Panduan Praktis Menyusun KAK Jasa Konsultansi Konstruksi 2026
Update terakhir: 29 Agustus 2026
Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen yang menerjemahkan kebutuhan organisasi menjadi pekerjaan yang dapat dipahami, dihitung, ditawarkan, dilaksanakan, diperiksa, dan diterima. KAK yang baik tidak berhenti pada daftar kolom. Setiap unsur harus terhubung dengan keluaran, aktivitas, jadwal, personel, HPS, jenis kontrak, pembayaran, dan pengendalian pekerjaan.
Prinsip utama: jika suatu kebutuhan tidak dijelaskan dalam KAK, kebutuhan tersebut akan sulit dihitung dalam HPS, diminta dalam penawaran, diwajibkan dalam kontrak, dan dinilai pada saat serah terima.
Daftar Isi
- Dasar hukum dan rujukan terbaru
- Fungsi KAK
- Dua belas langkah menyusun KAK
- Struktur KAK yang mudah diterapkan
- Menyusun keluaran dan kriteria penerimaan
- Menentukan kebutuhan personel
- Menyusun jadwal dan laporan
- Hubungan KAK, HPS, dan kontrak
- Matriks KAK kontrak lumsum dan waktu penugasan
- Contoh pengisian ringkas
- Checklist kelayakan KAK
- Kesalahan yang sering terjadi
- Tautan dokumen resmi
1. Dasar Hukum dan Rujukan Terbaru
| Rujukan |
Kegunaan |
| Perpres 16 Tahun 2018 sebagaimana diubah dengan Perpres 12 Tahun 2021 dan Perpres 46 Tahun 2025 | Kerangka utama PBJ, pelaku, persiapan pengadaan, jenis kontrak, dan pemilihan Penyedia |
| PerLKPP 12 Tahun 2021 sebagaimana diubah dengan PerLKPP 4 Tahun 2024 | Pedoman pengadaan melalui Penyedia |
| Keputusan Deputi I LKPP Nomor 2 Tahun 2025 | Model Dokumen Pemilihan Jasa Konsultansi Konstruksi dan format KAK yang harus diperiksa sebelum digunakan |
| PP 22 Tahun 2020 sebagaimana diubah dengan PP 14 Tahun 2021 | Kerangka penyelenggaraan Jasa Konstruksi |
| Permen PUPR 10 Tahun 2021 | Pedoman Sistem Manajemen Keselamatan Konstruksi |
| SE Menteri PUPR 07/SE/M/2024 | Standar susunan tenaga ahli untuk layanan konsultansi perancangan konstruksi |
Catatan: kebutuhan tenaga ahli harus disesuaikan dengan jenis layanan. Jangan menggunakan satu susunan personel untuk seluruh paket perancangan, pengawasan, atau manajemen konstruksi. Rujukan lama, termasuk SE tahun 2019, harus diperiksa status dan ruang lingkupnya sebelum dipakai.
2. Fungsi KAK
KAK sekurang-kurangnya berfungsi untuk:
- menjelaskan masalah dan kebutuhan yang harus diselesaikan;
- menetapkan batas pekerjaan dan tanggung jawab Penyedia;
- mendefinisikan keluaran serta mutu yang harus diterima;
- menjadi dasar kebutuhan personel, jadwal, dan HPS;
- menjadi acuan penyusunan dokumen pemilihan dan penawaran teknis;
- menjadi bagian dari dasar pelaksanaan serta pengendalian kontrak; dan
- mencegah perbedaan tafsir antara PPK, tim teknis, Pokja, dan Penyedia.
3. Dua Belas Langkah Praktis Menyusun KAK
| Langkah | Tindakan | Keluaran |
|---|
| 1 | Identifikasi masalah, pengguna hasil, dan keputusan yang akan didukung | Pernyataan kebutuhan |
| 2 | Tentukan maksud, tujuan, sasaran, dan manfaat | Pohon hasil yang konsisten |
| 3 | Tentukan keluaran dan kriteria penerimaan | Matriks keluaran |
| 4 | Uraikan aktivitas untuk menghasilkan setiap keluaran | Struktur rincian pekerjaan |
| 5 | Tetapkan data, standar, lokasi, asumsi, dan batasan | Daftar input dan dependensi |
| 6 | Susun jadwal aktivitas, milestone, reviu, dan koreksi | Jadwal pelaksanaan |
| 7 | Hitung kebutuhan personel dari beban kerja | Matriks personel dan orang-bulan |
| 8 | Pisahkan fasilitas PPK dan kewajiban Penyedia | Matriks tanggung jawab |
| 9 | Pilih jenis kontrak dan mekanisme pembayaran | Alasan jenis kontrak |
| 10 | Selaraskan KAK dengan HPS dan rancangan kontrak | Paket dokumen konsisten |
| 11 | Lakukan reviu teknis, hukum, biaya, jadwal, dan risiko | Checklist reviu |
| 12 | Tetapkan KAK dan kendalikan versinya | KAK final bertanggal |
4. Struktur KAK yang Mudah Diterapkan
| Bagian | Isi minimum | Pertanyaan uji |
|---|
| Pendahuluan | Latar belakang, maksud, tujuan, sasaran, lokasi, sumber dana, PPK | Apakah masalah dan hasil yang dibutuhkan jelas? |
| Data penunjang | Data dasar, standar teknis, studi terdahulu, referensi hukum | Apakah data tersedia, sah, mutakhir, dan dapat diakses? |
| Ruang lingkup | Aktivitas, batas tanggung jawab, hal yang termasuk/tidak termasuk | Apakah Penyedia mengetahui tepatnya apa yang harus dilakukan? |
| Keluaran | Produk, jumlah, isi, format, mutu, waktu, kriteria penerimaan | Bisakah keluaran diperiksa dan diterima secara objektif? |
| Sumber daya | Personel, fasilitas PPK, peralatan Penyedia, data, lokasi kerja | Apakah kebutuhan proporsional terhadap aktivitas? |
| Jadwal dan laporan | Tahapan, milestone, laporan, reviu, koreksi, persetujuan | Apakah jadwal realistis dan memberi waktu reviu? |
| Ketentuan lain | PDN, kerja sama, data lapangan, alih pengetahuan, keamanan data, HKI | Apakah kewajiban khusus relevan dan dapat diukur? |
Membedakan Maksud, Tujuan, Sasaran, Manfaat, dan Keluaran
| Unsur | Pertanyaan | Contoh |
|---|
| Maksud | Mengapa pekerjaan dilakukan? | Menyediakan dasar teknis untuk keputusan pembangunan |
| Tujuan | Kondisi apa yang ingin dicapai? | Tersedianya desain yang memenuhi standar dan siap digunakan |
| Sasaran | Target terukur apa, berapa, dan kapan? | Satu paket desain disetujui dalam 120 hari |
| Manfaat | Apa dampak setelah hasil digunakan? | Mengurangi risiko kesalahan pelaksanaan |
| Keluaran | Produk kontraktual apa yang diserahkan? | Laporan, gambar, perhitungan, model, dan file sumber |
5. Menyusun Keluaran dan Kriteria Penerimaan
Setiap keluaran harus dapat diperiksa secara objektif. Hindari hanya menulis “laporan pendahuluan” atau “laporan akhir” tanpa isi dan standar.
| Keluaran | Isi minimum | Format | Kriteria diterima | Waktu |
|---|
| Diisi sesuai paket | Bab, analisis, gambar, data, dan lampiran yang diwajibkan | PDF dan file sumber yang dapat diedit | Lengkap, konsisten, memenuhi standar, dan disetujui pemeriksa | Milestone ke-… |
KAK juga perlu menetapkan pihak yang memeriksa, waktu reviu, jumlah siklus perbaikan, prosedur persetujuan, format penamaan file, metadata, media penyerahan, keamanan data, hak akses, dan kepemilikan file sumber.
6. Menentukan Kebutuhan Personel
Kebutuhan personel diturunkan dari aktivitas dan beban kerja. Jangan memulai dari daftar jabatan yang biasa digunakan. Persyaratan pendidikan, pengalaman, dan sertifikat harus relevan, proporsional, serta tidak membatasi persaingan tanpa alasan teknis.
| Posisi | Tugas | Kompetensi / SKK | Pengalaman relevan | Periode kerja | Orang-bulan |
|---|
| Diisi | Aktivitas / keluaran yang menjadi tanggung jawabnya | Sesuai ketentuan terbaru | Spesifik terhadap pekerjaan | Mulai–selesai | … |
Untuk tenaga keselamatan konstruksi, gunakan nomenklatur dan persyaratan yang berlaku sesuai jenis layanan serta risiko paket. Jangan menyalin matriks Ahli K3 lama tanpa pemeriksaan regulasi dan sertifikasi terbaru.
7. Menyusun Jadwal dan Laporan
Jadwal harus memperlihatkan hubungan aktivitas, personel, keluaran, reviu, koreksi, dan persetujuan. Jangan hanya menulis total durasi.
| Tahap | Aktivitas | Keluaran | Durasi | Reviu/koreksi |
|---|
| 1 | Persiapan dan pengumpulan data | Laporan pendahuluan/data tervalidasi | … hari | … hari |
Utamakan keluaran digital. Buku cetak, CD, atau media tertentu hanya diminta apabila ada kebutuhan nyata. Sebutkan jumlah, format, resolusi, aplikasi/versi file, serta file sumber yang harus diserahkan.
8. Hubungan KAK, HPS, dan Kontrak
| Unsur KAK | Dampak pada HPS | Dampak pada kontrak |
|---|
| Personel dan beban kerja | Biaya personel | Daftar personel, mobilisasi, dan penggantian |
| Perjalanan, survei, dan rapat | Biaya nonpersonel | Cara pembayaran dan bukti |
| Keluaran dan milestone | Biaya produksi dan reviu | Termin, penerimaan, dan perbaikan |
| Fasilitas dari PPK | Mengurangi biaya Penyedia | Waktu dan kondisi penyerahan fasilitas |
| Data dan file sumber | Biaya pengolahan/penyimpanan | Hak akses, keamanan, HKI, dan serah terima |
Jenis kontrak harus dipilih sesuai karakter pekerjaan: lumsum, waktu penugasan, kontrak payung, atau kontrak berbasis kinerja. Keluaran yang pasti dan terukur lebih mudah dikaitkan dengan lumsum; kebutuhan yang belum dapat didefinisikan secara pasti dapat memerlukan waktu penugasan. Alasan pemilihannya harus didokumentasikan.
9. Matriks KAK Kontrak Lumsum dan Kontrak Waktu Penugasan
Untuk Jasa Konsultansi, Perpres 16 Tahun 2018 sebagaimana terakhir diubah dengan Perpres 46 Tahun 2025 membedakan kontrak lumsum dan kontrak waktu penugasan berdasarkan kepastian ruang lingkup serta waktu penyelesaian. Gunakan matriks berikut untuk menyesuaikan KAK, bukan sekadar mengganti judul jenis kontrak.
| Unsur KAK |
Kontrak Lumsum |
Kontrak Waktu Penugasan |
Pertanyaan Uji |
| Kapan digunakan | Ruang lingkup dan total harga telah pasti dan tetap dalam batas waktu tertentu. | Ruang lingkup belum dapat didefinisikan secara terperinci dan/atau waktu penyelesaian belum dapat dipastikan. | Apakah ketidakpastian melekat pada pekerjaan, bukan akibat persiapan KAK yang belum selesai? |
| Fokus KAK | Produk akhir, jumlah, mutu, batas lingkup, waktu, dan kriteria penerimaan. | Tujuan penugasan, kategori aktivitas, kompetensi, perkiraan waktu, batas biaya, dan tata cara pemberian instruksi. | Apakah KAK mengendalikan hal yang menjadi dasar pembayaran? |
| Ruang lingkup | Dirinci sampai aktivitas, batas pekerjaan, asumsi, data, serta hal yang termasuk dan tidak termasuk. | Menetapkan jenis layanan dan batas kewenangan; rincian tugas dapat diberikan melalui instruksi tertulis sesuai kontrak. | Apakah perubahan tugas tetap berada dalam tujuan dan batas kontrak? |
| Keluaran | Seluruh keluaran dan keluaran antara ditetapkan secara lengkap sejak awal. | Keluaran periodik dan hasil setiap penugasan ditetapkan; rincian dapat mengikuti instruksi kerja. | Apa bukti hasil yang harus diserahkan untuk setiap periode atau tugas? |
| Kriteria penerimaan | Objektif untuk setiap keluaran: isi, format, standar, konsistensi, pemeriksa, dan waktu koreksi. | Mengatur mutu hasil tugas, laporan aktivitas, persetujuan jam/hari kerja, serta verifikasi oleh pejabat berwenang. | Dapatkah pemeriksa membedakan pekerjaan selesai, perlu koreksi, dan tidak dapat dibayar? |
| Jadwal | Tanggal mulai, tahapan keluaran, reviu, koreksi, dan serah terima ditetapkan. | Periode kontrak, perkiraan mobilisasi, mekanisme penugasan, batas waktu respons, dan kalender pelaporan ditetapkan. | Apakah tersedia kendali atas keterlambatan dan pemakaian waktu? |
| Personel dan beban kerja | Personel diturunkan dari aktivitas dan keluaran. Kehadiran personel bukan satu-satunya bukti prestasi. | Posisi, kompetensi, tarif, perkiraan orang-bulan/orang-hari, lokasi, mobilisasi, lembur, dan penggantian personel dikendalikan. | Apakah jumlah dan durasi personel dapat ditelusuri ke kebutuhan pekerjaan? |
| Dasar HPS | Biaya personel dan nonpersonel dihitung untuk memperoleh kewajaran total harga keluaran yang tetap. | Tarif personel, estimasi waktu, biaya langsung nonpersonel, batas maksimum, dan asumsi pemakaian dijelaskan. | Apakah volume, tarif, asumsi, dan sumber harga dapat diaudit? |
| Pembayaran | Dikaitkan dengan produk/keluaran atau tahapan keluaran yang telah diterima. | Dikendalikan berdasarkan penugasan dan waktu aktual yang disetujui, disertai hasil kerja dan bukti biaya yang dipersyaratkan kontrak. | Apakah dokumen pembayaran cocok dengan jenis kontraknya? |
| Bukti pelaksanaan | Berita acara pemeriksaan/penerimaan, daftar periksa mutu, keluaran, dan file sumber. | Surat/instruksi penugasan, daftar hadir atau lembar waktu, laporan aktivitas, hasil tugas, persetujuan atasan, dan bukti biaya bila dipersyaratkan. | Dapatkah waktu yang ditagihkan ditautkan ke instruksi dan hasil kerja? |
| Pengendalian perubahan | Perubahan lingkup, keluaran, waktu, atau kondisi harus dianalisis dan diproses sesuai ketentuan kontrak. | Setiap penugasan, perpanjangan, tambahan personel, dan pemakaian biaya harus mendapat otorisasi tertulis serta dipantau terhadap batas kontrak. | Siapa yang berwenang memerintahkan dan menyetujui perubahan? |
| Risiko utama | Lingkup kabur, kriteria penerimaan subjektif, kebutuhan tambahan tidak dihitung, atau ketergantungan data tidak dijelaskan. | Penugasan terbuka, waktu tidak produktif, jam kerja tidak terverifikasi, biaya melampaui batas, atau keluaran tidak sebanding dengan waktu. | Apakah risiko dialokasikan dan memiliki tindakan pengendalian? |
| Serah terima | Dilakukan setelah seluruh keluaran memenuhi kriteria penerimaan dan kewajiban koreksi selesai. | Mencakup hasil seluruh penugasan, rekap waktu dan biaya, status tindak lanjut, data, serta file sumber. | Apakah seluruh bukti dan hasil dapat ditelusuri sampai penutupan kontrak? |
Peringatan praktis: jangan memilih kontrak waktu penugasan hanya karena KAK belum matang. Ketidakpastian harus berasal dari sifat pekerjaannya. Jika keluaran, jumlah, mutu, batas lingkup, dan waktunya sebenarnya dapat ditetapkan, selesaikan perencanaan dan pertimbangkan kontrak lumsum.
Matriks Keputusan Cepat
| Pertanyaan | Jawaban | Arah Pemilihan |
|---|
| Apakah seluruh keluaran, jumlah, mutu, batas lingkup, dan waktu dapat ditetapkan? | Ya | Kandidat kontrak lumsum. |
| Apakah ruang lingkup secara inheren berkembang dan/atau waktu penyelesaiannya belum dapat dipastikan? | Ya | Kandidat kontrak waktu penugasan, dengan batas biaya dan otorisasi yang ketat. |
| Apakah pembayaran paling tepat dinilai dari keluaran yang diterima? | Ya | Menguatkan pilihan lumsum. |
| Apakah pembayaran harus mengikuti waktu aktual atas tugas yang diotorisasi? | Ya | Menguatkan pilihan waktu penugasan. |
10. Contoh Pengisian Ringkas
Contoh paket: jasa perencanaan teknis rehabilitasi gedung kantor.
- Masalah: kondisi bangunan dan kebutuhan rehabilitasi belum didukung dokumen desain yang memadai.
- Tujuan: tersedianya dokumen perencanaan yang memenuhi standar dan siap digunakan untuk pengadaan pekerjaan konstruksi.
- Sasaran: satu paket dokumen perencanaan disetujui paling lambat 120 hari kalender.
- Lingkup: survei, pemeriksaan kondisi, analisis kebutuhan, pengembangan desain, perhitungan, penyusunan gambar, spesifikasi, dan perkiraan biaya.
- Keluaran: laporan survei, konsep desain, gambar terinci, perhitungan teknis, spesifikasi, RAB, dan file sumber.
- Kriteria penerimaan: lengkap, konsisten antar-dokumen, memenuhi standar teknis, dapat dibaca/diedit, serta disetujui tim pemeriksa.
- Data PPK: gambar eksisting dan dokumen aset yang tersedia.
- Kewajiban Penyedia: alat survei, perangkat lunak berlisensi, transportasi, pengolahan data, dan file sumber.
11. Checklist Kelayakan KAK
- ☐ Model dokumen dan dasar hukum telah diverifikasi.
- ☐ Masalah dan kebutuhan pengguna hasil dijelaskan dengan data.
- ☐ Maksud, tujuan, sasaran, manfaat, dan keluaran tidak tumpang tindih.
- ☐ Setiap keluaran memiliki isi, format, waktu, dan kriteria penerimaan.
- ☐ Hal yang termasuk dan tidak termasuk pekerjaan dijelaskan.
- ☐ Jadwal, aktivitas, personel, dan orang-bulan konsisten.
- ☐ Persyaratan personel proporsional dan memakai nomenklatur terbaru.
- ☐ Ketentuan keselamatan sesuai jenis dan risiko paket.
- ☐ Fasilitas PPK dan kewajiban Penyedia dibedakan.
- ☐ Format file, file sumber, metadata, keamanan, dan hak akses diatur.
- ☐ Jenis kontrak serta pembayaran konsisten dengan keluaran.
- ☐ Seluruh kebutuhan KAK tercermin dalam HPS.
- ☐ KAK, HPS, rancangan kontrak, dan dokumen pemilihan tidak bertentangan.
- ☐ Dokumen final memiliki nomor, tanggal, versi, dan penetapan PPK.
12. Kesalahan yang Sering Terjadi
| Kesalahan | Perbaikan |
|---|
| Menyalin KAK lama dan mengganti nama paket | Mulai dari masalah, kebutuhan, dan keluaran paket |
| Keluaran hanya disebut “laporan” | Tetapkan isi, format, mutu, waktu, dan kriteria penerimaan |
| Personel diisi berdasarkan kebiasaan | Turunkan dari aktivitas dan beban kerja |
| Rujukan personel/keselamatan sudah lama | Periksa JDIH dan nomenklatur sertifikasi terbaru |
| Durasi tidak menyediakan waktu reviu | Masukkan pemeriksaan, pembahasan, dan koreksi dalam jadwal |
| KAK dan HPS tidak konsisten | Gunakan matriks keterkaitan sebelum penetapan |
13. Tautan Dokumen Resmi
Kesimpulan
KAK yang mudah dilaksanakan harus menjelaskan kebutuhan, keluaran, mutu, aktivitas, personel, waktu, biaya, tanggung jawab, dan penerimaan secara konsisten. KAK bukan hanya format administrasi; KAK adalah pusat keterkaitan antara perencanaan, HPS, pemilihan Penyedia, kontrak, pembayaran, dan serah terima.
Disclaimer: Artikel ini merupakan bahan pembelajaran dan referensi, bukan pendapat hukum. Periksa kembali status peraturan, lampiran model dokumen, ketentuan sektoral, dan kebijakan instansi pada saat KAK disusun.
Komentar
Posting Komentar