Tender Dini: Anggaran Disahkan tetapi Tidak Cukup, Bolehkah Negosiasi Harga atau Harus Dibatalkan?

Artikel ini merupakan lanjutan dari pembahasan sebelumnya mengenai pelaksanaan tender dini pada APBD pokok maupun APBD perubahan. 

Bayangkan sebuah paket rehabilitasi pasar direncanakan dengan pagu Rp800 juta. Proses pemilihan penyedia dilaksanakan lebih dahulu karena pemerintah daerah ingin pekerjaan segera dimulai setelah perubahan APBD disahkan. Tender berjalan, kemudian diperoleh penawaran terkoreksi pemenang sebesar Rp760 juta.

Masalah muncul ketika anggaran perubahan akhirnya disahkan. Kegiatannya tetap ada, tetapi anggaran yang tersedia dalam DPA hanya Rp700 juta. Pertanyaannya: apakah pemenang tetap dapat dikontrak, boleh dilakukan negosiasi harga, atau tender harus dibatalkan?

Jawaban singkat: tender tidak otomatis batal. Jika pemilihan memang dilakukan mendahului persetujuan RKA oleh DPRD dan pagu yang akhirnya disetujui lebih kecil daripada penawaran harga terkoreksi pemenang, proses pemilihan dapat dilanjutkan melalui negosiasi teknis dan harga. Namun, kontrak hanya boleh ditandatangani apabila anggarannya sudah tersedia dan nilai kontraknya tidak melampaui anggaran tersebut.

Dasar Ketentuannya

Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia, Lampiran II angka 1.2, mengatur tindak lanjut pemilihan yang mendahului persetujuan anggaran.

Apabila pagu anggaran yang tersedia dalam RKA Perangkat Daerah yang disetujui oleh DPRD lebih kecil dari penawaran harga terkoreksi pemenang, proses pemilihan dapat dilanjutkan dengan melakukan negosiasi teknis dan harga. Apabila kegiatan tidak tersedia dalam DIPA/DPA, pemilihan penyedia harus dibatalkan.

Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tersebut telah diubah melalui Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024.

Di sisi lain, Pasal 52 ayat (2) Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menegaskan bahwa PPK dilarang membuat ikatan perjanjian atau menandatangani kontrak apabila anggaran belum tersedia atau tidak cukup tersedia sehingga mengakibatkan terlampauinya batas anggaran. Ketentuan terkini dapat dibaca dalam naskah konsolidasi Perpres Nomor 46 Tahun 2025.

Dengan demikian, terdapat perbedaan yang harus dipahami:

• Proses pemilihan masih dapat diselamatkan melalui negosiasi teknis dan harga.
• Penandatanganan kontrak tidak boleh dilakukan sebelum tersedia anggaran yang cukup.

Apakah Cukup dengan Meminta Diskon?

Tidak sesederhana meminta pemenang menurunkan harga dari Rp760 juta menjadi Rp700 juta. Peraturan menggunakan istilah negosiasi teknis dan harga, bukan sekadar negosiasi harga.

Negosiasi harus memastikan bahwa pekerjaan dengan nilai yang lebih rendah tetap layak dilaksanakan. Untuk pekerjaan rehabilitasi pasar, misalnya, perlu dipastikan bahwa struktur, atap, instalasi listrik, sanitasi, akses keselamatan, dan bagian lain yang menjadi keluaran utama masih dapat berfungsi sesuai kebutuhan.

Apabila penyedia dapat memberikan efisiensi harga tanpa mengurangi keluaran dan mutu, hal tersebut dapat menjadi bagian dari negosiasi. Namun, jika pencapaian anggaran yang baru memerlukan penyesuaian teknis, setiap penyesuaian harus:

1. didukung kajian dan perhitungan teknis;
2. tetap mempertahankan fungsi utama pekerjaan;
3. tidak menurunkan standar mutu, keselamatan, dan ketentuan wajib lainnya;
4. tidak mengubah paket menjadi pekerjaan yang secara substansial berbeda;
5. menghasilkan harga yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan; serta
6. dituangkan secara lengkap dalam berita acara negosiasi.

Perlu dihindari: mengurangi volume atau spesifikasi secara sembarangan hanya agar harga masuk ke dalam pagu. Jangan pula mengubah HPS secara retroaktif untuk sekadar membenarkan hasil yang telah ada. Gunakan kajian teknis dan perhitungan kewajaran harga sebagai dasar pengambilan keputusan.

Simulasi Kasus Rehabilitasi Pasar

Uraian	Nilai
Pagu saat proses pemilihan dimulai	Rp800 juta
Penawaran harga terkoreksi pemenang	Rp760 juta
Anggaran yang tersedia setelah DPA disahkan	Rp700 juta
Selisih yang harus diselesaikan	Rp60 juta

Dalam contoh tersebut, proses pemilihan dapat dilanjutkan dengan negosiasi teknis dan harga. Jika hasil negosiasi mencapai nilai paling tinggi Rp700 juta dan pekerjaan tetap layak serta memenuhi kebutuhan, hasil tersebut dapat menjadi dasar untuk melanjutkan proses menuju kontrak setelah DPA disahkan.

Jika penyedia tidak menyetujui hasil negosiasi, atau tim teknis menyimpulkan bahwa pekerjaan senilai Rp700 juta tidak lagi dapat menghasilkan bangunan yang fungsional dan aman, kontrak tidak boleh dipaksakan.

Empat Kemungkinan Tindak Lanjut

Kondisi	Tindak Lanjut
Anggaran cukup	Proses dilanjutkan dan kontrak ditandatangani setelah seluruh persyaratan terpenuhi.
Anggaran lebih kecil, tetapi negosiasi berhasil	Proses dilanjutkan dengan nilai hasil negosiasi yang tidak melebihi anggaran tersedia.
Negosiasi tidak berhasil atau pekerjaan tidak lagi layak	Jangan menandatangani kontrak. Pertimbangkan penambahan anggaran yang sah atau pembatalan dan pemilihan ulang dengan lingkup yang telah disesuaikan.
Kegiatan tidak tersedia dalam DPA	Pemilihan harus dibatalkan. Untuk kondisi ini, tender dinyatakan gagal oleh PA/KPA sesuai ketentuan yang berlaku.

Langkah Praktis yang Sebaiknya Dilakukan

Agar keputusan dapat dipertanggungjawabkan, langkah berikut dapat digunakan sebagai kerangka kerja:

1. Pastikan status dokumen anggaran. Periksa bahwa kegiatan benar-benar tersedia dalam DPA dan tentukan pagu final yang dapat digunakan.
2. Bandingkan pagu final dengan penawaran terkoreksi. Jangan menggunakan angka rencana lama sebagai dasar kontrak.
3. Lakukan reviu teknis. PPK bersama tim teknis menilai apakah keluaran pekerjaan masih dapat dicapai dengan anggaran yang tersedia.
4. Tentukan batas negosiasi. Pokja Pemilihan memproses negosiasi teknis dan harga dalam tahapan pemilihan, dengan batasan teknis dan kewajaran harga yang disiapkan PPK.
5. Buat berita acara. Catat bagian teknis yang dibahas, harga sebelum dan sesudah negosiasi, dasar perhitungan, kesanggupan penyedia, serta kesimpulan.
6. Lakukan reviu sebelum SPPBJ dan kontrak. Pastikan hasil pemilihan, dokumen teknis, nilai kontrak, jaminan, jadwal, dan DPA telah konsisten.
7. Jangan mulai pekerjaan sebelum kontrak sah. Tidak boleh ada perintah kerja, mobilisasi, atau pelaksanaan pekerjaan hanya berdasarkan harapan bahwa anggaran akan ditambah kemudian.

Kapan Sebaiknya Tender Diulang?

Negosiasi bukan solusi untuk semua pengurangan anggaran. Pemilihan ulang lebih tepat apabila pengurangan pagu menyebabkan:

• perubahan besar pada ruang lingkup pekerjaan;
• hilangnya salah satu keluaran utama;
• perubahan spesifikasi yang dapat memengaruhi peserta atau persaingan;
• pekerjaan tidak lagi memenuhi standar fungsi, mutu, atau keselamatan; atau
• harga hasil negosiasi tidak dapat dipertanggungjawabkan.

Jika paket yang akan dikontrakkan sudah berbeda secara mendasar dari paket yang ditenderkan, mempertahankan pemenang lama justru dapat menimbulkan pertanyaan mengenai keadilan persaingan. Dalam keadaan demikian, membatalkan hasil dan melakukan pemilihan ulang atas paket yang telah disusun kembali merupakan pilihan yang lebih aman dan transparan.

Jangan Samakan dengan Tender Biasa

Ketentuan negosiasi ini bersifat khusus untuk pemilihan yang dilakukan mendahului persetujuan RKA oleh DPR/DPRD. Ketentuan tersebut tidak dapat dijadikan alasan umum untuk menegosiasi ulang setiap hasil tender.

Jika sejak awal DPA telah disahkan dan anggarannya sudah diketahui, tetapi dokumen tender justru disusun melampaui anggaran yang tersedia, persoalannya bukan lagi akibat perubahan persetujuan anggaran. Dalam kondisi tersebut, dokumen persiapan pengadaan dan proses pemilihannya perlu dievaluasi kembali. Jangan menggunakan klausul tender mendahului anggaran untuk menutupi kesalahan perencanaan.

Pertanyaan yang Sering Muncul

1. Bolehkah kontrak Rp760 juta ditandatangani ketika DPA hanya Rp700 juta?

Tidak boleh. PPK dilarang menandatangani kontrak yang melampaui anggaran yang tersedia.

2. Bolehkah kontrak ditandatangani dahulu sambil menunggu penambahan anggaran?

Tidak. Penambahan anggaran yang masih berupa rencana atau harapan belum dapat menjadi dasar ikatan kontrak.

3. Apakah cukup menegosiasi harga tanpa membahas teknis?

Jika penyedia mampu menurunkan harga tanpa mengubah keluaran dan mutu, hal itu tetap harus diuji kewajaran dan kelayakannya. Jika terdapat penyesuaian teknis, pembahasannya wajib dilakukan secara jelas dan terdokumentasi. Intinya, hasil akhir harus layak dilaksanakan dan dapat dipertanggungjawabkan.

4. Apakah pengurangan anggaran otomatis membatalkan pemenang?

Tidak otomatis. Sepanjang kegiatannya tersedia dan negosiasi teknis serta harga berhasil, proses masih dapat dilanjutkan. Pembatalan menjadi pilihan apabila tidak tercapai kesepakatan, pekerjaan tidak lagi layak, atau kegiatannya tidak tersedia dalam DPA.

Kesimpulan

Anggaran yang disahkan lebih kecil tidak selalu membuat tender dini batal. Peraturan memberi ruang untuk melanjutkan proses melalui negosiasi teknis dan harga. Namun, negosiasi hanya dapat diteruskan apabila hasil pekerjaan tetap layak, harga tidak melebihi anggaran, dan seluruh keputusannya dapat dipertanggungjawabkan.

Jika negosiasi gagal atau pengurangan anggaran mengubah paket secara mendasar, jangan memaksakan kontrak. Pilihannya adalah menyediakan tambahan anggaran yang sah, melakukan pemilihan ulang dengan ruang lingkup baru, atau menunda kegiatan. Apabila kegiatannya tidak tersedia dalam DPA, pemilihan harus dibatalkan.

Prinsip akhirnya sederhana: pemilihan boleh dilakukan lebih awal, tetapi kontrak tidak boleh mendahului kepastian anggaran. Kecepatan pengadaan tetap harus berjalan bersama kepastian hukum, kelayakan teknis, dan akuntabilitas.

Catatan: Tulisan ini merupakan ulasan edukatif. Penerapan pada paket tertentu tetap perlu memperhatikan dokumen anggaran, tahapan pemilihan, jenis kontrak, dokumen pemilihan, serta ketentuan teknis yang berlaku pada instansi masing-masing.