Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan dari PPK oleh Pokja Pemilihan

Dalam persiapan pemilihan penyedia Pokja akan melakukan reviu terhadap dokumen yang diserahkan oleh PPK. Dimana pada aturan sebelumnya hal ini sama dengan tahapan kaji ulang dokumen RPP.

Kelengkapan Dokumen dari PPK disampaikan kepada UKPBJ melalui sistem informasi (jika telah tersedia) yaitu:

1.   Surat permintaan pemilihan penyedia;

2.   spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK) (telah ditetapkan);

3.   HPS (telah ditetapkan);

4.   Rancangan kontrak (telah ditetapkan); dan/atau

5.   Dokumen Penetapan uang muka, jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga.

6.   Surat Keputusan Penetapan sebagai PPK;

7.   Dokumen Anggaran Belanja (RKA-KL/RKA-PD yang telah ditetapkan);

8.   ID paket RUP; dan

9.   rencana waktu penggunaan barang/jasa.

Setelah dokumen persiapan pengadaan diterima dan dinyatakan lengkap, pimpinan UKPBJ menetapkan Pokja Pemilihan. Selanjutnya Pokja Pemilihan melakukan persiapan pemilihan Penyedia yang meliputi:

1.     reviu dokumen persiapan pengadaan;

2.     penetapan metode pemilihan Penyedia;

3.     penetapan metode kualifikasi;

4.     penetapan persyaratan Penyedia;

5.     penetapan metode evaluasi penawaran;

6.     penetapan metode penyampaian dokumen penawaran;

7.     penyusunan dan menetapkan jadwal pemilihan; dan

8.     penyusunan Dokumen Pemilihan.

Pada tulisan kali ini akan fokus pada reviu dokumen persiapan pengadaan, yang mana pada aturan sebelumnya adalah tahapan kaji ulang bagian dari dokumen rencana pemilihan penyedia (RPP).

Pokja Pemilihan melakukan reviu dokumen persiapan pengadaan yang meliputi:

a.    Spesifikasi Teknis/KAK dan gambar (jika diperlukan)

Reviu spesifikasi teknis/KAK untuk memastikan bahwa spesifikasi teknis/KAK telah dituangkan secara lengkap agar peserta pemilihan dapat memahami spesifikasi teknis/KAK dan merespon untuk menyusun penawaran dengan baik. Spesifikasi teknis/KAK harus didefinisikan dengan jelas dan tidak mengarah kepada produk atau merek tertentu kecuali dimungkinkan sebagaimana diatur dalam Pasal 19 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

b.   Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Reviu HPS untuk memastikan bahwa nilai HPS telah cukup dan sesuai dengan spesifikasi teknis/KAK dan ruang lingkup pekerjaan. Reviu HPS dapat dilakukan menggunakan perkiraan biaya/RAB yang telah disusun pada tahap perencanaan pengadaan, data/informasi pasar terkini, dan dengan cara membandingkan pekerjaan yang sama pada paket yang berbeda atau memeriksa apakah komponen/unsur pembayaran pada uraian pekerjaan telah sesuai dengan spesifikasi teknis/KAK dan ruang lingkup pekerjaan. Pokja Pemilihan juga memeriksa apakah HPS sudah memperhitungkan kewajiban perpajakan/cukai/asuransi/SMK3 atau biaya lain yang dipersyaratkan dalam pelaksanaan pekerjaan.

c.    Rancangan Kontrak

Reviu Rancangan Kontrak untuk memastikan bahwa draft kontrak telah sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan. Reviu rancangan kontrak memperhatikan:

1.   Naskah Perjanjian;

2.   Syarat-syarat Umum Kontrak;

3.   Syarat-syarat Khusus Kontrak;

4.   Ketentuan Uang Muka;

5.   Ketentuan Jaminan Pengadaan;

6.   Ketentuan Sertifikat Garansi;

7.   Ketentuan Sertifikat/Dokumen Pemilihan dalam rangka Pengadaan Barang Impor (hanya untuk barang impor); dan/atau

8.   Ketentuan Penyesuaian Harga.

d.   Dokumen Anggaran Belanja (DIPA/DPA atau RKA-KL/RKA-PD yang telah ditetapkan)

Reviu Dokumen Anggaran Belanja (DIPA/DPA atau RKA-KL/RKAPD yang telah ditetapkan) untuk memastikan bahwa anggaran untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan telah tersedia dan jumlahnya cukup.

e.    ID paket RUP

Reviu ID paket RUP untuk memastikan bahwa paket yang akan dilaksanakan telah terdaftar dan diumumkan dalam SiRUP.

f.     Waktu penggunaan barang/jasa

Reviu waktu penggunaan barang/jasa untuk memastikan bahwa pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa sejak proses persiapan, pemilihan, dan pelaksanaan kontrak dapat selesai sesuai rencana penggunaan/pemanfaatan barang/jasa.

g.    Analisis Pasar

Berdasarkan dokumen persiapan pengadaan yang diserahkan oleh PPK, Pokja Pemilihan melakukan analisis pasar untuk mengetahui kemungkinan ketersediaan barang/jasa dan Pelaku Usaha dalam negeri yang mampu dan memenuhi persyaratan untuk melaksanakan pekerjaan. Hasil analisis pasar digunakan untuk menentukan metode kualifikasi dan/atau metode pemilihan Penyedia.

Dalam hal hasil analisis pasar diketahui tidak ada Pelaku Usaha dalam negeri yang mampu dan memenuhi persyaratan untuk melaksanakan pekerjaan maka Pokja Pemilihan mengusulkan dan meminta persetujuan kepada PPK untuk dilaksanakan melalui Tender/Seleksi Internasional.