PPK Langsung Beli ke Toko Tanpa Pejabat Pengadaan: Apakah Sah?

Dalam praktik, kebutuhan kantor sering bersifat sederhana. Barang tersedia di toko, nilainya tidak besar, dan transaksi dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Karena PPK memahami kebutuhan, memeriksa barang, dan mengurus pembayaran, muncul pertanyaan: untuk Pengadaan Langsung Barang/Jasa Lainnya sampai dengan Rp50 juta, apakah PPK boleh mengurus semuanya tanpa melibatkan Pejabat Pengadaan?

Jawabannya: tidak tepat apabila seluruh proses dilakukan oleh PPK seorang diri.

1. Nilai kecil tidak menghapus Pejabat Pengadaan

Pengadaan Langsung dengan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi memang menggunakan tata cara yang sederhana. Akan tetapi, kesederhanaan tersebut berkaitan dengan:

• bentuk kontrak;

• persyaratan Penyedia;

• tahapan yang singkat;

• dokumen yang proporsional; dan

• pelaksanaan yang dapat diselesaikan pada hari yang sama.

Kesederhanaan itu tidak otomatis menghapus pembagian kewenangan antara PPK dan Pejabat Pengadaan.

Dalam Perpres PBJ, Pejabat Pengadaan merupakan pelaku pengadaan yang bertugas melaksanakan Pengadaan Langsung. Selanjutnya, pedoman pelaksanaan Pengadaan Langsung sampai dengan Rp50 juta mengatur tahapan:

1. Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan Barang/Jasa Lainnya kepada Pelaku Usaha.

2. Penyedia dan PPK melakukan serah terima.

3. Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi kepada PPK; dan/atau

4. PPK melakukan pembayaran.

Dengan demikian, PPK tidak dapat mengambil alih seluruh fungsi Pejabat Pengadaan hanya karena nilai paket tidak lebih dari Rp50 juta.

2. Apa arti “PPK membeli langsung”?

Istilah “PPK membeli langsung” perlu diluruskan. Ada perbedaan antara melakukan pemesanan secara hukum-administratif dan datang secara fisik ke toko.

PPK masih dapat:

• datang langsung ke toko;

• melihat dan memeriksa barang;

• mengambil barang yang telah dipesan;

• membawa barang ke kantor;

• menerima nota atau kuitansi;

• menandatangani bukti penerimaan;

• memproses pembayaran; dan

• meminta bantuan tenaga atau tim pendukung.

Namun sebelum itu, harus terdapat tindakan pemesanan yang dapat ditelusuri sebagai tindakan Pejabat Pengadaan.

Pemesanan tersebut tidak selalu harus berupa surat panjang. Buktinya dapat disederhanakan, misalnya:

• lembar pemesanan satu halaman;

• surat atau nota pemesanan;

• pesan WhatsApp Pejabat Pengadaan kepada toko yang diarsipkan;

• surat elektronik;

• formulir pemesanan internal; atau

• catatan pemesanan yang ditandatangani Pejabat Pengadaan.

Yang penting, dapat dibuktikan bahwa Pejabat Pengadaan mengetahui kebutuhan, menentukan atau memilih Pelaku Usaha, dan melakukan pemesanan.

3. Jangan salah menafsirkan “dan/atau”

Frasa “dan/atau” ditempatkan pada hubungan antara:

• penyerahan bukti pembelian atau kuitansi kepada PPK; dan

• pelaksanaan pembayaran oleh PPK.

Frasa tersebut tidak menghubungkan seluruh tahapan dan tidak dapat ditafsirkan bahwa PPK boleh menggantikan Pejabat Pengadaan dalam melakukan pemesanan.

Karena itu, “dan/atau” bukan dasar untuk menyatakan:

PPK boleh memilih toko, memesan, menerima, sekaligus membayar seorang diri.

Penafsiran seperti itu menghilangkan tahap pertama yang secara tegas diberikan kepada Pejabat Pengadaan.

Bagaimana Jika Sudah Terlanjur Dilakukan PPK?

Hal pertama yang perlu ditegaskan: tidak ada dokumen yang dapat menjamin suatu transaksi pasti “bebas temuan”. Yang dapat dilakukan adalah menghentikan kesalahan, memastikan kerugian negara tidak terjadi, melengkapi bukti yang benar, dan melaksanakan tindakan korektif secara transparan.

Jangan membuat dokumen mundur atau seolah-olah Pejabat Pengadaan telah melakukan pemesanan jika kenyataannya tidak demikian. Dokumen seperti itu justru dapat memperbesar risiko pemeriksaan.

Penanganannya dibedakan sebagai berikut.

A. Barang belum diterima dan belum dibayar

Ini kondisi yang paling mudah diperbaiki.

Langkah koreksinya:

1. PPK menghentikan sementara proses transaksi.

2. PPK menyampaikan dokumen kebutuhan kepada Pejabat Pengadaan.

3. Pejabat Pengadaan melakukan reviu terhadap:

   • kebutuhan dan spesifikasi;

   • jumlah barang;

   • kewajaran harga;

   • ketersediaan barang;

   • kesesuaian Penyedia;

   • produk dalam negeri;

   • benturan kepentingan; dan

   • kemungkinan pemecahan paket.

4. Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan atau konfirmasi pemesanan kepada Pelaku Usaha.

5. Penyedia menyerahkan barang kepada PPK.

6. PPK memeriksa, menerima, dan memproses pembayaran.

Dalam keadaan ini, proses masih dapat dikembalikan kepada urutan yang benar.

B. Barang sudah diterima tetapi belum dibayar

Lakukan langkah berikut:

1. Jangan langsung membayar sebelum dilakukan pemeriksaan administratif.

2. Buat kronologi faktual yang menjelaskan:

   • tanggal kebutuhan;

   • siapa yang menghubungi toko;

   • alasan PPK membeli langsung;

   • tanggal barang diterima;

   • kondisi dan penggunaan barang;

   • nilai transaksi; dan

   • dokumen yang telah tersedia.

3. Libatkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan reviu setelah kejadian terhadap:

   • kesesuaian barang dengan kebutuhan;

   • kewajaran harga;

   • kelayakan Pelaku Usaha;

   • tidak adanya benturan kepentingan;

   • tidak adanya pemecahan paket; dan

   • kelengkapan nota atau kuitansi.

4. Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Reviu Transaksi, dengan tanggal yang sebenarnya.

Dokumen itu jangan diberi judul “Surat Pemesanan” karena pemesanan sudah terjadi. Gunakan judul yang jujur, seperti:

Berita Acara Reviu dan Klarifikasi atas Pengadaan Barang/Jasa yang Telah Dilaksanakan.

5. PPK melakukan pemeriksaan fisik dan membuat bukti penerimaan.

6. PA/KPA atau pengelola keuangan memutuskan kelanjutan pembayaran berdasarkan hasil reviu dan ketentuan pengelolaan keuangan daerah.

7. Jika terdapat keraguan, mintakan konsultasi tertulis kepada APIP sebelum pembayaran.

Reviu setelah kejadian tidak menghapus penyimpangan prosedur, tetapi dapat menunjukkan bahwa instansi melakukan pengendalian dan mencegah terjadinya pembayaran yang tidak sah.

C. Barang sudah diterima dan sudah dibayar

Untuk transaksi yang telah selesai, lakukan penanganan berikut:

1. Inventarisasi seluruh paket yang dilakukan langsung oleh PPK.

2. Kelompokkan berdasarkan:

   • nilai transaksi;

   • jenis barang/jasa;

   • Penyedia;

   • tanggal transaksi;

   • status pembayaran;

   • keberadaan barang;

   • kelengkapan nota/kuitansi; dan

   • sumber anggaran.

3. Pastikan barang benar-benar:

   • ada;

   • telah diterima;

   • sesuai kebutuhan;

   • sesuai jumlah;

   • dapat digunakan; dan

   • telah dicatat sebagai persediaan atau aset apabila dipersyaratkan.

4. Lakukan pengujian kewajaran harga menggunakan:

   • harga toko lain;

   • katalog elektronik;

   • harga pasar setempat;

   • bukti transaksi sejenis; atau

   • informasi harga yang dapat dipertanggungjawabkan.

5. Periksa kemungkinan:

   • pembayaran ganda;

   • barang fiktif;

   • kelebihan volume;

   • kemahalan harga;

   • pemecahan paket;

   • benturan kepentingan;

   • kekurangan pajak; dan

   • penggunaan Penyedia yang tidak memenuhi persyaratan.

6. Buat Berita Acara Klarifikasi dan Reviu atas transaksi yang telah terjadi.

7. Jika ditemukan kelebihan pembayaran, lakukan pengembalian ke kas daerah/negara sesuai mekanisme keuangan.

8. Jika ditemukan kekurangan pajak, lakukan penyetoran atau koreksi sesuai ketentuan perpajakan.

9. Laporkan hasil inventarisasi dan tindakan korektif kepada PA/KPA.

10. Untuk transaksi material atau berisiko, lakukan konsultasi kepada APIP.

4. Dokumen korektif yang dapat disiapkan

Dokumen yang disarankan meliputi:

1. Daftar inventarisasi transaksi yang dilakukan PPK.

2. Surat pernyataan kronologi PPK.

3. Berita Acara Pemeriksaan Fisik Barang.

4. Berita Acara Reviu dan Klarifikasi oleh Pejabat Pengadaan.

5. Kertas kerja kewajaran harga.

6. Checklist kelengkapan nota atau kuitansi.

7. Bukti pencatatan barang sebagai persediaan/aset.

8. Bukti pembayaran dan dokumen perpajakan.

9. Bukti pengembalian kelebihan pembayaran jika ditemukan.

10. Nota dinas PA/KPA tentang langkah perbaikan.

11. SOP atau petunjuk internal untuk transaksi berikutnya.

5. Contoh kesimpulan berita acara koreksi

Berdasarkan pemeriksaan fisik, pemeriksaan dokumen, dan pengujian kewajaran harga, barang telah tersedia, diterima sesuai kebutuhan, digunakan untuk kepentingan kedinasan, serta tidak ditemukan pembayaran ganda dan/atau selisih volume. Namun, terdapat ketidaksesuaian tahapan karena pemesanan sebelumnya dilakukan langsung oleh PPK tanpa keterlibatan Pejabat Pengadaan. Atas kondisi tersebut, dilakukan perbaikan administrasi, penguatan pengendalian internal, dan penegasan pembagian tugas untuk pengadaan selanjutnya.

Apabila ditemukan kemahalan harga, kalimat tersebut harus ditambah:

Berdasarkan hasil pengujian ditemukan selisih harga sebesar Rp[...]. Atas selisih tersebut telah dilakukan pengembalian ke kas daerah/negara melalui bukti setor Nomor [...] tanggal [...].

6. Yang tidak boleh dilakukan

Untuk menghindari masalah yang lebih berat, jangan:

• membuat surat pemesanan bertanggal mundur;

• meminta Pejabat Pengadaan menandatangani transaksi yang tidak pernah dilakukannya;

• mengubah tanggal nota atau kuitansi;

• membuat berita acara serah terima fiktif;

• menyatakan telah membandingkan harga jika tidak pernah dilakukan;

• memecah transaksi agar terlihat di bawah Rp50 juta;

• menghilangkan dokumen transaksi;

• meminta Penyedia membuat nota baru dengan keterangan yang tidak sesuai fakta; atau

• menyembunyikan transaksi dari PA/KPA maupun APIP.

7. Kesimpulan praktis

Jika sudah terlanjur, tujuan perbaikannya bukan membuat transaksi seolah-olah sejak awal telah sempurna. Tujuannya adalah:

membuktikan barang benar-benar dibutuhkan, diterima, digunakan, harganya wajar, tidak terjadi kerugian negara, pajaknya benar, serta kesalahan prosedur telah diakui dan diperbaiki.

Temuan administratif masih mungkin muncul. Namun, risiko dapat diperkecil apabila instansi mampu menunjukkan itikad baik, bukti transaksi yang sebenarnya, tidak ada kerugian negara, tindakan korektif, dan pencegahan agar kejadian tidak terulang.