Checklist Dokumen Swakelola Tipe I–IV dari RUP sampai BAST: Jangan Sampai Jadi Temuan!

Swakelola sering dipahami secara keliru sebagai pengadaan yang lebih sederhana karena tidak melalui tender. Akibatnya, kegiatan langsung berjalan hanya dengan berbekal DPA, surat keputusan tim, dan beberapa bukti belanja. Ketika diperiksa, barulah muncul pertanyaan: mengapa kegiatan ini diswakelolakan, siapa yang berwenang melaksanakan, bagaimana RAB disusun, siapa yang mengawasi, dan di mana bukti serah terimanya?

Padahal, Swakelola tetap merupakan cara memperoleh barang/jasa pemerintah. Prosesnya dimulai dari identifikasi kebutuhan dan berakhir setelah hasil pekerjaan diperiksa, diserahterimakan, dilaporkan, serta ditatausahakan. Perbedaannya dengan pengadaan melalui penyedia terletak pada siapa yang mengerjakan, bukan pada boleh atau tidaknya administrasi diabaikan.

Artikel ini menyajikan alur dan checklist praktis untuk seluruh tipe Swakelola agar PPK, PA/KPA, PPTK, Penyelenggara Swakelola, Ormas, Kelompok Masyarakat, bendahara, dan pengawas mempunyai peta kerja yang sama.

Dasar hukum yang digunakan

Panduan ini mengacu pada:

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025;
2. Peraturan LKPP Nomor 3 Tahun 2021 tentang Pedoman Swakelola;
3. Peraturan LKPP Nomor 11 Tahun 2021 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; dan
4. Keputusan Deputi Bidang Pengembangan Strategi dan Kebijakan LKPP Nomor 2 Tahun 2022 tentang Model Dokumen Swakelola.

Ketentuan pengelolaan keuangan, perpajakan, penatausahaan barang milik negara/daerah, keselamatan kerja, bangunan gedung, jasa konstruksi, hibah, atau ketentuan sektoral lainnya tetap harus diperhatikan sesuai karakteristik kegiatan.

Pahami dahulu perbedaan empat tipe Swakelola

Geser tabel ke kanan atau kiri untuk melihat seluruh kolom.

Pahami dahulu perbedaan empat tipe Swakelola

Tipe	Perencana dan pengawas	Pelaksana	Penetapan Penyelenggara Swakelola	Hubungan kontraktual utama
Tipe I	K/L/PD penanggung jawab anggaran	K/L/PD penanggung jawab anggaran	Seluruh tim ditetapkan PA/KPA	Pada pelaksanaan internal biasa tidak ada kontrak dengan diri sendiri. Model kontrak dapat digunakan pada kondisi Tipe I tertentu, antara lain pelaksanaan oleh unit PNBP, BLU/BLUD, atau PTN pada instansi induk yang sama.
Tipe II	K/L/PD penanggung jawab anggaran	K/L/PD lain	Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkan PA/KPA penanggung jawab anggaran; Tim Pelaksana ditetapkan K/L/PD lain	Kesepakatan kerja sama antarlembaga, dilanjutkan Kontrak Swakelola antara PPK dan Ketua Tim Pelaksana.
Tipe III	K/L/PD penanggung jawab anggaran	Ormas, termasuk organisasi profesi atau perguruan tinggi swasta yang memenuhi persyaratan	Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkan PA/KPA; Tim Pelaksana ditetapkan pimpinan pelaksana Swakelola	Kontrak Swakelola antara PPK dan pimpinan Ormas.
Tipe IV	Direncanakan K/L/PD dan/atau berdasarkan usulan Pokmas; pengawasan dilakukan Pokmas	Kelompok Masyarakat	Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas ditetapkan pimpinan Pokmas	Kontrak Swakelola antara PPK dan pimpinan Pokmas.

Kunci memilih tipe bukan besarnya anggaran, melainkan identitas pihak yang merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi pekerjaan.

Alur besar Swakelola dari start sampai finish

Secara praktis, seluruh tipe dapat dibaca dengan urutan berikut:

Identifikasi kebutuhan → penetapan cara dan tipe Swakelola → penyusunan KAK dan RAB → pengumuman RUP → penetapan calon/pelaksana → penetapan tim → persiapan teknis → reviu dan negosiasi → kontrak jika diperlukan → pelaksanaan → pengadaan kebutuhan pendukung → pembayaran → pengawasan dan tindakan korektif → pemeriksaan hasil → serah terima kepada PPK → penyerahan PPK kepada PA/KPA → penatausahaan hasil.

Alur tersebut tidak boleh dibalik. Pekerjaan seharusnya tidak dimulai sebelum sasaran, pelaksana, tim, KAK, RAB, jadwal, dan dasar pelaksanaannya jelas.

Cara menggunakan checklist ini

Status dokumen dibedakan menjadi:

• Inti: diperlukan sebagai dokumen utama proses;
• Kondisional: dibuat apabila keadaan atau transaksinya terjadi; dan
• Pengendalian: bukti yang sangat disarankan untuk memperkuat akuntabilitas, walaupun nama formatnya tidak selalu disebut secara eksplisit dalam regulasi.

Dengan pembagian ini, jangan menyimpulkan bahwa setiap kegiatan wajib menghasilkan dokumen dengan nama yang sama. Substansi, kewenangan penandatangan, waktu penerbitan, dan bukti kejadian jauh lebih penting daripada sekadar banyaknya lembar administrasi.

Checklist induk yang berlaku untuk seluruh tipe

A. Tahap perencanaan

Geser tabel ke kanan atau kiri untuk melihat seluruh kolom.

A. Tahap perencanaan

Cek	Dokumen atau bukti	Status	Penanggung jawab utama
☐	Dokumen identifikasi kebutuhan dan alasan kebutuhan	Inti	PPK/penanggung jawab kegiatan
☐	Analisis alasan memilih Swakelola dibandingkan penyedia	Inti	PPK
☐	Penetapan jenis barang/jasa dan tipe Swakelola	Inti	PPK; ditetapkan dalam perencanaan oleh PA/KPA sesuai kewenangan
☐	Sasaran, keluaran, penerima manfaat, volume, lokasi, dan waktu pemanfaatan	Inti	PPK
☐	Spesifikasi teknis atau Kerangka Acuan Kerja	Inti	PPK
☐	RAB sebagai dasar penganggaran	Inti	PPK
☐	Rencana jadwal awal	Inti	PPK
☐	Identifikasi calon pelaksana sesuai tipe	Inti	PPK/PA/KPA
☐	Identifikasi kebutuhan barang/jasa pendukung yang akan diperoleh melalui penyedia	Kondisional	PPK
☐	Penetapan dan pengumuman paket dalam SiRUP sebagai Swakelola	Inti	PA/KPA
☐	Perubahan RUP apabila paket, nilai, cara pengadaan, atau waktu pemanfaatan berubah	Kondisional	PA/KPA

Pertanyaan kontrol pada tahap ini sederhana: apakah alasan memilih Swakelola dapat dijelaskan dalam satu halaman dan didukung oleh kemampuan calon pelaksana? Jika tidak, metode pengadaannya perlu dikaji kembali.

B. Tahap persiapan

Geser tabel ke kanan atau kiri untuk melihat seluruh kolom.

B. Tahap persiapan

Cek	Dokumen atau bukti	Status	Penanggung jawab utama
☐	Dokumen anggaran telah ditetapkan, seperti DIPA/DPA	Inti	PA/KPA
☐	Surat keputusan Penyelenggara Swakelola oleh pejabat yang tepat	Inti	Sesuai tipe
☐	Uraian tugas Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas	Inti	Pejabat penetap tim
☐	Rencana kegiatan/metode pelaksanaan/WBS	Inti	Tim Persiapan
☐	Jadwal pelaksanaan rinci	Inti	Tim Persiapan; ditetapkan PPK
☐	Hasil reviu KAK/spesifikasi terhadap anggaran dan kondisi lapangan	Inti	Tim Persiapan
☐	RAB rinci dan rencana penyerapan mingguan/bulanan	Inti	Tim Persiapan/Tim Pelaksana sesuai tipe; ditetapkan PPK
☐	Perhitungan tenaga kerja, personel, bahan, alat, perjalanan, rapat, laporan, dan kebutuhan lain	Inti	Tim Persiapan/Tim Pelaksana
☐	Dokumen persiapan pengadaan melalui penyedia: spesifikasi/KAK, HPS, dan rancangan kontrak	Kondisional	Pihak yang ditentukan pedoman sesuai tipe
☐	Berita acara reviu dan klarifikasi	Pengendalian	PPK dan tim terkait
☐	Berita acara negosiasi teknis dan biaya jika terdapat perbedaan usulan dan anggaran	Kondisional	PPK dan pelaksana
☐	KAK/spesifikasi dan RAB final yang ditetapkan PPK	Inti	PPK
☐	Kontrak Swakelola beserta lampirannya	Inti untuk Tipe II–IV; kondisional untuk Tipe I tertentu	PPK dan pelaksana

C. Tahap pelaksanaan, pengadaan pendukung, dan pembayaran

Geser tabel ke kanan atau kiri untuk melihat seluruh kolom.

C. Tahap pelaksanaan, pengadaan pendukung, dan pembayaran

Cek	Dokumen atau bukti	Status	Penanggung jawab utama
☐	Berita acara rapat awal atau penjelasan pelaksanaan	Pengendalian	PPK dan Tim Pelaksana
☐	Rencana mutu/metode kerja, gambar kerja, atau rencana keselamatan sesuai jenis pekerjaan	Kondisional	Tim Pelaksana
☐	Daftar personel dan pembagian tugas	Inti	Tim Pelaksana
☐	Daftar hadir, daftar upah, atau bukti kerja personel	Kondisional sesuai komponen biaya	Tim Pelaksana
☐	Permintaan dan persetujuan kebutuhan bahan, alat, tenaga, atau biaya	Pengendalian	Tim Pelaksana dan PPK
☐	Dokumen e-purchasing untuk material/bahan/alat	Kondisional, tetapi wajib apabila pembelian material/bahan/alat dilakukan	Pelaku yang berwenang melakukan transaksi
☐	Bukti penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan penggunaan material/peralatan	Kondisional	Tim Pelaksana
☐	Bukti pembelian, kuitansi, faktur, bukti transfer, dan dokumen perpajakan	Kondisional	Tim Pelaksana/bendahara/PPK sesuai mekanisme
☐	Buku kas, rekap transaksi, dan pertanggungjawaban penggunaan dana	Pengendalian; mengikuti ketentuan keuangan	Tim Pelaksana/bendahara
☐	Laporan kemajuan fisik dan penyerapan anggaran secara berkala	Inti	Tim Pelaksana
☐	Foto/video berkala sebelum, selama, dan setelah pekerjaan	Pengendalian	Tim Pelaksana
☐	Berita acara kemajuan atau pengukuran prestasi	Kondisional	Tim Pelaksana/Tim Pengawas/PPK
☐	Permintaan pembayaran dan bukti verifikasi prestasi/pengeluaran	Kondisional	Pelaksana dan PPK
☐	Bukti pembayaran sesuai termin, bulanan, sekaligus, atau mekanisme yang disepakati	Kondisional	PPK/bendahara
☐	Adendum kontrak dan dokumen pendukung perubahan	Kondisional	PPK dan pelaksana
☐	Daftar masalah, keputusan, dan tindak lanjut	Pengendalian	Tim Pelaksana dan Tim Pengawas

D. Tahap pengawasan

Geser tabel ke kanan atau kiri untuk melihat seluruh kolom.

D. Tahap pengawasan

Cek	Dokumen atau bukti	Status	Penanggung jawab utama
☐	Rencana dan jadwal pengawasan	Pengendalian	Tim Pengawas
☐	Checklist pemeriksaan administrasi	Inti secara substansi	Tim Pengawas
☐	Checklist pemeriksaan teknis/fisik dan kesesuaian keluaran	Inti secara substansi	Tim Pengawas
☐	Pemeriksaan penggunaan tenaga kerja, bahan, alat, dan jasa pendukung	Inti secara substansi	Tim Pengawas
☐	Pemeriksaan tertib administrasi keuangan	Inti secara substansi	Tim Pengawas
☐	Laporan hasil pengawasan/evaluasi berkala	Inti	Tim Pengawas
☐	Rekomendasi tindakan korektif apabila ada penyimpangan	Kondisional	Tim Pengawas
☐	Bukti penyelesaian tindakan korektif	Kondisional	Tim Pelaksana dan pihak terkait

E. Tahap pemeriksaan, serah terima, dan penutupan

Geser tabel ke kanan atau kiri untuk melihat seluruh kolom.

E. Tahap pemeriksaan, serah terima, dan penutupan

Cek	Dokumen atau bukti	Status	Penanggung jawab utama
☐	Permohonan pemeriksaan/serah terima hasil	Pengendalian	Tim Pelaksana/pimpinan pelaksana
☐	Berita Acara Hasil Pemeriksaan Pekerjaan	Inti	Tim Pengawas
☐	Daftar kekurangan dan bukti perbaikan	Kondisional	Tim Pengawas dan Tim Pelaksana
☐	Laporan akhir pelaksanaan, termasuk realisasi fisik dan keuangan	Inti	Tim Pelaksana
☐	Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan dari pelaksana kepada PPK	Inti	Pelaksana dan PPK
☐	Berita acara penyerahan hasil dari PPK kepada PA/KPA	Inti	PPK dan PA/KPA
☐	Dokumen penatausahaan aset/persediaan	Kondisional	Pengurus barang/pejabat berwenang
☐	Dokumen hibah atau penyerahan kepada penerima manfaat	Kondisional	Pejabat berwenang
☐	Arsip final: dokumen perencanaan sampai serah terima tersusun kronologis	Inti	PPK/pengelola arsip kegiatan
☐	Evaluasi hasil, manfaat, dan pelajaran untuk kegiatan berikutnya	Pengendalian	PA/KPA, PPK, dan tim

Checklist dan alur khusus Swakelola Tipe I

Tipe I dipilih ketika K/L/PD penanggung jawab anggaran mempunyai sumber daya dan kemampuan teknis untuk mengerjakan kegiatan. Contohnya antara lain penyusunan modul oleh tim internal, survei oleh pegawai instansi, pelatihan internal, pengolahan data, atau pekerjaan sederhana yang mampu dikerjakan sendiri.

Alur Tipe I

1. PPK menyusun perencanaan, memilih Swakelola Tipe I, dan menyiapkan KAK, RAB, jadwal, serta paket RUP.
2. Setelah DIPA/DPA ditetapkan, PPK mengusulkan Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas.
3. PA/KPA menetapkan seluruh Penyelenggara Swakelola.
4. Tim Persiapan menyusun rencana kegiatan, jadwal, serta mereviu KAK dan RAB.
5. PPK menetapkan KAK/spesifikasi dan RAB hasil reviu.
6. Tim Pelaksana mengerjakan, mencatat, mengevaluasi, dan melaporkan kemajuan serta penyerapan anggaran.
7. Tim Pengawas memeriksa administrasi, teknis, dan keuangan serta merekomendasikan koreksi bila diperlukan.
8. Setelah pemeriksaan, Tim Pelaksana menyerahkan hasil dan laporan kepada PPK melalui BAST.
9. PPK menyerahkan hasil pekerjaan kepada PA/KPA.

Cek khusus Tipe I

• Penyelenggara Swakelola mempunyai sumber daya dan kemampuan teknis yang cukup.
• SK PA/KPA menetapkan Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas.
• Perangkapan Tim Persiapan sebagai Tim Pelaksana, jika dilakukan, dinyatakan jelas dan tidak menghilangkan fungsi pengawasan.
• Tenaga ahli yang digunakan tidak melebihi 50 persen dari jumlah Tim Pelaksana.
• Penggunaan pegawai K/L/PD lain dan/atau tenaga ahli didukung surat tugas atau dasar penugasan yang jelas.
• Pembayaran upah didukung daftar hadir atau perhitungan upah borong.
• Pembayaran honor, jasa, bahan, dan alat sesuai RAB serta ketentuan keuangan.
• Jika unit PNBP, BLU/BLUD, atau PTN dalam instansi yang sama melaksanakan dengan model kontrak, tersedia permintaan kesediaan, proposal/RAB, reviu, negosiasi bila diperlukan, dan Kontrak Swakelola.
• Tim Pengawas memeriksa hasil sebelum BAST kepada PPK.

Catatan penting: Tipe I bukan berarti PPK boleh membeli seluruh kebutuhan secara informal. Apabila pelaksanaan membutuhkan barang/jasa dari penyedia, proses pengadaannya tetap harus mengikuti ketentuan pengadaan melalui penyedia.

Checklist dan alur khusus Swakelola Tipe II

Tipe II digunakan ketika pekerjaan lebih tepat dilaksanakan oleh K/L/PD lain yang mempunyai tugas, fungsi, sumber daya, dan kemampuan teknis yang sesuai. Contohnya pengujian oleh laboratorium pemerintah lain, kajian oleh perguruan tinggi negeri lain, pelatihan oleh lembaga pemerintah yang kompeten, atau penggunaan UKPBJ pemerintah lain sebagai Agen Pengadaan.

Alur Tipe II

1. PPK mengidentifikasi K/L/PD lain yang mempunyai kesesuaian tugas/fungsi dan kemampuan.
2. PA/KPA menyampaikan permintaan kesediaan kepada pejabat pada calon pelaksana. Pejabat tersebut setara dengan PA/KPA atau satu tingkat lebih rendah.
3. Calon pelaksana menyampaikan kesediaan.
4. PA/KPA penanggung jawab anggaran dan pejabat K/L/PD lain membuat kesepakatan kerja sama.
5. PPK meminta proposal dan RAB dari calon pelaksana.
6. PA/KPA menetapkan Tim Persiapan dan Tim Pengawas atas usulan PPK.
7. K/L/PD lain menetapkan Tim Pelaksana.
8. Tim Persiapan dan Tim Pelaksana memfinalkan rencana kegiatan, jadwal, KAK, RAB, dan rancangan kontrak.
9. Jika terdapat perbedaan teknis atau biaya, dilakukan negosiasi dan dibuat berita acara.
10. PPK menetapkan KAK dan RAB, lalu menandatangani Kontrak Swakelola dengan Ketua Tim Pelaksana.
11. Tim Pelaksana melaksanakan dan melaporkan pekerjaan; Tim Pengawas melakukan pengawasan.
12. Setelah diperiksa Tim Pengawas, Tim Pelaksana menyerahkan hasil dan laporan kepada PPK.
13. PPK menyerahkan hasil pekerjaan kepada PA/KPA.

Cek khusus Tipe II

• Dokumen analisis kesesuaian tugas/fungsi dan kemampuan K/L/PD lain.
• Surat permintaan kesediaan dari PA/KPA.
• Surat kesediaan calon pelaksana.
• Kesepakatan kerja sama antarlembaga.
• Proposal teknis dan RAB calon pelaksana.
• SK PA/KPA untuk Tim Persiapan dan Tim Pengawas.
• SK pejabat berwenang pada K/L/PD lain untuk Tim Pelaksana.
• Tim Pelaksana berasal dari pegawai K/L/PD lain pelaksana Swakelola.
• Jika memakai tenaga ahli dari luar pelaksana, jumlahnya mengikuti batas dalam Pedoman Swakelola, yaitu paling banyak 10 persen dari Tim Pelaksana atau sekurang-kurangnya satu orang.
• Berita acara reviu serta negosiasi teknis dan biaya jika diperlukan.
• Kontrak ditandatangani PPK dengan Ketua Tim Pelaksana, bukan semata-mata dengan kepala instansi lain.
• Nilai kontrak telah mencakup seluruh kebutuhan barang/jasa pendukung yang menjadi bagian pelaksanaan.
• Pekerjaan utama tidak dialihkan kepada pihak lain.
• Pengadaan pendukung oleh Tim Pelaksana mengikuti prinsip dan etika PBJ; untuk BLU/BLUD mengikuti ketentuan BLU/BLUD.

Kesalahan yang cukup sering terjadi pada Tipe II adalah hanya membuat nota kesepahaman atau kesepakatan kerja sama, tetapi tidak dilanjutkan dengan Kontrak Swakelola antara PPK dan Ketua Tim Pelaksana. Kedua dokumen itu memiliki fungsi berbeda: kesepakatan kerja sama membangun hubungan kelembagaan, sedangkan kontrak mengatur pelaksanaan paket, nilai, keluaran, waktu, serta hak dan kewajiban para pihak.

Checklist dan alur khusus Swakelola Tipe III

Tipe III dilaksanakan oleh Ormas yang tujuan pendirian dan kompetensinya sesuai dengan pekerjaan. Pelaksana dapat berupa lembaga swadaya masyarakat/organisasi masyarakat sipil, organisasi profesi, atau perguruan tinggi swasta yang memenuhi persyaratan.

Persyaratan calon pelaksana Tipe III

• Berbadan hukum yayasan atau perkumpulan yang telah memperoleh pengesahan badan hukum; untuk perguruan tinggi swasta dapat berbentuk badan hukum nirlaba lain sesuai ketentuan.
• Mempunyai status valid keterangan Wajib Pajak berdasarkan konfirmasi status Wajib Pajak.
• Mempunyai struktur organisasi/pengurus.
• Mempunyai AD dan ART.
• Bidang kegiatan dalam AD/ART atau dokumen pengesahan sesuai dengan barang/jasa yang akan diswakelolakan.
• Mempunyai personel tetap dengan keilmuan dan pengalaman teknis yang relevan.
• Calon Ketua Tim Pelaksana mempunyai kemampuan manajerial.
• Mempunyai atau menguasai kantor dengan alamat yang benar, tetap, dan jelas, baik milik sendiri maupun sewa.
• Jika bermitra, tersedia perjanjian kerja sama kemitraan yang membagi tanggung jawab setiap pihak.

Alur Tipe III

1. PPK melakukan survei pasar untuk mengidentifikasi Ormas yang mampu.
2. Jika hanya terdapat satu calon yang mampu, PA/KPA melalui PPK meminta kesediaannya. Jika lebih dari satu calon mampu, PPK dapat melaksanakan pemilihan berdasarkan portofolio dan proposal.
3. Calon menyampaikan kesediaan, dokumen persyaratan, proposal, dan RAB.
4. PPK mengevaluasi kemampuan calon. Pada mekanisme pemilihan, dilakukan evaluasi dan negosiasi untuk memperoleh teknis serta biaya terbaik.
5. PA/KPA menetapkan Ormas sebagai pelaksana Swakelola.
6. PA/KPA menetapkan Tim Persiapan dan Tim Pengawas atas usulan PPK.
7. Pimpinan Ormas menetapkan Tim Pelaksana.
8. Tim terkait menyusun dan mereviu rencana kegiatan, jadwal, KAK, RAB, serta rancangan kontrak.
9. PPK dan pelaksana melakukan negosiasi teknis dan biaya jika diperlukan.
10. PPK menetapkan KAK/RAB dan menandatangani Kontrak Swakelola dengan pimpinan Ormas.
11. Tim Pelaksana melaksanakan dan melaporkan pekerjaan; Tim Pengawas melakukan pengawasan.
12. Setelah pemeriksaan Tim Pengawas, pimpinan Ormas melalui Tim Pelaksana menyerahkan hasil dan laporan kepada PPK.
13. PPK menyerahkan hasil kepada PA/KPA.

Cek khusus Tipe III

• Berita acara atau laporan survei pasar calon Ormas.
• Dokumen evaluasi seluruh persyaratan calon.
• Surat permintaan kesediaan dan surat kesediaan jika menggunakan mekanisme satu calon.
• Dokumen pengumuman/undangan, portofolio, proposal, evaluasi, dan penetapan jika menggunakan mekanisme pemilihan.
• Penetapan Ormas sebagai pelaksana oleh PA/KPA.
• SK Tim Persiapan dan Tim Pengawas oleh PA/KPA.
• SK Tim Pelaksana oleh pimpinan Ormas.
• Tenaga ahli dari luar Ormas, jika digunakan, mengikuti batas yang diatur dalam Pedoman Swakelola.
• Berita acara negosiasi teknis dan biaya jika ada perbedaan usulan dengan anggaran.
• Kontrak ditandatangani PPK dengan pimpinan Ormas.
• Pekerjaan utama tidak dialihkan kepada pihak lain.
• Pengadaan barang/jasa pendukung oleh Tim Pelaksana mengikuti prinsip dan etika PBJ.

Tipe III tidak boleh digunakan hanya karena sebuah organisasi bersedia menerima pekerjaan. Hubungan antara tujuan organisasi, kompetensi personel, pengalaman, alamat kantor, status hukum, dan keluaran kegiatan harus dapat dibuktikan sebelum penetapan.

Checklist dan alur khusus Swakelola Tipe IV

Tipe IV merupakan Swakelola yang dilaksanakan dan diawasi oleh Kelompok Masyarakat. Cara ini tepat untuk kegiatan yang membutuhkan partisipasi, pengetahuan lokal, pemberdayaan, atau keterlibatan langsung masyarakat, misalnya rehabilitasi sarana lingkungan sederhana, pengelolaan sampah permukiman, pelayanan gizi, sanitasi sederhana, atau kegiatan pemberdayaan lainnya.

Untuk pekerjaan fisik, pastikan karakteristiknya memang dapat dilaksanakan melalui partisipasi masyarakat. Pedoman memberi contoh pekerjaan konstruksi sederhana berupa rehabilitasi, renovasi, dan konstruksi sederhana. Bangunan baru yang tidak sederhana tidak semestinya dipaksakan menjadi pekerjaan Pokmas.

Persyaratan calon pelaksana Tipe IV

• Mempunyai surat pengukuhan dari pejabat yang berwenang.
• Mempunyai sekretariat dengan alamat yang benar dan jelas di lokasi pelaksanaan kegiatan.
• Mempunyai kemampuan menyediakan atau mengerjakan barang/jasa sejenis.
• Pengurus/anggota dan struktur Pokmas dapat diverifikasi.
• Tidak dibentuk semata-mata untuk meminjam nama, sedangkan pekerjaan utama sebenarnya akan dialihkan kepada penyedia.

Alur Tipe IV melalui permintaan kesediaan

1. PPK mengidentifikasi Pokmas di lokasi pelaksanaan.
2. PA/KPA melalui PPK mengundang atau meminta kesediaan Pokmas.
3. Pimpinan Pokmas menyampaikan surat kesediaan.
4. PA/KPA menetapkan Pokmas sebagai pelaksana Swakelola.
5. PPK meminta Pokmas mengajukan proposal dan RAB.
6. Pimpinan Pokmas menetapkan Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas dari pengurus/anggota Pokmas.
7. PPK menugaskan pegawai instansi penanggung jawab anggaran untuk memberikan pendampingan/asistensi. Tenaga ahli dapat dikontrak terpisah apabila benar-benar diperlukan.
8. Tim Persiapan dengan pendamping menyusun rencana kegiatan, jadwal, KAK, dan RAB.
9. Pendamping/asisten melakukan reviu, kemudian PPK mereviu proposal dan RAB.
10. PPK dan Tim Pelaksana melakukan negosiasi teknis dan biaya bila diperlukan.
11. PPK menetapkan KAK/RAB dan menandatangani Kontrak Swakelola dengan pimpinan Pokmas.
12. Tim Pelaksana mengerjakan dan melaporkan kegiatan; Tim Pengawas Pokmas mengawasi dengan pendampingan instansi.
13. Setelah pemeriksaan Tim Pengawas, pimpinan Pokmas/Tim Pelaksana menyerahkan hasil dan laporan kepada PPK.
14. PPK menyerahkan hasil kepada PA/KPA. Jika hasil akan dihibahkan kepada Pokmas, proses hibah dilakukan sesuai ketentuan pengelolaan barang.

Alur Tipe IV berdasarkan usulan Pokmas

Perbedaannya terdapat pada titik awal. Pokmas menyampaikan usulan kebutuhan beserta gambaran kegiatan kepada K/L/PD. Setelah usulan dinilai sesuai rencana kerja, kewenangan, anggaran, kebutuhan masyarakat, dan kemampuan Pokmas, PA/KPA menetapkan Pokmas sebagai calon/pelaksana. Tahap berikutnya tetap meliputi proposal dan RAB final, penetapan tiga tim oleh pimpinan Pokmas, pendampingan, reviu, negosiasi, kontrak, pelaksanaan, pengawasan, pemeriksaan, dan serah terima.

Cek khusus Tipe IV

• Undangan/permintaan kesediaan dan surat kesediaan, atau proposal usulan Pokmas sesuai mekanisme yang digunakan.
• Surat pengukuhan Pokmas dan bukti sekretariat.
• Dokumen penilaian kemampuan Pokmas.
• Penetapan Pokmas sebagai pelaksana oleh PA/KPA.
• SK Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas oleh pimpinan Pokmas—bukan oleh PA/KPA.
• Surat tugas pendamping/asisten dari PPK.
• Proposal, KAK, RAB, jadwal, dan rencana kegiatan telah direviu dengan pendampingan.
• Berita acara negosiasi teknis dan biaya jika diperlukan.
• Kontrak ditandatangani PPK dengan pimpinan Pokmas.
• Daftar pekerja masyarakat, daftar hadir, perhitungan upah, dan bukti pembayaran tersedia.
• Catatan penerimaan dan penggunaan bahan/alat tersedia.
• Tim Pengawas Pokmas benar-benar melakukan pemeriksaan, bukan sekadar menandatangani dokumen pada akhir pekerjaan.
• Pekerjaan utama tidak dialihkan kepada penyedia.
• Dokumen hibah/penyerahan aset disiapkan jika hasil pekerjaan akan menjadi milik Pokmas atau penerima lain.

Cek kritis 2026: material, bahan, dan alat dalam Swakelola

Perpres 46 Tahun 2025 membawa perubahan yang harus dimasukkan ke dalam perencanaan dan RAB. Apabila pelaksanaan Swakelola membutuhkan material, bahan, atau alat:

1. wajib menggunakan produk dalam negeri dan/atau produk Usaha Mikro, Usaha Kecil, serta koperasi dari hasil produksi dalam negeri; dan
2. pembeliannya dilaksanakan melalui metode e-purchasing.

Untuk Tipe III dan Tipe IV, penerapan e-purchasing diberikan masa kesiapan paling lambat satu tahun sejak Perpres 46 Tahun 2025 berlaku pada 30 April 2025. Dengan demikian, pada tahun 2026 masa transisinya telah berakhir sejak 30 April 2026. Ketentuan ini harus dibaca bersama Pasal 50: e-purchasing wajib ketika kebutuhan tersedia dalam katalog elektronik. Pengecualian dapat digunakan apabila katalog tidak dapat memenuhi aspek volume, spesifikasi teknis, waktu, lokasi, dan/atau layanan, atau metode lain dinilai lebih efisien dan/atau efektif. Pengecualian tersebut harus berdasarkan penilaian PPK dan didokumentasikan, bukan hanya dinyatakan secara lisan.

Implikasinya, sejak tahap RAB harus sudah dipetakan:

• material/bahan/alat apa yang diperlukan;
• siapa yang berwenang melakukan transaksi;
• apakah barang tersedia dalam katalog;
• pemenuhan produk dalam negeri/UMK-koperasi;
• jadwal pemesanan dan pengiriman; serta
• bukti transaksi, penerimaan, dan penggunaan barang.

Jangan menunggu pekerjaan dimulai baru membahas siapa yang membeli bahan. Ketidakjelasan sejak awal dapat menghambat pekerjaan, pembayaran, dan pertanggungjawaban.

Siapa yang membeli kebutuhan pendukung?

Jawabannya harus ditentukan sejak persiapan dan tertuang dalam RAB serta kontrak.

• Pada Tipe I, pengadaan melalui penyedia dilaksanakan sesuai ketentuan PBJ.
• Pada Tipe II, kebutuhan pendukung dapat dimasukkan ke dalam Kontrak Swakelola. Jika pelaksana tidak bersedia, tidak mampu, tidak efektif, atau tidak efisien melaksanakannya, PPK dapat membuat kontrak terpisah. Untuk BLU/BLUD, mekanismenya mengikuti ketentuan BLU/BLUD.
• Pada Tipe III dan IV, kebutuhan pendukung dapat dimasukkan dalam Kontrak Swakelola atau, bila pelaksana tidak bersedia/tidak mampu dan kondisi pedoman terpenuhi, dilakukan melalui kontrak terpisah oleh PPK.

Yang dilarang adalah mengubah Swakelola menjadi sekadar perantara belanja: pelaksana hanya menerima dana, sedangkan seluruh pekerjaan utama dikerjakan pihak lain. Pedoman secara tegas melarang pengalihan pekerjaan utama kepada pihak lain untuk Tipe II, III, dan IV.

Isi minimal Kontrak Swakelola

Untuk Tipe II, III, dan IV—serta Tipe I tertentu yang menggunakan kontrak—pastikan kontrak paling kurang memuat:

1. para pihak dan dasar kewenangannya;
2. barang/jasa atau keluaran yang akan dihasilkan;
3. nilai Swakelola, termasuk kebutuhan barang/jasa pendukung yang menjadi bagian kontrak;
4. jangka waktu pelaksanaan; dan
5. hak serta kewajiban para pihak.

Untuk pengendalian yang lebih baik, kontrak juga sebaiknya mengatur ruang lingkup, dokumen kontrak, jadwal, personel, mekanisme pembayaran, pelaporan, pengawasan, perubahan, keadaan kahar, larangan pengalihan pekerjaan utama, serah terima, sanksi, penyelesaian perselisihan, dan penutupan kontrak.

Urutan serah terima yang benar

Serah terima bukan hanya satu berita acara. Urutan substansinya adalah:

1. Tim Pelaksana menyelesaikan pekerjaan dan laporan akhir.
2. Tim Pengawas memeriksa administrasi, teknis/fisik, dan keuangan.
3. Kekurangan diperbaiki dan diverifikasi.
4. Tim Pengawas membuat Berita Acara Hasil Pemeriksaan Pekerjaan.
5. Pelaksana menyerahkan hasil dan laporan kepada PPK melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.
6. PPK menyerahkan hasil pekerjaan kepada PA/KPA.
7. Hasil dicatat sebagai aset/persediaan atau diproses hibah/penyerahannya sesuai ketentuan apabila akan diberikan kepada penerima manfaat.

Tanpa berita acara hasil pemeriksaan, BAST hanya membuktikan adanya tanda tangan penyerahan—belum cukup membuktikan bahwa keluaran telah diperiksa dan sesuai KAK.

Dua belas kesalahan yang paling sering terjadi

1. Memilih tipe berdasarkan nilai anggaran, bukan berdasarkan pihak yang merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi.
2. Tidak membuat analisis mengapa Swakelola lebih tepat atau lebih efektif/efisien.
3. KAK dan RAB disusun setelah kegiatan berjalan.
4. Paket Swakelola tidak diumumkan atau tidak diperbarui dalam SiRUP.
5. Tim ditetapkan oleh pejabat yang salah.
6. Tipe II hanya mempunyai kesepakatan kerja sama tanpa Kontrak Swakelola PPK dengan Ketua Tim Pelaksana.
7. Tipe III tidak melakukan survei pasar dan verifikasi persyaratan Ormas.
8. Tipe IV menetapkan tim Pokmas melalui SK PA/KPA, padahal tiga tim ditetapkan oleh pimpinan Pokmas.
9. Semua belanja material dilakukan tunai tanpa memetakan kewajiban e-purchasing.
10. Pekerjaan utama dialihkan kepada penyedia, sedangkan Tim Pelaksana hanya mengurus administrasi.
11. Pembayaran dilakukan hanya berdasarkan surat permintaan, tanpa dukungan prestasi atau bukti pengeluaran sesuai mekanisme kontrak.
12. BAST dibuat tanpa pemeriksaan Tim Pengawas dan tanpa penyerahan lanjutan dari PPK kepada PA/KPA.

Susunan folder dokumen yang disarankan

Agar mudah diperiksa, simpan dokumen secara kronologis:

1. 01 Perencanaan — identifikasi kebutuhan, analisis Swakelola, KAK awal, RAB awal, jadwal, dan RUP.
2. 02 Penetapan Pelaksana — permintaan kesediaan, surat kesediaan, survei/evaluasi, dokumen persyaratan, penetapan pelaksana, dan kesepakatan kerja sama.
3. 03 Penetapan Tim — seluruh SK tim, uraian tugas, surat tugas pendamping, dan data personel.
4. 04 Persiapan dan Kontrak — proposal, reviu, negosiasi, KAK/RAB final, jadwal, rencana kegiatan, dan kontrak.
5. 05 Pelaksanaan — catatan harian/mingguan, daftar hadir, bahan/alat, foto, laporan kemajuan, dan korespondensi.
6. 06 Pengadaan Pendukung dan Keuangan — dokumen e-purchasing/kontrak penyedia, bukti penerimaan, kuitansi, pajak, pembayaran, dan pembukuan.
7. 07 Pengawasan — laporan pengawasan, hasil evaluasi, rekomendasi, dan tindakan korektif.
8. 08 Serah Terima — laporan akhir, BA hasil pemeriksaan, BAST kepada PPK, penyerahan kepada PA/KPA, aset, dan hibah jika ada.

Penutup

Swakelola yang baik bukan dinilai dari tebalnya berkas, melainkan dari terhubungnya setiap keputusan dengan bukti. Kebutuhan harus terhubung dengan KAK; KAK dengan RAB; RAB dengan kontrak atau rencana kerja; pelaksanaan dengan laporan dan bukti penggunaan sumber daya; pembayaran dengan prestasi atau bukti pengeluaran; serta serah terima dengan hasil pemeriksaan.

Gunakan satu pertanyaan sebelum menutup setiap tahap: jika orang yang tidak mengikuti kegiatan membaca berkas ini, apakah ia dapat memahami apa yang dibutuhkan, mengapa dipilih Swakelola, siapa yang bekerja, bagaimana uang digunakan, apa hasilnya, siapa yang memeriksa, dan kepada siapa hasil diserahkan?

Jika jawabannya “ya”, administrasi Swakelola tidak hanya lengkap, tetapi juga mampu menceritakan bahwa proses telah dijalankan secara tertib, transparan, efektif, dan akuntabel.

Catatan: Artikel ini merupakan panduan umum. Untuk penggunaan pada paket tertentu, sesuaikan dengan sumber dana, dokumen anggaran, ketentuan pengelolaan keuangan APBN/APBD, perpajakan, karakteristik pekerjaan, regulasi sektoral, dan kebijakan operasional sistem elektronik yang berlaku.