Keadaan darurat tidak boleh kalah cepat oleh administrasi. Namun, bergerak cepat juga tidak berarti mengabaikan dasar kewenangan, anggaran, kewajaran harga, pengawasan, dan jejak dokumen.
Sebuah pertanyaan yang sangat penting diajukan oleh salah seorang pengelola pengadaan: apakah pengadaan barang/jasa saat keadaan darurat memerlukan surat edaran bupati? Lalu, bagaimana prosesnya apabila anggaran belum tersedia dalam DPA sehingga paket belum dapat diumumkan dalam SiRUP?
Pertanyaan ini semakin relevan karena Indonesia menghadapi ancaman musiman yang berulang. Musim kemarau sering disertai kekeringan dan kebakaran hutan atau lahan, sedangkan musim hujan sering membawa banjir, tanah longsor, cuaca ekstrem, dan angin puting beliung. Apakah kejadian yang berulang setiap tahun masih dapat disebut keadaan darurat? Jawabannya: dapat, tetapi musimnya sendiri tidak otomatis menjadi dasar pengadaan darurat.
Jawaban singkatnya: surat edaran bupati bukan syarat yang ditentukan oleh Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2024. Yang diperlukan adalah dasar berupa penetapan Status Keadaan Darurat atau Keadaan Tertentu oleh pejabat yang berwenang. Pelaksanaan pengadaan darurat dapat dimulai sebelum anggaran tersedia, tetapi PPK tidak serta-merta boleh menandatangani kontrak tanpa dukungan anggaran. SiRUP juga bukan “surat izin mulai”; kewajiban pencatatan dan transparansi elektronik tetap harus dituntaskan.
- Bedakan keadaan darurat dan keadaan kahar
- Apakah bencana musiman termasuk keadaan darurat?
- Perlukah surat edaran bupati?
- Bolehkah dimulai sebelum DPA tersedia?
- Bagaimana jika belum ada di SiRUP?
- Dua mekanisme pelaksanaan melalui Penyedia
- Checklist dokumen yang perlu disiapkan
- Contoh penerapan di pemerintah daerah
Bedakan Dahulu: Keadaan Darurat Bukan Keadaan Kahar
Istilah ini sering dipakai bergantian, padahal konteks hukumnya berbeda. Pengadaan dalam penanganan keadaan darurat adalah mekanisme khusus untuk memperoleh barang/jasa yang mendesak demi keselamatan atau perlindungan masyarakat. Sementara itu, keadaan kahar umumnya merupakan peristiwa di luar kendali para pihak yang memengaruhi pelaksanaan kontrak yang sudah berjalan.
| Aspek | Keadaan Darurat | Keadaan Kahar |
|---|---|---|
| Fokus | Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat ditunda untuk melindungi masyarakat. | Menangani dampak suatu peristiwa terhadap kontrak yang sedang berjalan. |
| Dasar tindakan | Status Keadaan Darurat atau Keadaan Tertentu sesuai ketentuan. | Klausul kontrak, fakta kejadian, dan ketentuan penanganan keadaan kahar. |
| Akibat | Dapat menggunakan prosedur khusus pengadaan darurat. | Dapat mengakibatkan penghentian, kelanjutan, atau perubahan kontrak. |
Satu kejadian bencana dapat melahirkan kebutuhan pengadaan darurat sekaligus menjadi keadaan kahar bagi kontrak lain. Namun, analisis dan dokumennya harus tetap dipisahkan.
1. Apakah Bencana Musiman Termasuk Keadaan Darurat?
Banjir, kekeringan, angin puting beliung, serta kebakaran hutan dan lahan dapat menjadi kondisi yang melatarbelakangi pengadaan darurat. Namun, masuknya musim hujan atau musim kemarau saja belum otomatis membolehkan penggunaan prosedur pengadaan darurat.
Risiko yang berulang setiap tahun justru melahirkan kewajiban perencanaan. Kebutuhan yang jenis dan waktunya dapat diperkirakan harus disiapkan melalui perencanaan normal, dimasukkan ke dalam dokumen anggaran, diumumkan dalam RUP, dan dilaksanakan sebelum musim rawan tiba. Prosedur darurat digunakan ketika ancaman meningkat atau kejadian benar-benar terjadi, telah ada status yang sah, dan muncul kebutuhan tambahan yang tidak dapat ditunda.
Gunakan 3S: STATUS–SEGERA–SESUAI.
STATUS: telah ada Status Siaga Darurat, Tanggap Darurat, atau Transisi Darurat ke Pemulihan yang ditetapkan pejabat berwenang.
SEGERA: kebutuhannya tidak dapat ditunda karena menyangkut keselamatan atau perlindungan masyarakat.
SESUAI: barang/jasa yang diperoleh berhubungan langsung dengan ancaman atau dampak yang ditangani.
| Kondisi | Dapat Menggunakan Pengadaan Darurat? | Penjelasan |
|---|---|---|
| Prakiraan menunjukkan musim hujan atau kemarau akan segera datang. | Belum otomatis | Kebutuhan rutin yang dapat diprediksi harus direncanakan melalui mekanisme normal. |
| Ancaman banjir, kekeringan, atau karhutla meningkat dan telah ditetapkan Status Siaga Darurat. | Dapat | Terbatas pada kebutuhan yang harus segera tersedia untuk mengurangi risiko dan melindungi masyarakat. |
| Banjir, puting beliung, atau kebakaran telah terjadi dan Status Tanggap Darurat ditetapkan. | Ya | Untuk penyelamatan, evakuasi, pemenuhan kebutuhan dasar, pelayanan korban, dan pemulihan sarana vital yang tidak dapat ditunda. |
| Ancaman telah menurun, tetapi warga masih mengungsi atau pelayanan publik belum pulih dalam masa Transisi Darurat ke Pemulihan. | Dapat | Sepanjang kebutuhan masih mendesak, terkait langsung dengan dampak bencana, dan dilaksanakan dalam ruang lingkup status. |
| Stok habis karena kebutuhan rutin tidak direncanakan atau pengadaan terlambat. | Tidak otomatis | Kelalaian perencanaan tidak boleh dijadikan alasan untuk menciptakan keadaan darurat. |
Status Siaga Darurat penting dipahami. Berdasarkan ketentuan penanggulangan bencana, status ini digunakan ketika potensi ancaman sudah mengarah pada terjadinya bencana, ditandai oleh informasi peningkatan ancaman berdasarkan sistem peringatan dini dan pertimbangan dampak yang mungkin terjadi. Jadi, pemerintah tidak selalu harus menunggu korban berjatuhan untuk bertindak, tetapi juga tidak cukup hanya mengatakan “sudah masuk musim hujan” atau “sudah masuk musim kemarau”.
Contoh pada musim kemarau
| Harus Direncanakan Secara Normal | Dapat Menjadi Kebutuhan Darurat Setelah Status dan Ancaman Memenuhi Syarat |
|---|---|
| Pemeliharaan mobil pemadam, pompa, hydrant, alat komunikasi, dan sumber air. | Sewa tambahan kendaraan tangki, pompa, alat berat, atau peralatan pemadaman. |
| Pengadaan rutin selang, APD, masker, alat pemadam, dan stok logistik dasar. | Tambahan APD, masker, selang, bahan bakar, serta kebutuhan operasi lapangan akibat meningkatnya titik api. |
| Pembuatan sekat bakar, pelatihan petugas, patroli, dan sistem peringatan dini. | Evakuasi, layanan kesehatan, makanan petugas dan korban, dukungan pemadaman darat atau udara, serta perlindungan masyarakat terdampak asap. |
Contohnya, ketika memasuki musim kemarau pemerintah daerah seharusnya sudah memelihara kendaraan pemadam dan menyiapkan stok peralatan. Namun, apabila muncul banyak titik api, ancaman meluas, kualitas udara memburuk, dan Status Siaga atau Tanggap Darurat Karhutla ditetapkan, kebutuhan tambahan yang harus segera dipenuhi dapat menggunakan prosedur pengadaan darurat.
Contoh pada musim hujan
| Harus Direncanakan Secara Normal | Dapat Menjadi Kebutuhan Darurat Setelah Status dan Ancaman Memenuhi Syarat |
|---|---|
| Pembersihan drainase, pemeliharaan tanggul dan pompa, pemangkasan pohon rawan, serta perbaikan atap. | Tambahan pompa, genset, alat berat, perahu, kendaraan evakuasi, dan penerangan darurat. |
| Penyediaan stok tenda, perahu, selimut, logistik dasar, dan sistem peringatan dini. | Makanan siap saji, air bersih, tenda tambahan, toilet portabel, sanitasi, obat-obatan, dan layanan kesehatan. |
| Simulasi evakuasi, pemetaan wilayah rawan, serta kesiapan tempat pengungsian. | Penguatan sementara tanggul kritis, pembersihan puing, jembatan atau akses sementara, serta perbaikan darurat sarana pelayanan publik. |
Apabila angin puting beliung merusak beberapa rumah tetapi masih dapat ditangani dengan stok, personel, peralatan, dan anggaran rutin yang tersedia, tidak perlu memaksakan prosedur pengadaan darurat. Sebaliknya, apabila kerusakan meluas atau mengganggu fungsi jalan, sekolah, puskesmas, jaringan air, listrik, atau pelayanan publik lainnya dan penanganannya tidak dapat ditunda, mekanisme darurat dapat digunakan setelah dasar statusnya dipenuhi.
Prinsip penting: keadaan darurat tidak boleh diciptakan oleh buruknya perencanaan. Namun, sifat musiman juga tidak berarti ancaman yang nyata kehilangan sifat daruratnya. Yang dinilai adalah status, tingkat ancaman atau dampak, urgensi kebutuhan, hubungan langsung barang/jasa dengan penanganan, serta kemampuan sumber daya yang sudah tersedia.
Dengan demikian, kalimat sederhananya adalah: yang membuat suatu pengadaan menjadi pengadaan darurat bukan musimnya, melainkan statusnya, sifat kebutuhannya, dan urgensi penanganannya.
2. Apakah Diperlukan Surat Edaran Bupati?
Tidak sebagai syarat untuk menggunakan prosedur pengadaan darurat. Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2024 tidak menyebut surat edaran bupati sebagai pintu masuk. Pintu masuknya adalah penetapan Status Keadaan Darurat atau status Keadaan Tertentu oleh pejabat yang berwenang.
Untuk bencana tingkat kabupaten/kota, Lampiran Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2024 menjelaskan bahwa Status Keadaan Darurat ditetapkan oleh bupati/wali kota. Untuk operasi pencarian dan pertolongan atau kerusakan sarana/prasarana yang mengganggu pelayanan publik, penetapan dilakukan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala perangkat daerah yang terkait sesuai kewenangannya.
Jangan tertukar: surat edaran hanya dapat menjadi instrumen koordinasi internal, misalnya untuk mengatur percepatan laporan, pembagian peran, atau pengendalian. Surat edaran tidak dapat menggantikan penetapan status darurat, menciptakan kewenangan yang tidak diberikan peraturan, atau menghapus kewajiban anggaran dan pertanggungjawaban.
Karena itu, pertanyaan yang tepat bukan “apakah ada surat edaran?”, melainkan:
- Apakah situasinya benar memenuhi kriteria penanganan keadaan darurat?
- Apakah telah ada Status Keadaan Darurat atau Keadaan Tertentu yang sah?
- Apakah barang/jasa yang dibeli benar bersifat mendesak, tidak dapat ditunda, dan diperlukan untuk keselamatan atau perlindungan masyarakat?
- Apakah PA/KPA telah menetapkan kebutuhan, ketersediaan sumber daya, cara pengadaan, serta memerintahkan PPK untuk bertindak?
3. Bolehkah Pengadaan Darurat Dimulai Sebelum Anggaran Tersedia?
Boleh pada tahap pelaksanaannya, dengan batas yang sangat tegas. Lampiran Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2024 menyatakan bahwa pelaksanaan pengadaan dalam penanganan keadaan darurat dapat dilakukan sebelum anggaran tersedia. Apabila anggaran belum tersedia atau belum cukup, PA/KPA harus segera memastikan penyediaannya melalui revisi DIPA/DPA.
Ketentuan ini hadir karena keselamatan masyarakat tidak selalu dapat menunggu selesainya perubahan dokumen anggaran. Namun, kalimat tersebut tidak boleh dibaca sebagai izin membuat kontrak dan pembayaran tanpa anggaran.
| Dapat Segera Dilakukan | Tetap Memerlukan Dukungan Anggaran |
|---|---|
| Pengkajian cepat dan identifikasi kebutuhan. | Penandatanganan kontrak yang menimbulkan ikatan pembayaran. |
| Analisis sumber daya dan penetapan cara pengadaan. | Pemberian uang muka. |
| Penunjukan Penyedia yang mampu dan penerbitan SPPBJ. | Pembayaran bulanan atau termin. |
| Penerbitan SPMK/SPP sebagai dokumen prakontrak dan pelaksanaan pekerjaan. | Pembayaran hasil pekerjaan berdasarkan kontrak dan dokumen anggaran. |
Hal ini juga sejalan dengan larangan umum dalam Pasal 52 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025: PPK dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani kontrak apabila anggaran belum tersedia atau tidak cukup.
Garis merahnya: “pelaksanaan dapat dimulai sebelum anggaran tersedia” tidak sama dengan “kontrak boleh ditandatangani tanpa anggaran”. Dalam skema tanpa uang muka dan pembayaran sekaligus, SPMK/SPP berfungsi sebagai dokumen prakontrak; kontrak disusun setelah hasil pekerjaan dihitung bersama dan diserahterimakan.
4. Bagaimana Jika Paket Belum Ada di SiRUP?
Anggapan bahwa semua proses pengadaan selalu dimulai dari SiRUP perlu diluruskan. Secara substansi, proses pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan. SiRUP adalah media pengumuman Rencana Umum Pengadaan, bukan dokumen yang menciptakan keadaan darurat dan bukan izin untuk menyelamatkan masyarakat.
Dalam kondisi normal, RUP diumumkan setelah dokumen anggaran tersedia sesuai ketentuan umum. Dalam kondisi darurat ketika kebutuhan belum ada dalam DPA, wajar apabila paket belum dapat diumumkan terlebih dahulu di SiRUP. Prosedur khusus tetap dapat berjalan berdasarkan status darurat dan hasil perencanaan darurat.
Akan tetapi, hal ini bukan berarti SiRUP dan SPSE boleh diabaikan selamanya. Setelah anggaran tersedia dan data paket dapat ditatausahakan, RUP perlu diumumkan atau diperbarui sesuai ketentuan yang berlaku. Selain itu, Lampiran Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2024 secara tegas mewajibkan PPK mencatatkan kontrak pengadaan darurat melalui SPSE.
Rumus sederhananya: status darurat menjadi dasar bertindak; identifikasi kebutuhan menjadi dasar membeli; revisi DPA menjadi dasar menyediakan anggaran; kontrak menjadi dasar pembayaran; dan SPSE menjadi bagian dari jejak elektronik serta akuntabilitas.
5. Dua Mekanisme Pelaksanaan Melalui Penyedia
A. Tanpa uang muka dan pembayaran tidak dilakukan bulanan/termin
Skema ini paling relevan ketika pada awal pelaksanaan anggaran belum tersedia. Alurnya adalah:
- PPK menunjuk Penyedia yang dinilai mampu dan memenuhi kualifikasi.
- Penyedia menyampaikan pernyataan kesediaan/kesanggupan.
- PPK menerbitkan SPPBJ.
- Dilakukan pemeriksaan bersama, rapat persiapan, dan serah terima lokasi apabila diperlukan.
- PPK menerbitkan SPMK/SPP sebagai dokumen prakontrak.
- Penyedia melaksanakan pekerjaan; PPK mengendalikan mutu, biaya, waktu, dan volume.
- PPK dan Penyedia melakukan perhitungan bersama serta menandatangani berita acara.
- Dilakukan serah terima hasil pekerjaan.
- Berdasarkan perhitungan bersama dan BAST, PPK menyusun serta menandatangani kontrak.
- Pembayaran dilaksanakan setelah dukungan anggaran tersedia, berdasarkan kontrak dan hasil audit sesuai ketentuan.
B. Menggunakan uang muka dan/atau pembayaran bulanan/termin
Skema ini hanya dapat digunakan apabila anggaran sudah tersedia dalam DIPA/DPA pada saat kontrak ditandatangani. Kontrak ditandatangani bersamaan dengan pelaksanaan pekerjaan. Setelah pekerjaan dihitung dan diserahterimakan, kontrak dapat diubah sesuai hasil aktual.
| Pola Pembayaran | Ketentuan Pokok |
|---|---|
| Sekaligus | Pembayaran dapat diberikan paling banyak 50% dari nilai kontrak; dengan pertimbangan tertentu dapat lebih dari 50%. Kekurangannya diberikan setelah audit. |
| Termin dan/atau uang muka | Jumlah keseluruhan termin ditambah uang muka paling banyak 50%; dengan pertimbangan tertentu dapat lebih dari 50%. Kekurangannya diberikan setelah audit. |
| Bulanan | Pembayaran dapat dilakukan terhadap keseluruhan nilai kontrak sesuai hasil pekerjaan dan ketentuan kontrak. |
Alur ringkas:
Alur: STATUS–BUTUH–SUMBER–CARA–GERAK–BUKTI. Cepat pada tahap “gerak”, tetapi kuat pada tahap “bukti”.
6. Checklist Dokumen yang Perlu Disiapkan
| Tahap | Dokumen/Bukti Utama |
|---|---|
| Dasar keadaan | Penetapan Status Keadaan Darurat atau Keadaan Tertentu; hasil pengkajian cepat; data dampak dan kebutuhan mendesak. |
| Perencanaan | Dokumen identifikasi kebutuhan; analisis ketersediaan sumber daya; penetapan cara pengadaan; perintah PA/KPA kepada PPK. |
| Anggaran | Usulan dan proses revisi DIPA/DPA; bukti koordinasi dengan pengelola keuangan; dokumen anggaran hasil revisi. |
| Penunjukan | Alasan pemilihan Penyedia; bukti kemampuan/kualifikasi; pernyataan kesanggupan; SPPBJ; bukti kewajaran harga yang disiapkan Penyedia. |
| Persiapan | Berita acara pemeriksaan bersama, program kegiatan, rapat persiapan, dan serah terima lokasi jika diperlukan. |
| Pelaksanaan | SPMK/SPP; laporan pelaksanaan; dokumentasi lapangan; bukti pengendalian mutu, biaya, waktu, dan perubahan lingkup. |
| Penyelesaian | Berita acara perhitungan bersama; permintaan serah terima; BAST; kontrak atau adendum; dokumen pembayaran. |
| Akuntabilitas | Audit kewajaran dan kepatuhan; laporan penyelesaian pekerjaan kepada PA/KPA; pencatatan kontrak dalam SPSE. |
Untuk Swakelola, tetap siapkan bukti koordinasi para pihak, pemeriksaan bersama, rapat persiapan, pelaksanaan, pengawasan, penggunaan sumber daya, dan serah terima hasil pekerjaan.
7. Contoh Penerapan di Pemerintah Daerah
Misalnya terjadi banjir besar dan pemerintah daerah harus segera menyediakan makanan siap saji, air bersih, serta layanan sanitasi. Kebutuhan tersebut belum tercantum dalam DPA perangkat daerah.
- Status Keadaan Darurat ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
- Tim melakukan pengkajian cepat: jumlah pengungsi, kebutuhan per hari, lokasi distribusi, durasi, dan stok yang tersedia.
- PA/KPA menetapkan kebutuhan dan cara pengadaan, memerintahkan PPK, serta segera memproses penyediaan anggaran melalui mekanisme revisi DPA.
- PPK menunjuk Pelaku Usaha yang mampu, diutamakan yang dekat atau setempat agar waktu pengiriman singkat, tanpa mengabaikan kemampuan dan kewajaran.
- PPK menerbitkan SPPBJ dan SPP sebagai dokumen prakontrak. Barang mulai dikirim dan seluruh penerimaan didokumentasikan per lokasi dan waktu.
- Setelah pelaksanaan, volume dihitung bersama dan dibuat BAST. Kontrak ditandatangani berdasarkan hasil aktual apabila menggunakan pola tanpa uang muka dan pembayaran sekaligus.
- Pembayaran dilakukan setelah anggaran tersedia, dilanjutkan audit, pelaporan, pengumuman/pembaruan RUP sesuai mekanisme, dan pencatatan kontrak dalam SPSE.
Yang harus dihindari: membuat penetapan status secara mundur hanya untuk membenarkan belanja; membeli barang yang tidak berkaitan langsung dengan penanganan darurat; memakai surat edaran sebagai satu-satunya dasar; menunjuk Penyedia tanpa alasan kemampuan; tidak mengumpulkan bukti kewajaran harga; membayar tanpa dukungan anggaran; atau tidak melakukan audit dan pencatatan elektronik.
Kesimpulan
Pertama, musim hujan dan musim kemarau tidak otomatis menjadi dasar pengadaan darurat. Kebutuhan rutin wajib direncanakan secara normal. Prosedur darurat digunakan ketika telah ada status yang sah, kebutuhan bersifat segera, dan barang/jasa berhubungan langsung dengan perlindungan masyarakat.
Kedua, surat edaran bupati tidak diwajibkan sebagai syarat pengadaan darurat. Yang esensial adalah penetapan Status Keadaan Darurat atau Keadaan Tertentu oleh pejabat yang berwenang.
Ketiga, pelaksanaan pengadaan darurat dapat dimulai sebelum anggaran tersedia, tetapi PA/KPA wajib segera memastikan penyediaan anggaran melalui revisi DIPA/DPA. PPK tidak boleh menafsirkan ketentuan ini sebagai kebebasan menandatangani kontrak tanpa anggaran.
Keempat, belum tayangnya paket di SiRUP tidak menghentikan tindakan penyelamatan dalam kondisi darurat. Namun, kewajiban pengumuman/pembaruan RUP, pencatatan kontrak dalam SPSE, pelaporan, dan audit tetap harus diselesaikan sebagai jejak akuntabilitas.
Dalam keadaan darurat, pemerintah harus cepat. Tetapi kecepatan terbaik adalah kecepatan yang tetap meninggalkan bukti.
Dasar hukum utama:
1. Peraturan LKPP Nomor 6 Tahun 2024 tentang Pengadaan Barang/Jasa dalam Penanganan Keadaan Darurat (status berlaku).
2. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 sebagai perubahan kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana.
4. Peraturan BNPB Nomor 2 Tahun 2018 tentang Penggunaan Dana Siap Pakai, khususnya pengertian Status Siaga Darurat, Tanggap Darurat, dan Transisi Darurat ke Pemulihan.
Catatan: Mekanisme penyediaan dan pembayaran anggaran daerah perlu dikoordinasikan dengan pengelola keuangan daerah serta APIP sesuai jenis dan sumber anggarannya.
Komentar
Posting Komentar