Tender telah diumumkan, bahkan penawaran mungkin sudah masuk. Namun, Pokja kemudian menemukan kesalahan dalam HPS.
Apakah HPS dapat diperbaiki dan tender dilanjutkan, atau tender harus dinyatakan gagal? Jawabannya bergantung pada jenis kesalahan, pengaruhnya terhadap persaingan dan evaluasi, serta tahap ketika kesalahan ditemukan.
HPS Bukan Sekadar Lampiran Administratif
HPS ditetapkan oleh PPK. Pasal 26 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 mengatur bahwa HPS dihitung secara keahlian dan menggunakan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
HPS digunakan sebagai:
- alat untuk menilai kewajaran harga penawaran dan/atau kewajaran harga satuan;
- dasar menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan Barang, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa Lainnya;
- dasar menentukan besaran jaminan;
- dasar menentukan batasan persyaratan personel manajerial dan peralatan utama dalam Pekerjaan Konstruksi; dan
- dasar menentukan penerbit jaminan.
Walaupun HPS tidak menjadi dasar perhitungan besarnya kerugian negara, kedudukannya menentukan jalannya evaluasi. Kesalahan HPS dapat memengaruhi minat peserta, batas tertinggi penawaran, evaluasi kewajaran harga, besaran jaminan, persyaratan tertentu, dan hasil pemilihan.
Penawaran peserta yang jauh lebih tinggi atau lebih rendah belum otomatis membuktikan HPS keliru. Periksa dahulu spesifikasi, volume, lokasi, biaya distribusi, instalasi, pajak, tanggal data harga, risiko, dan kondisi pasar.
Siapa yang Bertanggung Jawab terhadap HPS?
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| PPK | Menyusun dan menetapkan HPS berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. |
| Pokja Pemilihan | Mereviu HPS dalam persiapan pemilihan dan menggunakannya dalam proses evaluasi. |
| Tim teknis/perencana | Memberikan perhitungan teknis, volume, analisis harga, dan data pendukung. |
| PA/KPA | Menjalankan kewenangan sesuai ketentuan, termasuk persoalan kebijakan paket atau ketersediaan anggaran. |
Pokja tidak boleh mengubah dan menetapkan sendiri HPS baru. Jika HPS perlu diubah, Pokja mengembalikannya kepada PPK untuk dikaji dan ditetapkan kembali.
Tiga Jenis Kesalahan HPS
1. Kesalahan administratif yang tidak memengaruhi substansi
Contohnya adalah kesalahan nomor dokumen, tanggal, format, atau penamaan komponen yang tidak mengubah nilai, spesifikasi, volume, parameter evaluasi, maupun perlakuan terhadap peserta.
Kesalahan seperti ini tidak selalu menyebabkan tender gagal, sepanjang koreksinya didokumentasikan dan tidak mengubah aturan pemilihan.
2. Kesalahan perhitungan yang memengaruhi nilai HPS
Contohnya meliputi salah penjumlahan, salah perkalian volume, PPN dihitung dua kali, biaya pengiriman terlewat, atau kuantitas dalam HPS berbeda dengan daftar kuantitas.
Kesalahan tersebut harus dianalisis karena dapat mengubah total HPS, batas tertinggi penawaran, batas 80 persen, besaran jaminan, dan hasil evaluasi.
3. Kesalahan mendasar
Contohnya adalah spesifikasi yang dihitung berbeda dengan spesifikasi tender, sumber harga tidak dapat dipertanggungjawabkan, komponen utama tidak dihitung, HPS melampaui pagu, volume salah secara material, atau HPS diarahkan pada harga penyedia tertentu.
PPK dan Pokja perlu mengkaji kembali dokumen persiapan secara menyeluruh, termasuk spesifikasi, volume, pagu, rancangan kontrak, dan metode pemilihannya.
Tahapan Penemuan Kesalahan Menentukan Tindakan
A. Sebelum tender diumumkan
Pokja mengembalikan HPS kepada PPK. PPK memeriksa sumber data, memperbaiki perhitungan, memastikan kesesuaiannya dengan spesifikasi dan volume, lalu menetapkan HPS yang benar. Tender diumumkan setelah dokumennya layak.
B. Setelah pengumuman, sebelum batas akhir penawaran
Tender tidak selalu harus dibatalkan. Jika perubahan bersifat material, langkah yang dilakukan adalah:
- Pokja menghentikan tahapan yang terdampak;
- HPS dikembalikan kepada PPK;
- PPK menetapkan HPS yang telah diperbaiki;
- Pokja membuat adendum dokumen pemilihan;
- perubahan diumumkan kepada seluruh peserta; dan
- batas pemasukan penawaran diperpanjang apabila diperlukan.
Seluruh peserta harus memperoleh informasi dan waktu yang sama untuk menyesuaikan penawaran.
C. Setelah batas akhir pemasukan penawaran
Tahap ini lebih sensitif karena harga peserta telah diketahui. Mengubah HPS dapat mengubah batas kelulusan, status penawaran di bawah 80 persen, evaluasi kewajaran harga, dan hasil pemilihan.
Jika kesalahannya material dan memengaruhi dokumen atau evaluasi, tender harus dinyatakan gagal. Pasal 51 Perpres PBJ menyebut kesalahan dalam Dokumen Pemilihan atau ketidaksesuaian dengan ketentuan Perpres sebagai salah satu kondisi Tender/Seleksi gagal.
D. Saat evaluasi penawaran
Pokja menghentikan bagian evaluasi yang dipengaruhi HPS dan menilai materialitas kesalahan. Tender hanya dapat dilanjutkan jika nilai, ambang evaluasi, persyaratan, perlakuan kepada peserta, dan hasil pemilihan tidak berubah.
E. Setelah penetapan pemenang
Penetapan pemenang bukan alasan untuk mengabaikan kesalahan. Jika masih dalam masa sanggah, Pokja menilai kesalahan dan sanggahan secara objektif. Jika kesalahan material terbukti, hasil pemilihan harus ditindaklanjuti sesuai prosedur Tender gagal.
F. Menjelang penandatanganan kontrak
Jika kesalahan HPS memengaruhi keabsahan hasil, PPK tidak seharusnya menerbitkan SPPBJ atau menandatangani kontrak. Kontrak bukan alat untuk melegalkan kesalahan pada tahap pemilihan.
Kapan Tender Dapat Dilanjutkan?
Tender dapat dipertimbangkan untuk dilanjutkan apabila seluruh kondisi berikut terpenuhi:
- Kesalahan hanya bersifat administratif atau tidak material.
- Total HPS dan batas tertinggi penawaran tidak berubah.
- Status penawaran terhadap batas 80 persen tidak berubah.
- Besaran dan persyaratan jaminan tidak berubah.
- Spesifikasi, volume, serta ruang lingkup tetap sama.
- Persyaratan kualifikasi dan teknis tidak berubah.
- Hasil evaluasi tidak terpengaruh.
- Tidak ada peserta yang diuntungkan atau dirugikan.
- Koreksi tidak dilakukan untuk menyesuaikan HPS dengan penawaran peserta.
Keputusan melanjutkan tender harus dituangkan dalam berita acara yang menjelaskan kesalahan, penyebab, dampak, konfirmasi PPK, tindakan koreksi, dan alasan tender tetap sah dilanjutkan.
Kapan Tender Harus Dinyatakan Gagal?
Tender seharusnya dinyatakan gagal apabila kesalahan HPS:
- mengubah total HPS secara material;
- menyebabkan HPS melampaui pagu;
- memengaruhi batas tertinggi penawaran;
- mengubah status kelulusan peserta;
- mengubah penerapan evaluasi kewajaran harga;
- memengaruhi besaran atau jenis jaminan;
- memengaruhi persyaratan personel atau peralatan;
- berasal dari spesifikasi atau volume yang salah;
- menyebabkan dokumen tidak dapat dipertanggungjawabkan; atau
- baru akan diperbaiki setelah Pokja mengetahui harga peserta dan memengaruhi hasil.
Jika koreksi HPS dapat mengubah cara peserta menyusun penawaran atau cara Pokja mengevaluasinya, kesalahan tersebut pada dasarnya bersifat material.
Tindak lanjut Tender/Seleksi gagal dapat berupa evaluasi ulang, penyampaian penawaran ulang, atau Tender/Seleksi ulang sesuai penyebab kegagalan dan metode pemilihannya. Evaluasi ulang digunakan apabila masalahnya berupa kesalahan evaluasi, bukan untuk memperbaiki HPS yang material.
Bagaimana Jika HPS Terlalu Tinggi atau Terlalu Rendah?
Seluruh penawaran berada di atas HPS
Untuk Tender Barang, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa Lainnya, seluruh penawaran di atas HPS merupakan salah satu keadaan Tender gagal. Namun, Pokja dan PPK tetap harus mencari penyebabnya: HPS terlalu rendah, harga pasar berubah, biaya distribusi belum dihitung, spesifikasi mahal, waktu terlalu pendek, atau penawaran peserta memang tidak wajar.
Jangan mengulang tender dengan dokumen yang sama tanpa memperbaiki penyebab kegagalan.
HPS terlalu tinggi
HPS yang tinggi tidak otomatis membuktikan kerugian negara. Namun, HPS yang tidak wajar harus diperbaiki karena melemahkan penilaian kewajaran harga, membuka ruang kontrak yang tidak efisien, dan menunjukkan data penyusunan yang tidak memadai.
HPS terlalu rendah
HPS yang terlalu rendah dapat mengurangi minat pelaku usaha, membuat seluruh penawaran gugur, atau mendorong harga yang tidak realistis. Pokja tidak boleh memaksa peserta menurunkan harga melalui klarifikasi yang mengubah substansi penawaran. Solusinya adalah mengkaji kembali dokumen persiapan.
Contoh Kasus
| Kasus | Dampak | Tindakan |
|---|---|---|
| Salah nomor surat penetapan HPS | Nilai, spesifikasi, volume, dan evaluasi tidak berubah. | Koreksi administratif, dokumentasikan, dan lanjutkan. |
| PPN dihitung dua kali; diketahui sebelum penawaran masuk | Total HPS berubah. | PPK menetapkan HPS baru; Pokja membuat adendum dan menyesuaikan jadwal. |
| HPS menghitung 80 unit, sedangkan daftar kuantitas 100 unit; diketahui setelah penawaran dibuka | Total HPS dan evaluasi berubah. | Nyatakan Tender gagal dan perbaiki dokumen. |
| Seluruh penawaran di atas HPS karena menggunakan harga lama | HPS tidak sesuai pasar. | Tender gagal; perbarui HPS sebelum Tender ulang. |
| Salah nama komponen dalam kertas kerja internal | Nilai, objek, volume, dan parameter evaluasi tetap. | Klarifikasi dan dokumentasikan; tender dapat dilanjutkan. |
Matriks keputusan berdasarkan tahapan
| Waktu Ditemukan | Sifat Kesalahan | Tindakan |
|---|---|---|
| Sebelum pengumuman | Administratif atau material | Kembalikan kepada PPK dan perbaiki sebelum tender diumumkan. |
| Setelah pengumuman, sebelum penawaran | Tidak material | Dokumentasikan dan lanjutkan. |
| Setelah pengumuman, sebelum penawaran | Material | Penetapan ulang oleh PPK, adendum dokumen, dan penyesuaian jadwal. |
| Setelah penawaran masuk | Tidak memengaruhi evaluasi | Dapat dilanjutkan dengan analisis serta berita acara yang kuat. |
| Setelah penawaran masuk | Mengubah HPS atau evaluasi | Nyatakan Tender gagal dan lakukan tindak lanjut sesuai metode. |
| Saat evaluasi | Seluruh penawaran di atas HPS | Tender gagal dan reviu HPS serta dokumen persiapan. |
| Setelah penetapan pemenang | Kesalahan material | Tindak lanjuti sesuai prosedur Tender gagal; jangan teruskan kontrak. |
Daftar Simak Sebelum Mengambil Keputusan
- Kapan kesalahan ditemukan dan apakah penawaran sudah dibuka?
- Apakah total HPS berubah dan masih berada dalam pagu?
- Apakah batas tertinggi penawaran berubah?
- Apakah status penawaran terhadap batas 80 persen berubah?
- Apakah besaran atau persyaratan jaminan berubah?
- Apakah persyaratan personel atau peralatan berubah?
- Apakah spesifikasi, volume, atau ruang lingkup ikut berubah?
- Apakah peserta akan menyusun penawaran berbeda jika mengetahui HPS yang benar?
- Apakah hasil evaluasi atau calon pemenang berubah?
- Apakah semua peserta tetap memperoleh perlakuan yang sama?
- Apakah koreksi dapat dilakukan tanpa post-bidding?
- Apakah dasar keputusan telah dituangkan dalam berita acara?
Kesalahan yang Harus Dihindari
- Pokja mengubah HPS sendiri. HPS ditetapkan oleh PPK.
- Menyesuaikan HPS setelah melihat harga peserta. HPS tidak boleh dinaikkan atau diturunkan untuk mengakomodasi penawaran tertentu.
- Menganggap semua kesalahan harus membatalkan tender. Kesalahan administratif yang tidak berdampak harus dibedakan dari kesalahan material.
- Menganggap semua kesalahan dapat diperbaiki melalui adendum. Setelah penawaran dibuka, perubahan material dapat menjadi perubahan aturan setelah harga diketahui.
- Mengulang tender tanpa memperbaiki penyebabnya. Dokumen yang tetap salah berpotensi menghasilkan kegagalan yang sama.
- Melanjutkan tender demi mengejar waktu. Jadwal bukan alasan mempertahankan proses yang dasar evaluasinya telah diketahui keliru.
Kesimpulan
Kesalahan HPS saat tender berjalan tidak selalu menyebabkan tender dibatalkan. Namun, tender juga tidak boleh dilanjutkan hanya karena sudah terlanjur diumumkan.
Keputusan ditentukan oleh tiga hal: waktu kesalahan ditemukan, materialitas kesalahan, dan pengaruhnya terhadap persaingan serta evaluasi.
Jika diketahui sebelum penawaran masuk, perbaikan material masih dapat dilakukan melalui penetapan kembali oleh PPK, adendum dokumen, dan penyesuaian jadwal. Jika ditemukan setelah penawaran masuk tetapi tidak memengaruhi nilai, evaluasi, atau perlakuan kepada peserta, tender dapat dipertimbangkan untuk dilanjutkan dengan dokumentasi yang kuat.
Namun, jika kesalahan mengubah total HPS, batas kelulusan, evaluasi kewajaran harga, jaminan, persyaratan, atau hasil pemilihan, tender seharusnya dinyatakan gagal dan dokumennya diperbaiki.
Tender tidak perlu dibatalkan karena setiap kesalahan kecil, tetapi tidak boleh dilanjutkan dengan kesalahan yang mengubah aturan permainan.
- Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025, khususnya Pasal 26 dan Pasal 51 dalam naskah konsolidasi Perpres PBJ.
- Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024 tentang perubahan atas Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
Catatan: penerapan pada paket tertentu tetap harus memeriksa jenis pengadaan, metode pemilihan, model dokumen pemilihan, serta fakta konkret pada paket bersangkutan.
Komentar
Posting Komentar