.
Jangan menyatakan bahwa seluruh keputusan berasal dari penilaian pribadi apabila faktanya terdapat arahan pihak lain yang memengaruhi proses pemilihan.
Sebaliknya, jangan menyatakan bahwa seluruh tanggung jawab berada pada pimpinan apabila Pejabat Pengadaan memang melaksanakan tugas pemilihan sesuai kewenangannya.
6. Lima Pertanyaan Kritis dari Pemeriksa: Apa yang Perlu Dijelaskan?
Pertanyaan 1: Apakah Hanya Penyedia A yang Mampu?
"Apakah hanya Penyedia A yang mampu melaksanakan pekerjaan ini?"
Pejabat Pengadaan perlu membedakan keyakinan bahwa Penyedia A mampu dengan pernyataan bahwa hanya Penyedia A yang mampu.
Keduanya merupakan pernyataan yang berbeda.
Pada Pengadaan Langsung, calon penyedia yang diundang harus diyakini mampu melaksanakan pekerjaan.
Hal tersebut tidak berarti harus dibuktikan bahwa seluruh pelaku usaha lain tidak mampu.
Apabila perusahaan lain tidak pernah dievaluasi, Pejabat Pengadaan tidak perlu memberikan kesimpulan mengenai hasil evaluasi perusahaan tersebut.
Pertanyaan 2: Mengapa Tidak Memilih Penyedia yang Lebih Murah?
"Penyedia B menawarkan harga yang lebih rendah. Mengapa Saudara tidak memilihnya?"
Pertanyaan tersebut perlu ditindaklanjuti dengan memeriksa kesetaraan informasi harga.
Harga yang lebih rendah belum tentu dapat langsung dibandingkan apabila spesifikasi, volume, lokasi, waktu, atau lingkup pekerjaannya berbeda.
Namun, informasi harga yang lebih rendah juga tidak boleh langsung diabaikan tanpa pemeriksaan yang relevan.
- Apakah harga tersebut berlaku untuk spesifikasi dan ruang lingkup yang sama?
- Apakah volume dan kuantitas pekerjaannya setara?
- Apakah lokasi, waktu, serta layanan yang ditawarkan sama?
- Apakah informasi harga tersebut tersedia pada saat pemilihan dilaksanakan?
- Bagaimana kewajaran harga Penyedia A diperiksa dalam proses negosiasi?
Penjelasan Pejabat Pengadaan harus berdasarkan informasi yang benar-benar diketahui dan digunakan pada saat pelaksanaan.
Pertanyaan 3: Apakah Saudara Pernah Membandingkan Harga?
"Apakah Saudara pernah mencari informasi harga dari sumber lain sebelum mengundang Penyedia A?"
Jawaban harus disesuaikan dengan kegiatan yang benar-benar dilakukan.
Jika pencarian informasi dilakukan, jelaskan sumber dan hasilnya.
Jika tidak dilakukan, jangan menyatakan bahwa kegiatan tersebut pernah dilaksanakan.
Jika lupa atau dokumennya belum ditemukan, periksa kembali arsip dan informasi yang masih tersedia.
Pertanyaan 4: Mengapa Harga Negosiasi Masih Mendekati HPS?
"Kenapa harga hasil negosiasi masih mendekati HPS? Apakah benar-benar dilakukan negosiasi?"
Kewajaran harga tidak dapat dinilai hanya berdasarkan besarnya persentase penurunan harga dari HPS.
Pejabat Pengadaan perlu menjelaskan dasar negosiasi, kesesuaian harga dengan ruang lingkup dan spesifikasi, serta hasil proses yang benar-benar dilaksanakan.
Apabila tidak terdapat penurunan harga, hal tersebut juga tidak boleh disembunyikan. Jelaskan proses dan hasil yang sebenarnya.
Besarnya penurunan harga bukan satu-satunya dasar untuk menilai kewajaran harga.
Namun, HPS dan informasi relevan lainnya tetap harus digunakan sesuai ketentuan untuk mendukung pemeriksaan dan negosiasi.
Pertanyaan 5: Bagaimana Jika Ada Hubungan antara Penyedia dan Pelaku Pengadaan?
"Apakah Saudara memiliki hubungan tertentu dengan pemilik atau pengurus Penyedia A?"
Pertanyaan mengenai hubungan pribadi, keluarga, bisnis, atau kepentingan lain harus dijawab sesuai fakta.
Apabila terdapat hubungan yang relevan, perlu diperiksa apakah kondisi tersebut menimbulkan pertentangan kepentingan menurut ketentuan yang berlaku.
Jangan menyembunyikan hubungan yang ditanyakan atau memberikan pernyataan yang tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya.
7. Bagaimana Jika Penyedia A Merupakan Arahan Pimpinan?
Tidak setiap rekomendasi nama calon penyedia dari pimpinan dengan sendirinya membuktikan adanya penyimpangan.
Pimpinan mungkin memberikan informasi mengenai perusahaan yang pernah melaksanakan pekerjaan sejenis.
Namun, terdapat perbedaan antara memberikan informasi calon penyedia dan mengharuskan perusahaan tertentu dipilih tanpa memperhatikan hasil pemeriksaan.
"CV Maju Bersama pernah mengerjakan pekerjaan sejenis. Silakan dipertimbangkan apabila memenuhi persyaratan."
Informasi tersebut dapat ditindaklanjuti melalui pemeriksaan dan proses pemilihan yang sesuai ketentuan.
"CV Maju Bersama harus mendapatkan pekerjaan ini. Tidak perlu melakukan evaluasi. Pokoknya perusahaan tersebut yang harus terpilih."
Arahan seperti ini menimbulkan persoalan apabila mengharuskan Pejabat Pengadaan mengabaikan persyaratan atau menyusun hasil pemilihan yang tidak sesuai fakta.
Apabila pimpinan merekomendasikan Penyedia A, Pejabat Pengadaan tetap harus melaksanakan tugas sesuai kewenangannya.
Jika pemeriksa menanyakan asal rekomendasi tersebut, jelaskan sesuai fakta yang diketahui.
Jika terdapat tekanan untuk mengubah hasil evaluasi atau membuat dokumen yang tidak sesuai fakta, tindakan tersebut tidak dapat dibenarkan hanya dengan alasan adanya arahan pimpinan.
8. Dokumen Apa yang Perlu Disiapkan Sejak Awal Pengadaan?
Dokumentasi diperlukan agar proses pemilihan dapat ditelusuri berdasarkan pekerjaan dan kegiatan yang benar-benar dilaksanakan.
Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, dokumen yang relevan disesuaikan dengan jenis pekerjaan, metode, nilai paket, dan ketentuan yang berlaku.
Bagaimana Jika Dokumen yang Ditanyakan Tidak Ditemukan?
Pertama, periksa kembali arsip dan dokumen pengadaan yang masih tersedia.
Kedua, telusuri riwayat proses melalui sistem pengadaan yang digunakan apabila relevan.
Ketiga, bedakan dokumen yang belum ditemukan dari kegiatan yang memang tidak pernah dilaksanakan.
Keempat, apabila perlu membuat catatan penjelasan pada saat ini, gunakan tanggal sebenarnya dan jelaskan bahwa catatan tersebut merupakan penjelasan yang dibuat setelah proses pengadaan berlangsung.
Jangan membuat survei pasar dengan tanggal mundur.
Jangan membuat berita acara negosiasi jika negosiasi tersebut tidak pernah dilaksanakan.
Jangan menyusun hasil evaluasi yang bertentangan dengan pemeriksaan yang sebenarnya.
Dokumentasi yang dibuat setelah proses selesai harus dinyatakan sebagai penjelasan atau catatan yang dibuat pada tanggal sebenarnya, bukan sebagai dokumen lama yang seolah-olah sudah ada sebelumnya.
Contoh Catatan Pertimbangan Calon Penyedia untuk Pengadaan yang Akan Dilaksanakan
Untuk pengadaan berikutnya, Pejabat Pengadaan dapat menggunakan format catatan internal berikut pada tahap persiapan pemilihan.
Nama paket: ............................................
Jenis pekerjaan: ............................................
Metode pengadaan: ............................................
Tanggal persiapan: ............................................
Sumber informasi pertama: ............................................
Sumber informasi kedua: ............................................
Hasil perbandingan harga dan kualitas: ............................................
Calon penyedia yang akan diundang: ............................................
Pertimbangan mengundang calon penyedia: ............................................
Tindak lanjut: Calon penyedia diundang untuk menyampaikan penawaran dan mengikuti proses Pengadaan Langsung sesuai ketentuan.
Catatan tersebut merupakan contoh alat bantu administrasi internal, bukan format wajib yang ditetapkan LKPP. Isinya harus disesuaikan dengan kegiatan dan informasi yang benar-benar diperoleh pada saat persiapan pemilihan.
9. Kesimpulan: Apa yang Perlu Dipahami Pejabat Pengadaan?
Ketika Pejabat Pengadaan ditanya mengapa hanya mengundang Penyedia A, terdapat tiga persoalan yang perlu dijelaskan secara terpisah.
Apakah paket tersebut memenuhi ketentuan untuk dilaksanakan melalui Pengadaan Langsung?
Periksa jenis pekerjaan, nilai paket, ketersediaan kebutuhan dalam Katalog Elektronik, serta ketentuan metode pengadaan yang berlaku.
Informasi apa yang digunakan untuk meyakini bahwa Penyedia A mampu melaksanakan pekerjaan?
Bagaimana persiapan pemilihan dilaksanakan, termasuk pencarian informasi dan perbandingan harga serta kualitas sesuai ketentuan?
Apakah persyaratan calon penyedia telah diperiksa?
Apakah evaluasi, klarifikasi, negosiasi, dan dokumentasi dilaksanakan sesuai ketentuan?
Apakah hasil yang dicatat sesuai dengan proses yang sebenarnya?
Ketentuan yang memperbolehkan mengundang satu calon penyedia menjelaskan aspek mekanisme Pengadaan Langsung.
Namun, kesesuaian seluruh proses pengadaan tetap perlu dinilai berdasarkan fakta dan dokumen yang tersedia.
PESAN UNTUK PEJABAT PENGADAAN
Pengadaan Langsung bukan Tender.
Karena itu, keberadaan banyak pelaku usaha yang mampu tidak otomatis mewajibkan Pejabat Pengadaan mengundang seluruhnya untuk bersaing.
Namun, Pejabat Pengadaan tetap harus memiliki dasar pertimbangan yang dapat dijelaskan dalam mengundang calon penyedia.
Pastikan metodenya, periksa kemampuan calon penyedia, laksanakan proses sesuai ketentuan, dan dokumentasikan hasilnya berdasarkan fakta yang sebenarnya.
Pertanyaan yang Sering Muncul
1. Apakah mengundang satu penyedia otomatis merupakan pelanggaran?
Tidak. Dalam mekanisme Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK, undangan kepada satu calon penyedia yang diyakini mampu diatur dalam pedoman pemilihan.
Namun, kesesuaian metode dan seluruh tahapan pengadaan tetap perlu diperiksa.
2. Apakah dua sumber informasi berarti wajib mengundang dua penyedia?
Tidak. Dua sumber informasi digunakan dalam persiapan pemilihan untuk membandingkan harga dan kualitas apabila informasinya tersedia.
Jumlah sumber informasi tersebut perlu dibedakan dari jumlah calon penyedia yang diundang dalam pelaksanaan pemilihan.
3. Apakah Pejabat Pengadaan harus membuktikan perusahaan lain tidak mampu?
Tidak terdapat kewajiban umum untuk menyatakan seluruh pelaku usaha lain tidak mampu sebelum mengundang satu calon penyedia sesuai mekanisme Pengadaan Langsung.
Namun, Pejabat Pengadaan harus dapat menjelaskan dasar pemilihan calon penyedia yang diundang.
4. Bagaimana jika Penyedia A merupakan rekomendasi pimpinan?
Jelaskan fakta mengenai asal rekomendasi dan tindakan yang benar-benar dilaksanakan.
Rekomendasi calon penyedia tidak menggantikan proses pemeriksaan, evaluasi, dan negosiasi yang diwajibkan.
5. Apakah menunjukkan dasar hukum satu penyedia sudah cukup untuk menyelesaikan pemeriksaan?
Tidak. Ketentuan tersebut hanya menjelaskan salah satu aspek mekanisme Pengadaan Langsung.
Pemeriksaan dapat mencakup kesesuaian metode, dokumen persiapan, kualifikasi, evaluasi, harga, negosiasi, pelaksanaan kontrak, dan fakta lain yang relevan.
6. Bagaimana jika pemeriksaan berkaitan dengan pengadaan beberapa tahun lalu?
Dasar hukum perlu disesuaikan dengan waktu pelaksanaan pengadaan dan ketentuan peralihan yang relevan.
Jangan langsung menggunakan batas nilai atau prosedur yang berlaku saat ini untuk menilai paket lama tanpa memeriksa ketentuan yang berlaku pada waktu pengadaan tersebut dilaksanakan.
7. Bagaimana jika Pejabat Pengadaan sudah diperiksa sebagai saksi atau berkaitan dengan dugaan tindak pidana?
Sampaikan fakta yang benar-benar diketahui dan dilakukan.
Jangan membuat dokumen yang tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Apabila pemeriksaan telah menyangkut dugaan tindak pidana atau kepentingan hukum pribadi, pertimbangkan pendampingan dari penasihat hukum sesuai status dan situasi pemeriksaan.
Dasar Hukum dan Referensi
-
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018
tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
sebagaimana telah diubah dengan
Perpres Nomor 12 Tahun 2021
dan Perpres Nomor 46 Tahun 2025.
Rujukan: Pasal 6 dan 7 tentang prinsip serta etika; Pasal 12 tentang tugas Pejabat Pengadaan; Pasal 38 dan 41 tentang metode pemilihan; serta Pasal 50 tentang pelaksanaan pemilihan.
Baca naskah konsolidasi resmi Perpres PBJ -
Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021
tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Melalui Penyedia.
Rujukan teknis: Lampiran I angka 5.3.1 dan 5.3.2 untuk Barang/Jasa Lainnya dan Jasa Konsultansi Nonkonstruksi. -
Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021,
Lampiran II.
Rujukan teknis Pengadaan Langsung jasa konstruksi, khususnya angka 5.3.1 tentang persiapan pemilihan dan angka 5.3.2 tentang pelaksanaan pemilihan.
Baca Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 -
Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024
tentang Perubahan atas
Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
Digunakan bersama ketentuan pedoman pelaksanaan pengadaan melalui penyedia.
Baca Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024 -
Surat Edaran Kepala LKPP
Nomor 4 Tahun 2025.
Rujukan tambahan mengenai percepatan pelaksanaan pengadaan, termasuk Pengadaan Langsung Pekerjaan Konstruksi dengan nilai di atas Rp50 juta sampai dengan Rp400 juta berdasarkan Perpres Nomor 46 Tahun 2025.
Baca Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 4 Tahun 2025
Artikel ini merupakan materi edukasi mengenai mekanisme dan pertanggungjawaban Pengadaan Langsung.
Contoh pertanyaan dan penjelasan dalam artikel bersifat ilustratif, bukan keterangan yang harus digunakan dalam pemeriksaan.
Ketentuan Pengadaan Langsung dalam Perpres Nomor 46 Tahun 2025 perlu dibaca bersama pedoman teknis serta ketentuan pelaksanaan yang berlaku.
Untuk Pekerjaan Konstruksi bernilai di atas Rp200 juta sampai dengan Rp400 juta, perhatikan penyesuaian batas nilai dan model dokumen pemilihan sebagaimana ketentuan pelaksanaan Perpres Nomor 46 Tahun 2025.
Pengadaan Langsung Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai di atas Rp50 juta wajib menggunakan SPSE dengan fitur transaksional sesuai ketentuan Pasal 38 ayat (8) Perpres Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya.
Untuk paket yang dilaksanakan sebelum berlakunya perubahan regulasi, dasar hukum dan ketentuan peralihan harus diperiksa sesuai waktu pelaksanaan paket.
Artikel ini bukan pengganti pendampingan hukum untuk perkara atau pemeriksaan tertentu.
Komentar
Posting Komentar